The Meetings Show: “Conteúdo, contactos e oportunidades comerciais”

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Jack Marczewski

O conteúdo, os contactos e as oportunidades de negócio são três pontos fundamenais na conceção do The Meetings Show.

O evento, que se realiza a 24 e 25 de junho, no Excel London, junta anualmente em Londres milhares de profissionais da indústria das reuniões e dos eventos. Jack Marczewski, Portfolio Event Directfoaor do The Meetings Show, falou à Event Point sobre como o evento se consegue manter relevante ano após ano, sobre a importância do programa educativo e sobre as principais tendências que estão a moldar a forma como é concebida a experiência global do evento.

O programa educativo tornou-se num pilar central do evento. Como é que este evoluiu para refletir as atuais necessidades dos profissionais de eventos?

O nosso programa educativo é líder na indústria e o seu desenvolvimento tem sido moldado pelo feedback que recebemos da nossa comunidade. Partindo de uma base já sólida, trabalhamos arduamente para o transformar naquilo que acreditamos ser agora um dos melhores programas de conferências do setor.

Sabemos que os participantes procuram algo diferente. Querem opiniões mais sinceras, maior interação, espaço para um debate genuíno e ideias inovadoras e voltadas para o futuro que os ajudem a pensar nas próximas etapas das suas carreiras. É exatamente isso que nos propusemos a oferecer. O resultado é um programa mais inovador e envolvente, com oradores que estabelecem uma ligação com o público e suscitam conversas significativas.

Num panorama cada vez mais competitivo, que papel desempenha o conteúdo na diferenciação do evento?

Estamos extremamente orgulhosos pelo facto de o programa educativo ser agora amplamente reconhecido como um dos melhores da indústria. Não se trata apenas de algo que dizemos internamente. Isso reflete-se no feedback que recebemos no final de cada feira, que é esmagadoramente positivo, e esse feedback influencia diretamente a forma como evoluímos e melhoramos o programa ano após ano.

De forma mais ampla, estamos a redefinir ativamente o que significa a aprendizagem numa feira. Perguntamo-nos: as nossas sessões são interativas? Desencadeiam discussão? Oferecem valor real e prático? Distribuído por mais de 60 sessões e três palcos, o programa foi concebido para ir muito além dos formatos tradicionais e criar espaço para debate e partilha genuínos. Foi também concebido tendo em mente a inclusão do público – algo que trabalhamos com os nossos oradores para implementar proativamente nas suas apresentações. O nosso guia de acessibilidade, enviado a todos os oradores antes do evento, oferece apoio em tudo, desde ‘conceber com clareza’, ‘apresentar de forma acessível’, ‘utilizar recursos visuais inclusivos’ e apoiar a neurodiversidade, a acessibilidade auditiva e a acessibilidade visual, para citar apenas alguns exemplos.

O envolvimento fala por si: 45% dos participantes referem agora a formação como uma das principais razões para participarem no The Meetings Show, o que representa um aumento significativo em relação ao ano anterior. Mais de metade dos hosted buyers também se mostram interessados no conteúdo, o que é particularmente importante do ponto de vista comercial. Estamos a registar também níveis de satisfação elevados, com pontuações das sessões consistentemente acima de 4 em 5 e mais de 80% dos participantes a referirem que estão satisfeitos com o programa em geral. Alargamos ainda esse valor para além do próprio evento através de um manual digital que reúne os principais insights e os torna acessíveis muito depois do encerramento do evento.

Temo-nos concentrado na introdução de formatos mais inovadores e memoráveis para manter as coisas frescas e incentivar um envolvimento mais profundo. O conceito Human Library que implementámos no ano passado permitiu aos buyers ‘recrutar’ especialistas do setor para conversas individuais, curtas e focadas, criando partilhas verdadeiramente pessoais e orientadas para o conhecimento. O Reckoning, que reuniu vozes de destaque para debater algumas das maiores questões que o setor enfrenta, foi descrito como “brilhantemente único”. Este espaço seguro para uma discussão honesta e aberta vai estar de volta em 2026! E depois há o Hot Wings, uma sessão de ritmo acelerado e cheia de energia, onde os líderes do setor comem asas de frango cada vez mais picantes enquanto abordam questões ainda mais difíceis sobre o futuro dos eventos. É deliberadamente divertido e vai voltar este ano a pedido do público!

Como garantem que o evento proporciona um retorno sobre o investimento (ROI) claro e tangível, tanto para buyers como para expositores?

