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Tendências para eventos em 2021: O que esperar após o ano em que tudo mudou

2020 não acabou com os eventos como os conhecemos, mas mudou quase tudo. Como antigos cenários que são arrumados no fim de uma peça, os modelos e estratégias, que pareciam perfeitos até à pandemia, precisam de ser esquecidos, reciclados ou repensados para que se adequem à chamada “nova realidade”.

A boa notícia é que novos cenários estão a surgir em resposta a novas exigências e são inspiradores. Conheça algumas das tendências para eventos em 2021.

Físicos, híbridos ou totalmente online? Com bolhas de segurança ou fazendo dos testes e vacinas um fator determinante para participar? Com mais tecnologia ou colocando um foco cada vez maior nas pessoas ‑ não só nas que participam, mas também nas que os fazem? Em espaços gigantescos que permitam o distanciamento físico ou em locais ao ar livre? O que servir? Como manter o interesse dos participantes, garantindo também a rentabilidade e o retorno para os patrocinadores?

Se é verdade que, de um modo geral, 2021 é um ano que começa cheio de incertezas, não será menos correto dizer que, no que aos eventos diz respeito, as dúvidas são ainda maiores. Começando, claro, pela maior de todas: será este o ano em que o calendário de eventos começa a normalizar‑se?

Adivinhar o futuro é difícil, mas, e até porque o setor se tem centrado mais em procurar soluções do que em insistir nos problemas, é possível antever algumas tendências que vão marcar os eventos em 2021.

Da necessidade e da criatividade surgem, assim, diferentes formas de idealizar, planear, montar e viver eventos. São respostas à realidade nascida com a pandemia, mas podem ser, também, conceitos que se vão manter para o futuro.

“Em cerca de oito semanas avançamos cinco anos na adoção de tecnologia digital por parte das empresas e dos consumidores.”‑ McKinsey & Company, The COVID‑19 recovery will be digital: A plan for the first 90 day

A utilização da tecnologia generalizou‑se também à área dos eventos e essa será, obviamente, uma das principais tendências a considerar. No entanto, e surpreendentemente (ou não), as pessoas e o contacto entre elas ganham, em 2021, uma importância acrescida.

Quais são, então, as grandes tendências para os eventos em 2021?

ONDE?

Esta é, desde logo, uma das questões principais: onde fazer o evento? O que pressupõe uma grande decisão: físico, virtual ou híbrido? Para quem escolhe uma das duas últimas opções, há cada vez mais locais preparados para o fazer.

Mas comecemos pelo “tradicional”, isto é, por um evento físico em que os participantes tenham de se deslocar. As restrições às viagens e o compreensível receio de as fazer estão a criar uma tendência que vai crescer durante o ano de 2021: os eventos mais perto, mais pequenos e para menos pessoas.

Ir, mas ficar perto de casa

Se os eventos em locais distantes e exóticos eram, até ao primeiro trimestre de 2020, bastante apelativos, em 2021, e mesmo partindo do princípio de que a vacinação se generaliza, continuará a existir relutância em viajar.

Assim, é de esperar que os eventos corporativos se realizem, cada vez mais, perto da sede das empresas.

As viagens de incentivos não vão passar de moda, mas poderão ter de ser repensadas, de forma a que, em vez de grupos, possam ser feitas por uma pessoa sozinha ou com um acompanhante.

O que deixa antever, desde logo, outra tendência trazida pela pandemia: quanto mais privada e exclusiva for a localização, melhor. Por um lado, porque o sentimento de segurança é reforçado. Por outro, porque uma experiência mais personalizada terá mais impacto em quem a vive.

Mais ar livre

Esta é uma tendência que, na verdade, todos já começámos a adotar nos nossos encontros familiares ou sociais, ou até num simples almoço: se puder ser ao ar livre, tanto melhor.

O receio pela longa permanência em espaços fechados pode não se dissipar tão cedo e os eventos ao ar livre, especialmente num país como Portugal, podem ser uma excelente alternativa quando se pretende reunir presencialmente um grupo de pessoas.

Terraços, jardins e anfiteatros naturais surgem como o cenário perfeito, proporcionando um enquadramento esteticamente mais agradável. Além disso, permitem maior circulação de pessoas e têm, pela dimensão, mais condições para manter o distanciamento físico.

Outra vantagem dos eventos em locais ao ar livre é a possibilidade de, durante ou após o evento, os participantes se envolverem em diferentes tipos de atividades desportivas ou de lazer.

Indoor, mas mais pequeno

Os eventos em locais fechados vão certamente manter‑se, mas com uma grande diferença, como aliás se tem já verificado: menos pessoas e grupos mais pequenos.

