Reportagens

Congresso de Medicina Interna: Uma história de persistência

Estava tudo a ser preparado para que decorresse em maio o Congresso de Medicina Interna, quando a pandemia trocou as voltas à Sociedade Portuguesa de Medicina Interna e ao PCO responsável pelo congresso, a The House of Events (THE).

Faltavam dois meses para maio e havia que tomar decisões. “A minha sugestão e recomendação foi a de que aguardássemos até ao último momento para verificar se seria possível” realizar o congresso na data previamente marcada, conta-nos Pedro Cardoso, diretor da THE, até porque “em março ainda não havia indicação clara de que os eventos iriam ser proibidos, havia a noção de que a pandemia ia trazer problemas, mas não tínhamos a noção da proibição”. Aguardaram, pacientemente, até tomarem a decisão de alterar datas. “Nessa altura a primeira grande questão era minimizar o impacto que essa decisão iria ter para todas as entidades envolvidas: para a Sociedade Portuguesa de Medicina Interna, para os patrocinadores, para os participantes”, refere Pedro Cardoso, bem como para fornecedores: Altice Fórum Braga, os hotéis que estavam reservados e outros serviços já contratualizados.

As novas datas recaíram em agosto, de 27 a 30, uma altura do ano pouco comum para a realização de congressos, mas este ano é tudo menos normal. “Fixamos a data, comunicamos a todos os stakeholders, e a todas as pessoas envolvidas, e começamos a preparar o novo cenário e o novo programa e plano para fazermos em agosto” relata o líder da THE. Todo este processo requereu uma grande proximidade PCO e cliente. “Neste processo o mérito, obviamente, é todo da direção da Sociedade Portuguesa de Medicina Interna e da comissão organizadora local”, lembra Pedro Cardoso. “A comissão organizadora local seria a primeira a ter que confirmar a disponibilidade para avançar com o processo, praticamente todos os membros da comissão estavam envolvidos no dia-a-dia como médicos na pandemia, e portanto a disponibilidade era reduzida, bem como o estado anímico, porque a exigência que isto teve para os médicos… eu acho que as pessoas não têm noção”. Com o apoio da indústria, apesar de algumas vozes discordantes, o plano de agosto começou a ser alinhavado. A relação de confiança entre a comissão organizadora, a direcção da Sociedade, e a The House of Events foi “determinante” para ser criado o conforto num quadro de algum risco.

Uma das primeiras decisões foi transformar o congresso em evento híbrido, de modo a permitir que as pessoas que não pudessem ir, ou tivessem receio de estar presentes, acedessem aos conteúdos. Mas houve muitas outras necessidades que precisavam de ser respondidas no novo plano do evento. “Começamos a trabalhar num quadro, num plano de contingência, para perceber exatamente que necessidades íamos ter que suprir; e fizemos esse trabalho em conjunto com todos os stakeholders, com todos os fornecedores, com todos os parceiros” sublinha Pedro Cardoso. Tomaram, desde logo, a iniciativa de preparar esse plano de acordo com a legislação existente e “tomar a dianteira” e apresentá-lo à Direção Geral da Saúde (DGS). “Não ficamos à espera”, recorda o diretor da THE.


Pedro Cardoso, THE
 

A um mês da realização, ainda havia a dúvida se o congresso ia mesmo ter lugar. “Nós estávamos na expectativa de ter uma resposta que não criasse nenhum obstáculo à realização. E portanto houve ali um período em que ficamos na expectativa, assumimos aqui algum risco, que acabou por no fundo fazer com que, por coincidência, fossemos nós, de facto, a estar na cabeça do touro”.

Em muitos aspectos houve quase um “reinício” em termos de trabalho, com a agravante de que num quadro de total incerteza, as decisões eram tomadas em cima da hora, o que foi “muito difícil de gerir”. E nada seria possível sem o apoio dos fornecedores. “A postura dos nossos parceiros neste processo foi extraordinária, tanto do lado do Altice Forum Braga, como dos hoteleiros, empresas de catering, audiovisuais, todos os serviços de apoio necessários, toda a gente estava verdadeiramente não apenas disponível, mas ansiosa por voltar” sublinha Pedro Cardoso. A flexibilidade é uma palavra de ordem nestes novos tempos e qualifica a atitude dos fornecedores. “Nesta altura, e mais do que nunca, nós no fundo temos de ser capazes de partilhar o risco. Não podemos pedir apenas a uma entidade que assuma todo o risco, este é um processo que envolve muita gente e portanto o risco tem de ser partilhado. Aqui o que é fundamental é manter um fluxo de comunicação permanente com as pessoas, e a cada momento, ir-lhes dando sempre feedback sobre a evolução das coisas. Isso resolveu!”

Embora tenha havido algumas desistências e reajustes, os patrocinadores envolveram-se no evento. A organização criou uma série de ferramentas para que houvesse um eficaz contacto bidirecional entre patrocinador e público-alvo.

Pedro Cardoso refere que houve um aumento de custos em determinadas áreas. “Foi preciso criar todo um conjunto de serviços extraordinários, plataformas para streaming, um aumento de recursos humanos para o efeito, o maior apoio e presença de assistentes dentro do centro de congressos para poder fazer controles de acessos, entradas e saídas, para termos em cada momento a noção exacta do número de participantes em cada sessão, para não exceder a lotação das salas, e no fundo respeitar a nossa própria auto-regulamentação, porque nós para além da regulamentação que já existia da parte da DGS, e da AHRESP, porque no fundo eram essas duas balizas, restauração de um lado, e os espetáculos do outro, depois implementámos todo um outro conjunto de medidas de auto-regulamentação”. Essas medidas foram fruto do diálogo entre todos os intervenientes, sempre tendo “uma postura que privilegie sempre a questão da funcionalidade, e a questão da fluidez, porque não queremos que isto se transforme num conjunto de normas de procedimentos intermináveis que faça com que as pessoas tenham uma má experiência”.