Tudo o que fazemos é concebido tendo isso como objetivo central e tudo se resume, de facto, a três elementos-chave: conteúdo, contactos e oportunidades comerciais. Começando pelo conteúdo, o nosso programa educativo desempenha um papel fundamental na geração de valor. Proporciona aos participantes conhecimentos práticos e aplicáveis que podem levar consigo e utilizar imediatamente. Essa é uma das razões pelas quais se tornou num dos principais atrativos da feira.

Depois, há o Programa de Hosted Buyers, que é absolutamente fundamental para a forma como a feira gera ROI. Trata-se de um sistema de reuniões altamente selecionado e orientado para os buyers, que garante que os expositores falem diretamente com decisores de alto nível do Reino Unido e da Europa que estão ativamente a planear e a adquirir eventos. Só em 2025, realizaram-se mais de 16.000 reuniões individuais e apresentações, tendo cada expositor a oportunidade de se encontrar com mais de 1.400 buyers qualificados. Esse nível de interação direcionada é incrivelmente poderoso.

Para os hosted buyers, o valor é igualmente significativo. Recebem uma agenda personalizada e controlo total sobre com quem se reúnem, tornando o seu tempo incrivelmente eficiente e focado. Além disso, beneficiam de uma experiência com apoio total, incluindo viagem, alojamento, eventos de networking exclusivos e acesso a formação personalizada através de iniciativas como as Hosted Buyer Masterclasses. É uma experiência verdadeiramente personalizada que os ajuda a tirar o máximo partido de cada aspeto da sua participação.

Para os expositores, o ROI não se limita às reuniões. Também oferecemos um apoio significativo em relações públicas e promoção para os ajudar a maximizar a visibilidade antes, durante e após o evento. Isso inclui oportunidades para partilhar comunicados de imprensa nas nossas plataformas, aparecer em conteúdos editoriais e newsletters e ganhar exposição através dos nossos canais e comunicações com os buyers. Também os apoiamos ativamente na criação de entusiasmo em torno da sua presença, seja através da apresentação de novos produtos, da organização de ativações nos stands ou da realização de apresentações ao vivo que dão vida à sua oferta.

E, finalmente, na base de tudo está o acesso: acesso às pessoas certas, às conversas certas e às plataformas certas.

O que fazem, ano após ano, para manter a feira relevante e que valha a pena visitar?

Para nós, manter a feira relevante ano após ano resume-se, na verdade, a mantermo-nos próximos da nossa comunidade e a não ficarmos parados. Uma parte importante disso é saber ouvir. Recolhemos ativamente feedback e utilizamo-lo para moldar e aperfeiçoar o evento, de modo a que continue a refletir o que os participantes realmente querem e precisam, em vez de nos limitarmos a fazer o que sempre foi feito.

Manter as coisas renovadas do lado dos expositores também é fundamental. Todos os anos, recebemos uma forte mistura de novos expositores a par de parceiros que regressam, o que não só mantém o plano de exposição dinâmico, mas também reflete o valor contínuo que a indústria atribui ao facto de fazer parte do evento. Este ano, por exemplo, temos uma gama realmente empolgante de novos nomes a juntar-se a nós, desde hotéis e destinos a fornecedores inovadores e marcas globais. Entre eles estão o SAX Paris by LXR Hotels & Resorts, Aries Group, Uniworld Cruises, Philadelphia CVB, e Social Supermarket.

O nosso programa de educativo também desempenha um papel importante na manutenção da relevância. Asseguramos que aborda diretamente os desafios atuais da indústria e se concentra em lições práticas e reais que os participantes podem efetivamente implementar, e não apenas na teoria.

E, por fim, continuamos a investir em insights originais e investigação, como o nosso novo UK Productivity Gap Index, que ajuda a suscitar conversas mais amplas sobre os desafios e oportunidades que moldam o setor.

Como é que estão a adaptar o evento para atrair e envolver uma nova geração de profissionais dos eventos?

Uma parte importante para manter a relevância do evento consiste em garantir que estamos a investir ativamente no futuro da indústria, e é exatamente isso que programas como o Tomorrow’s Talent pretendem fazer. Esta iniciativa destaca os profissionais emergentes mais promissores do Reino Unido e o grupo deste ano demonstra verdadeiramente a força e a ambição que estão a surgir no setor. Agora no seu oitavo ano, já apoiámos 80 estrelas em ascensão desde o início do programa, dando-lhes visibilidade e oportunidades reais para construir as suas redes de contactos e acelerar as suas carreiras.