A redução das lotações a isso tem obrigado, mas, mesmo que seja possível reunir muitos participantes, a tendência será para que tal aconteça de uma forma mais íntima, seja espaçando o evento no tempo, seja incentivando grupos de menor dimensão.

Ao reduzir o número de pessoas no mesmo espaço e ao mesmo tempo é possível não só fomentar o networking e uma experiência mais personalizada, mas também aumentar o engagement, dizem os especialistas. Optando por eventos mais pequenos é possível fazer o evento mais vezes ‑ por exemplo, duas vezes por ano, em vez de só uma ‑, o que permite que a relação com as marcas ou entre profissionais seja mais consistente.

Por outro lado, a experiência de quem está presente é mais enriquecedora: não é apenas mais um no meio da multidão, mas alguém que pode efetivamente participar e receber mais atenção. A personalização que advém deste tipo de eventos pode ser uma mais‑valia.

Ainda no que respeita aos eventos mais pequenos e mais íntimos, uma das tendências marcantes em 2021 poderá ser a opção por locais totalmente dedicados a determinado evento: por exemplo, ter um hotel fechado a outros hóspedes externos.

Além de se criar uma espécie de “bolha de segurança”, pode ser uma solução interessante para o setor hoteleiro, severamente afetado pela pandemia e ainda a debater‑se com a falta de turistas.

Locais adaptados para eventos híbridos

Já é quase um cliché dizer que os eventos híbridos vieram para ficar. Assim, e como parecem não restar dúvidas de que este modelo vai manter‑se, pelo menos a curto e médio prazo, esta é uma boa oportunidade para venues que já se prepararam e que, por isso, oferecem todas as condições necessárias para a realização de eventos híbridos.

Isto pode implicar algum investimento ou pode passar, simplesmente, por redefinir espaços, dando‑lhes outras funções. Um evento híbrido implica sempre um local e equipamento tecnológico adequado para a transmissão, mas é necessário assegurar também espaços onde os participantes possam encontrar‑se presencialmente, seja em pequenos grupos ou até dois a dois. A existência de áreas exteriores continua a ser uma mais‑valia.

COMO?

Como vai ser organizar um evento durante o ano de 2021? A atenção aos detalhes, que sempre foi determinante, tem cada vez mais relevância, não só no que respeita aos pormenores relacionados com higiene e segurança, mas também em aspetos como o catering.

Será mais desafiante? Certamente. Mas se algo ficou de 2020 será a forma como, em pouco tempo, o setor procurou novas soluções, métodos e modelos que fossem capazes de responder a um contexto novo e exigente.

Comer e beber de forma saudável

Quem diria que um simples coffee break sofreria tantas mudanças em tão pouco tempo? O ano de 2020 alterou a forma como a comida e a bebida são servidas, obrigando também a mudanças nas próprias ementas, de modo a acomodar as novas regras sanitárias.

Para 2021, além deste elevado grau de cuidado e segurança, podemos esperar também uma nova forma de encarar a própria alimentação. Estando agora o foco na saúde, não basta ter em conta opções vegetarianas ou indicadas para alergias e intolerâncias alimentares. É preciso pensar também em comida realmente saudável, boa para o sistema imunitário.

Assim, frutas e vegetais ganham lugar de destaque, mas intensifica‑se a procura pelo que é local, artesanal e sustentável.

A apresentação continua a ter um papel determinante, não só para cativar e convidar a posts e partilhas nas redes sociais, mas também para garantir que tudo está a ser servido de acordo com as regras de segurança necessárias. Como conjugar estes dois fatores, principalmente quando se servem doses individuais e pré‑embaladas? É um desafio à criatividade que pode ter resultados interessantes.

E, no caso dos eventos híbridos, como levar estas sensações a quem não está fisicamente presente? Enviar cabazes ou caixas com os produtos locais que foram servidos, por exemplo, é uma forma de levar o evento a quem está longe.

E, num contexto em que o convívio tem de ser feito com restrições, qual o papel do álcool nos eventos? Sendo encarado como um motor para a diversão e para diminuir inibições, pode igualmente ser encarado como uma forma de aumentar o risco de contágio. Assim, e embora tudo dependa do contexto, há quem defenda que será de repensar a opção de ter álcool em alguns eventos, evitando‑se ao máximo situações de happy hours ou bar aberto.

Pensar verde

A sustentabilidade não perdeu importância com a pandemia. Muito pelo contrário. O aumento de materiais descartáveis ‑ e não só louça, mas também máscaras e luvas ‑ traz novas preocupações ao setor dos eventos.

A questão das embalagens necessárias para garantir o isolamento de alimentos ou até de materiais como canetas ou brindes, está a colocar ainda mais pressão numa área em que os desperdícios e os resíduos já mereciam algumas reservas em termos ambientais.

