Opinião

O protocolo nos eventos híbridos

As perspetivas sobre os eventos em 2021 ainda continuam a ser uma incógnita. Vai ser necessário esperar bastante tempo até que o mundo regresse à normalidade.

Por isso estou convencida de que os eventos do primeiro semestre deste ano vão ainda obedecer às seguintes regras:

‑ Duração de eventos presenciais não deve ser superior a quatro horas;

‑ Eventos em espaços abertos, de preferência, ou devidamente ventilados, se se realizarem em espaços fechados;

‑ Eventos com menos participantes e em espaços maiores, para respeitar o distanciamento;

‑ Higienização rigorosa de espaços, do equipamento, do staff e dos participantes;

‑ Receção eletrónica e acesso controlado;

‑ Medição de temperatura, sempre que possível;

‑ Uso obrigatório de máscaras, que só deve ser retirada quando se começa a falar para o microfone;

‑ Catering adaptado às circunstâncias;

‑ Entrega de ofertas, observando as regras de higienização adequadas.

Continuará a ser necessário respeitar a etiqueta sanitária, seja nos cumprimentos, seja no assentamento, seja no distanciamento dos participantes ao longo do evento através de circuitos de circulação bem definidos.

Os microfones e púlpitos devem ser higienizados após cada intervenção. A água e o copo também devem ser trocados. Quem faz esta substituição deve usar luvas descartáveis e um spray desinfetante.

Para conferir dignidade ao evento e reforçar a mensagem que se quer transmitir, o cenário deve ter apenas aquilo que é necessário. Menos é mais, sem nenhum pormenor que destoe.

Há quem pense que não é necessário ter conhecimentos de protocolo para organizar eventos híbridos. Ao longo do ano passado, todos assistimos a alguns eventos amadores em que as falhas protocolares eram gritantes, seja nos cenários escolhidos, seja na colocação errada de bandeiras ou pessoas, seja até na falta de definição de um traje adequado. Se um orador aparecer vestido de forma formal ‑ fato escuro e gravata ‑ pode não gostar de ser moderado por alguém que aparece de mangas de camisa e sem gravata ao lado dele no palco. São pequenos detalhes, mas o diabo está nos detalhes.

Nestes eventos mistos, surgem outras questões protocolares. Ao contrário das videoconferências, em que no ecrã não é possível aplicar as precedências, num evento híbrido com altas entidades presentes devem respeitar‑se as precedências ao planear o assentamento, seja no palco, seja nas primeiras filas da plateia, seja na colocação de bandeiras.

É necessário alargar a distância entre cada lugar, obrigando a ter um critério protocolar “à prova de bala” para justificar a escolha das poucas pessoas

que ficam na primeira fila e distribuir o resto das entidades pelas outras filas. Todos os convidados ambicionam ficar na primeira fila e, agora que aí só cabem metade das pessoas, podem surgir queixas. Deve invocar o seguinte argumento: como não se senta ninguém à frente de ninguém, a visibilidade do palco é muito melhor para todos.

No palco, devem aplicar‑se as regras de ordenamento protocolar alternado, para que a presidência fique no centro. A ordem dos discursos continua a ser protocolar, começando pelo moderador, ou quem for menos importante, e terminando com a pessoa mais importante.

Nas fotos de grupo, o espaço escolhido deve ser uma escadaria para haver várias filas a diversas alturas, guardando a distância entre todos. Os organizadores devem respeitar as hierarquias e marcar os lugares em conformidade. As fotografias de grupo com máscaras não têm a mesma dignidade de que sem máscaras, mas se houver um metro de distância entre cada um e se mantiverem todos em silêncio durante a sessão fotográfica, é possível fazer uma fotografia sem máscaras, devendo todos voltar a colocá‑las no final.

Para terminar, gostaria de salientar que a pandemia não criou um protocolo novo. As normas de protocolo, regidas por legislação própria, não foram modificadas, apenas se adaptou o cerimonial, ou seja, a forma como se aplicam as normas de protocolo nas cerimónias. Acredito que esta simplificação do cerimonial é uma tendência que veio para ficar, contribuindo para que o protocolo seja cada vez mais invisível nos eventos dos próximos anos.

Isabel Amaral, presidente da Associação Portuguesa de Estudos de Protocolo

 

Tags: Espaço APOREP, Protocolo, Eventos

12-03-2021