Mas não fica por aí, também envolvemos um desenvolvimento significativo em torno disso. Oferecemos acesso VIP ao evento e oportunidades de mentoria, e estamos focados em proporcionar-lhes ferramentas práticas, bem como experiências que aumentem a sua visibilidade. Este ano, por exemplo, os vencedores vão participar num programa de formação Confidence in Communicating, de quatro semanas, e vão ter até a oportunidade de apresentar os palcos educativos do evento!

A par disso, incorporámos um forte compromisso com a inclusão e o bem-estar em toda a feira. Isso significa conceber sessões e espaços a pensar na acessibilidade, utilizar tecnologia como legendas em direto e transcrição por IA, e trabalhar com parceiros como a Snapsight e a EventWell para garantir que mais pessoas possam interagir plenamente com o conteúdo.

Também nos orgulhamos de que a feira continue a apoiar os profissionais emergentes de forma mais abrangente, não apenas através do Tomorrow’s Talent, mas também por meio de sessões educativas adaptadas ao desenvolvimento profissional inicial. Fazemos isso criando percursos práticos de acesso à indústria, incluindo o facto de sermos o primeiro evento comercial do setor a integrar aprendizes na equipa nas áreas da educação, marketing e operações.

Em última análise, tudo se resume a esta ideia de preparar a indústria para o futuro. Se queremos que a feira se mantenha relevante, temos de continuar a investir nas pessoas que vão moldar o que se segue, e isso é algo que fazemos de forma muito intencional todos os anos.

Até que ponto é importante que um evento como o vosso vá além dos negócios e aborde temas como bem-estar, talento e sustentabilidade?

É absolutamente fundamental. O bem-estar, o talento e a sustentabilidade são os pilares em que assenta o The Meetings Show e valores-chave que estão no cerne de tudo o que fazemos. Há vários anos que assumimos um papel de liderança ativa nestas áreas e praticamos de facto aquilo que defendemos.

Isso inclui iniciativas como o programa Tomorrow’s Talent, que apoia e promove profissionais emergentes da indústria, bem como o nosso trabalho em torno da sustentabilidade, incluindo o acesso a cursos sobre eventos sustentáveis e a nossa parceria com a isla (um organismo independente e sem fins lucrativos da indústria, fundado em 2019 por profissionais de eventos para acelerar a sustentabilidade em todo o setor de eventos) para ajudar a reforçar as nossas próprias credenciais de sustentabilidade.

O bem-estar e a inclusão são também centrais para a experiência do evento. Em 2025, demos prioridade à acessibilidade e ao bem-estar através de funcionalidades como uma Quiet Room, legendas em tempo real alimentadas por IA e um sistema de acompanhamento para apoiar os participantes. Em parceria com organizações como a EventWell, Snapsight e Lim, introduzimos também sessões de bem-estar, ferramentas de apoio à comunicação ao vivo e iniciativas mais amplas centradas na neuroinclusão e na saúde mental. Estas estão totalmente integradas na forma como o evento é concebido e realizado e refletem a responsabilidade que sentimos de ajudar a impulsionar a indústria nestas áreas.

Quais são as principais tendências que estão atualmente a moldar a forma como concebem a experiência global do evento?

As tendências que nos orientam a todos têm a ver com tornar o evento mais inclusivo, eficiente e, claro, valioso para todos os envolvidos. A acessibilidade é um aspeto essencial. Estamos empenhados em garantir que o evento seja acolhedor para todos e em continuar a liderar o caminho no que diz respeito à acessibilidade e à inclusão, seja através do ambiente físico, da forma como o conteúdo é apresentado ou das ferramentas que utilizamos no local.

A sustentabilidade é outra prioridade constante. Continua a influenciar a forma como concebemos e realizamos o evento, tanto em termos das nossas próprias operações como das conversas mais amplas que estamos a ajudar a facilitar em todo a indústria.

A tecnologia também está a desempenhar um papel importante na definição da experiência. Por exemplo, introduzimos legendas em tempo real com tecnologia de IA em todas as sessões para facilitar o acesso ao conteúdo.

No que diz respeito aos expositores, também implementámos melhorias significativas com base no feedback recebido, nomeadamente no que se refere à simplificação e otimização da experiência. Um bom exemplo disso é a introdução de uma plataforma única e integrada que combina a zona de expositores e o sistema de agenda. Ao centralizar a informação, os expositores podem gerir mais facilmente as marcações, aceder a documentos essenciais e manter-se organizados, o que ajudou a reduzir atritos, poupar tempo e melhorar a clareza geral. Também reforçámos os processos de digitalização de leads, dando aos expositores mais confiança no sistema. Isto melhora a adoção e, em última análise, ajuda a impulsionar uma melhor captura de leads e ROI.