Reportagens

IAPCO: o ‘return on time’ na ordem do dia

Uma das sessões educacionais da IT&CMA esteve a cargo da IAPCO.

A IAPCO – International Association of Professional Congress Organizer é uma das principais associações a atuar no setor da meetings industry. Em 2018, fechou o ano com 133 membros de 40 países, representando 9105 profissionais e 18662 eventos. Mathias Posch, presidente da IAPCO, lembra que o número de meetings tem aumentado nos últimos 55 anos, segundo dados da ICCA (International Congress and Convention Association). No entanto, se na Ásia e América Latina o crescimento existe, na Europa e Estados Unidos assiste-se a um declínio. O mercado da Ásia-Pacífico apresenta alguns players importantes: Japão, China, Coreia do Sul, Singapura, e Tailândia. O número de participantes também está a diminuir. “Já não há muitas mega-conferências” lembra o presidente, sendo a paisagem agora constituída sobretudo por reuniões mais especializadas. Os eventos que mais aumentam são os que recebem entre 50 e 149 participantes. Em termos de área, são as reuniões ligadas à tecnologia que estão a aumentar, num ranking liderado pelas ciências médicas.

Um dado importante é o declínio no uso de centro de congressos para receber os eventos. Por contraponto, aumentam os eventos realizados nas Universidades. Isso traduz-se numa poupança para as organizações, o que obriga os centros de congressos a pensarem fora da caixa para poder continuar a atrair as reuniões associativas.

Significativo é também a diminuição dos dias de eventos. “Return on time” é uma conversa importante neste momento.

Segundo dados do estudo de 2018 “The Science of Healthcare Congress”, o ideal são eventos de 2,25 dias. A maioria dos participantes do estudo inquiridos só estão disponíveis para fazer viagens até 4,73 horas, e no máximo podem gastar 3,26 dias fora do escritório. Algo fora destes números exige uma capacidade de convencimento e de argumentação muito grande, lembra o presidente da IAPCO.

O estudo foca ainda as motivações dos delegados para participarem num congresso científico. À cabeça aparece o conteúdo e a possibilidade de conhecer novos produtos. Segue-se conhecer os líderes de opinião dos respetivos campos, e em terceiro lugar o networking com colegas. Entre as razões para não ir a eventos surgem: a falta de tempo, o custo, a distância, e falta de patrocínios. 85% dos inquiridos prefere ir a reuniões nacionais.

Uma vez no evento, os grandes desafios dos participantes prendem-se com assistir a todas as sessões mais importantes, ter tempo para conhecer pessoas e para visitar todos os stands. O conselho do presidente da IAPCO é criar um programa centrado nas necessidades do delegado e na parte educacional, aquilo que ele mais valoriza.

Concluindo: Ásia em crescimento; há grande potencial nos congressos regionais; atenção ao “return on time”; os eventos continuam a ser muito importantes na formação profissional e na carreira dos delegados. Posto isto, qual é o papel do PCO? Como querem os delegados aprender, o que querem dos eventos? Jan Tonkin, ex-presidente da IAPCO e diretora da The Conference Company, acredita que o PCO tem que ser um gestor de projeto, um estrategista, um especialista em informática, uma analista de dados, um angariados de fundos, um gestor de risco, um conselheiro cultural, um marketeer e um financeiro, ou seja um meeting designer.

Cláudia Coutinho de Sousa*
Viajou a convite da IT&CMA

Tags: IAPCO, Tendências, Eventos, Associações

16-10-2019