A meio do congresso, quando nos sentámos na entrada do Forum Braga a fazer esta entrevista, Pedro Cardoso fazia um balanço positivo. “Eu utilizaria uma frase, que não é minha, mas que acho que resume muito bem: tudo o que nós aprendemos e tudo o que nós sabemos preparou-nos para este momento. É aqui que nós no fundo percebemos que a nossa experiência de trabalho, a nossa experiência de vida, a resiliência que vamos criando, prepara-nos para este momento”.

Um momento chave para o setor que dá os primeiros passos em direção à retoma. “No fundo isto é um voto de grande optimismo, uma espécie de pontapé de saída para passar a mensagem, não apenas a nível interno, mas mesmo a nível internacional, de que temos de voltar à nossa vida”.

Pelos quatro dias do evento passaram presencialmente mais de 1000 pessoas e 700 acederam online. 

“Pusemos tudo o que tínhamos ao serviço do cliente”

O Altice Forum Braga foi o espaço que recebeu o Congresso de Medicina Interno, evento que ocupou a totalidade do centro de congressos. “O principal desafio foi dar o apoio ao cliente para que ele conseguisse aquilo que sempre pretendeu desde o início e que foi fazer o evento”, afirma José Carlos Coutinho, diretor do Altice Forum Braga. A preparação das equipas e do espaço foi intensa, de modo a instigar confiança. “Nós verdadeiramente nunca estivemos parados, até porque recebemos um Centro de Rastreio da Covid, e tivemos várias iniciativas de formação, que nos permitiu criar uma dinâmica, elaborar normas, procedimentos e regras, e que nos preparou para hoje estarmos confortáveis com a situação”. O Forum tem um manual de procedimentos preparado para todas as áreas de negócio do venue.

Um dos maiores desafios teve a ver com os circuitos. “O grande desafio foi estudar a forma como podíamos por as pessoas a circular de uma forma fluída, que se adequasse ao conceito. Não podemos ter circuitos que depois não casam com o conceito do evento. E toda a parte da sinalética foi exigente.”


José Carlos Coutinho, Altice Forum Braga
 

Durante o evento, José Carlos Coutinho revelava satisfação pelo trabalho conseguido. “Nós pusemos tudo o que tínhamos ao serviço do cliente para o poder fazer”.

Para o sucesso muito contribuiu uma relação de parceria entre cliente, PCO e fornecedores. “Nós queríamos muito que isto se fizesse, estreitou-se muito a colaboração, o que nos permitiu em conjunto criar documentos que depois foram apresentados às entidades oficiais, e essas próprias entidades reconheceram que os documentos estavam bem preparados e que as regras estavam muito bem estruturadas”, conta-nos o responsável do Altice Forum Braga. Este é um trabalho que vai ficar para futuro. “Tivemos visitas de outros clientes que também estavam preocupados, de outros PCO e também corporate. As pessoas estão preocupadas com os seus eventos e agora depois de terem visto o que viram aqui ganharam confiança”, relata. “Acho que ficou provado que se podem fazer coisas, mesmo numa fase posterior em que haja um incremento dos casos. Obriga é a uma disciplina, rigor e regras. Não se podem desistir delas nunca” alerta José Carlos Coutinho.

“Ganhamos a nossa vida de volta”

O catering deste congresso esteve a cargo da Silva Carvalho Catering. Artur Junqueira, diretor da empresa, estava muito satisfeito por regressar aos grandes congressos. “É muito bom. São desafios redobrados, muito trabalho de preparação, mas acho que estamos perfeitamente preparados”. O trabalho foi exigente. “Foi necessário pegar na orientação da DGS para a restauração, pegar na norma do governo para os eventos corporativos e aplicá-la a este caso concreto”, explica.


Artur Junqueira, Silva Carvalho Catering
 

Os coffee-breaks foram em auto-serviço. “Tivemos que reduzir a variedade da pastelaria, estamos um bocado mais condicionados, mas toda a pastelaria está embalada”. No caso do almoço realizou-se um buffet assistido. “A questão do distanciamento social e dos lugares sentados foi o desafio maior”, que foi facilitado pela grande amplitude do espaço. A soluções da organização para que tudo corresse com grande fluidez foi alargar o período de refeições. Uma das exigências da DGS, numa inspeção um dia antes do evento, foi o registo das pessoas por mesa, de modo a permitir o rastreamento, no caso de alguma infeção.

O almoço “não tem o brilho de um buffet de outros tempos” lamenta Artur Junqueira, mas é eficaz e fica muito bem dentro dos novos parâmetros. “Acho que com todos os cuidados, podemos fazer e devemos fazer [eventos]. Vamos ter que viver com isto, temos de minimizar ao máximo os riscos e, sinceramente, acho que se consegue. Perdem-se umas coisas, ganham-se outras, e sobretudo ganhamos a nossa vida de volta”.

 

Cláudia Coutinho de Sousa

Reportagem completa na edição 36 da Event Point

 

Tags: Congresso Medicina Interna, THE, Altice Forum Braga,

03-09-2020