As viagens de avião, tão comuns até ao início da pandemia, são outro fator de preocupação quando se pensa em diminuir a pegada ecológica.

“O setor dos eventos gera um volume incomensurável de resíduos que vai muito além das garrafas, chávenas e palhinhas que são usados. Inclui também passadeiras, pop‑ups, banners, tecidos, soalhos, móveis, ecrãs, artigos de merchandising, stands, cabines, comida, vestuário, etc... Isto tem de mudar.”‑ Guy Bigwood, Diretor‑geral do Global Destination Sustainability Movement (relatório IMEX Group)

Numa altura em que o setor teve de repensar‑se a tantos níveis, partindo muitas vezes quase do zero para criar algo, talvez seja importante incluir as questões relacionadas com a sustentabilidade nesta nova agenda para os próximos anos.

A utilização de materiais recicláveis, a preferência por produtos e fornecedores locais e a procura por destinos mais sustentáveis podem ser ferramentas para este novo paradigma.

Os eventos virtuais, ao permitirem que qualquer pessoa possa participar sem se deslocar são, além de mais verdes, também mais inclusivos.

Para quê?

O setor dos eventos não pode parar, mesmo que as restrições à circulação e os confinamentos, totais ou parciais, não sejam ainda um cenário totalmente impossível em praticamente nenhum país. Com empresas e empregos em risco, é importante manter o setor em funcionamento, tal é a sua importância económica. A ideia de que o setor dos eventos pode ser um dos motores da retoma tem sido repetida, e não apenas em Portugal.

Países como a Austrália, Alemanha ou Singapura perceberam esta importância, sobretudo no que respeita a feiras, e criaram regras diferenciadas para este tipo de certames, apostando em eventos “glocais”, ou seja, realizados a nível local, mas com um alcance global. E esta pode ser uma tendência a ter em conta em 2021.

“Para pequenas e médias empresas, as feiras são como uma janela para o mundo.” ‑ New York Times

Mas, como conciliar as restrições, as exigências em termos de segurança e a sustentabilidade económica das empresas? E como garantir que um evento virtual ou com uma dimensão mais reduzida pode ser lucrativo?

Sustentabilidade económica

Apesar de terem sido uma solução para ultrapassar as dificuldades da pandemia e de terem quase um lugar já garantido no setor, os eventos híbridos não são tão rentáveis.

Um inquérito da EventMB revela que apenas 40% dos profissionais do setor conseguiram ter algum lucro e menos de 60% foram capazes de recuperar menos de 25% da receita perdida em 2020. Isto significa que, mesmo nos casos em que os eventos se realizaram de forma virtual, as receitas obtidas ficaram muito aquém do que seriam em circunstâncias normais.

Assim, parece claro que o modelo tem de mudar. E esta mudança pode passar, por exemplo, pela criação de comunidades que mantenham o interesse em determinado tema. Um interesse que as leve não só a participar frequentemente em eventos virtuais como a pagar para participar.

Há até quem fale num modelo on demand semelhante à TV: o conteúdo diferenciador deve ser pago, independentemente de existir uma parte que é grátis e acessível a todos. E estes conteúdos podem ser podcasts, vídeos exclusivos ou outros formatos multimédia que possam ser suficientemente interessantes para os participantes premium.

A massificação dos webinars gratuitos não significa que alguém não esteja disposto a pagar para ouvir um orador de renome ou para poder ter acesso a reuniões privadas (ainda que virtuais) para fazer networking. As possibilidades são muitas e, mesmo que seja necessário investir em plataformas e em produção, incluindo materiais gráficos para um fundo mais agradável, a receita será também maior.

O factor humano, ou seja, a possibilidade de interagir, ainda que à distância, pode também ser um elemento diferenciador e gerador de receita. E este é um conceito que ganha especial relevo para as marcas, dado que necessitam de se relacionar com os clientes de uma forma que não seja unilateral. Os eventos nas redes sociais podem ser um ponto de partida, mas sem nunca perder de vista aquilo que o consumidor valoriza: a experiência que vive e a forma como a sente. Literalmente, já que as experiências, ainda que virtuais, podem apelar aos sentidos e já existe tecnologia que o permite.

Usar a tecnologia para gerar receita

A tecnologia é, assim, muito mais do que uma despesa. Pode ser o investimento necessário para gerar receita. Não só pelo factor de diferenciação ou de maior qualidade, mas também como uma forma de assegurar um engagement mais eficaz.

As plataformas all‑in‑one, que aliam o registo e os conteúdos de um site ao streaming de vídeo e apps móveis são, para participantes, oradores e patrocinadores, uma mais‑valia.

A rentabilização de um evento pode igualmente ser feita através da disponibilização, durante um certo período de tempo, desses conteúdos. Uma receita que pode funcionar, por exemplo, em congressos. Mais ainda: com a pandemia, percebemos que ganhamos tempo e dinheiro ao assistir a conferências online. Assim, e para muitas pessoas, esta será a nova forma de aprender e de partilhar experiências.

Os novos orçamentos

As viagens para participar em eventos podem ser mais raras, não só devido a questões orçamentais, mas também devido ao risco ainda associado às deslocações.

Mesmo no formato híbrido, as audiências serão menores e os custos com F&B, por exemplo, também podem ser reduzidos. Esta verba pode ser realocada à componente tecnológica: meios audiovisuais, boa capacidade para transmissões online e aluguer de espaços que possam suportar este tipo de tecnologia e tirar partido dela.

Uma nova rubrica nos orçamentos é a que está relacionada com a saúde e pode incluir desde testes pré‑evento e dispositivos para medição de temperatura até equipamentos de proteção individual ou a contratação de uma equipa médica.

O tempo despendido em processos de montagem pode ser mais reduzido, exigindo também menos recursos, baixando eventualmente alguns pontos em orçamentos.

São questões importantes até porque se espera que, devido à crise económica, a quantidade e a dimensão dos patrocínios possam ser reduzidas.

O engagement: eventos virtuais, experiências reais

Os grandes desafios dos eventos online ou híbridos passam, por um lado, por garantir o mesmo nível de engagement. E, também, por proporcionar a quem participa ‑ mesmo à distância ‑ uma experiência realmente enriquecedora.

Os inquéritos e sondagens em tempo real, usando recursos tecnológicos como um telemóvel, podem ser uma forma de responder a estes desafios. Uma das vantagens é que permitem que alguém possa expressar a sua opinião de forma anónima. Possibilitam também que a assistência possa colocar questões, ultrapassando, por exemplo, o receio de se levantar e falar perante centenas de pessoas. A conversa passa assim a ser bidirecional e a experiência mais valiosa.

E os oradores conseguem, dessa forma, ter um feedback mais fidedigno, não só durante a sessão, mas também no final, ao receberem uma avaliação.

As tecnologias necessárias para esta interação, bem como para conversas e apresentações em vídeo (do género speed dating) vão marcar o ano de 2021, sendo essenciais para que os eventos mantenham este interesse por parte do público.

Mas de que serve a tecnologia sem conteúdos? E este é o segundo ponto essencial para que o engagement com as marcas e com o próprio evento se mantenha elevado mesmo em situações em que tudo se passa em modo virtual. Q&A ou informação extra sobre os oradores são apenas exemplos de conteúdos a disponibilizar.

Não há um formato universal e cada tipo de evento terá as suas próprias necessidades, pelo que se podem esperar inovações neste campo. É importante estar a par destas novidades, até porque, se tivermos em conta o que se passou nos últimos meses, é provável que vão surgindo a um ritmo elevado.

Ou seja, os formatos pré‑pandemia parecem estar definitivamente ultrapassados. E mesmo o Zoom, que se popularizou durante os meses de confinamento, parece ter ficado para trás, dando lugar a uma nova expressão: zoom fatigue. Ou seja, tudo o que não se quer num evento.

O zoom e a constante necessidade de estar a olhar para um ecrã tornaram‑se cansativos. Eventos em que as participações são feitas apenas por voz e sem recurso à imagem ‑ podendo ocorrer em qualquer lugar e sem o nível de intrusão que uma câmara implica ‑ podem ser mais comuns nos próximos tempos. Já ouviu falar na Clubhouse? É uma rede social baseada apenas na voz e este conceito pode ser apenas o princípio.

A atenção a todos os detalhes, desde a qualidade do áudio e vídeo, passando pelo design ou pela integração de quem não está fisicamente presente serão pontos fundamentais para manter o nível de engagement. Acima de tudo, é importante saber como e a quem se quer chegar e adaptar o conteúdo e o veículo à mensagem que se quer transmitir.

7 ideias para usar em eventos: o que podemos ver em 2021

1. Podcasts dos eventos e vídeos on demand

2. Gamificação: prémios para quem acertar em perguntas

3. Plataformas únicas para que organizadores de eventos e gestores de marketing possam trabalhar juntos

4. Cabines virtuais para receber os participantes em eventos online

5. Passaporte vacina: eventos em que só é possível estar fisicamente presente quem tiver sido vacinado

6. Realização de testes antes e durante o evento

7. Dispositivos Bluetooth ou tecnologia LiDar 3D que avisam quando o distanciamento físico não é cumprido

 

Olga Teixeira

Tags: Tendências, Eventos

08-03-2021