Reportagens

Reinventar os eventos de Natal em 2020

A reinvenção que a pandemia exigiu ao longo do ano às empresas de eventos prolonga-se na época natalícia.

Por alturas do Natal, é comum a realização de eventos corporativos, nos quais as empresas reúnem os seus trabalhadores para um jantar ou uma atividade de team-building, por exemplo. Mas este é um ano atípico, que, ainda assim, não retirou a vontade de reunião, pelo que o recurso digital se apresenta como uma das principais soluções.

E para responder às necessidades dos clientes, as empresas de eventos e de catering, e os hotéis, têm vindo a criar novos produtos, de forma a contribuírem para um momento especial das empresas. Sobre os eventos de Natal, falamos com a Team Dynamics, com o RTin Group, com a Casa da Comida e com o Holiday Inn Porto Gaia.

 

Reunir, conviver e rir

Baseadas na app da empresa, são muitas as atividades online da Team Dynamics, sob as mais variadas temáticas, como o Virtual Escape, Pursuit of Trivia, Around the World, entre outros. Mas chegada a temporada natalícia, a empresa de eventos aposta em duas novas atividades, criadas especificamente para a quadra: Natal-gia e World at Christmas.

A ideia destas ações é que as equipas se reúnam, convivam e riam, numa fase como esta. É importante passar “uma mensagem motivacional para as equipas e também tornar estes momentos memoráveis com os vídeos e fotografias que as equipas vão construir ao longo do seu jogo”, explica Manuela Cardoso, da Team Dynamics.

 

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Para usufruir destas ações, é necessário ter os meios, o equipamento e uma boa rede de internet. Esse é o primeiro ingrediente essencial para um evento de Natal online funcionar. “O segundo ingrediente é o nosso USP, a nossa APP, que é extremamente intuitiva. O terceiro ingrediente é o know-how da Team Dynamics”, que conta já com 28 anos de experiência no mercado português e internacional. Apesar de os eventos serem virtuais, é essencial que os facilitadores destas atividades consigam “cativar os participantes, motivá-los e diverti-los”, para “tornar este momento sempre memorável”.

O feedback tem sido “muito positivo” e a prova é que alguns participantes, após a iniciativa, voltam a marcar nova atividade. “É um momento criado para dar a oportunidade de os colegas se reverem fora de um ambiente de reunião, conviverem com imensa animação. Mas também a mensagem que efetivamente os empresários querem passar aos seus colaboradores, que se preocupam em garantir, através destas dinâmicas, o ‘engagement’ e ‘well being’ entre os colaboradores”, acrescenta Manuela Cardoso.

 

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A passagem dos eventos da Team Dynamics para o ambiente digital “foi muito rápido”. A empresa conta já com a sua app desde novembro de 2016, adaptando-a apenas para a nova realidade e colocando-a disponível no mercado no dia 1 de abril deste ano. O resultado foi “extremamente positivo, com todos os feedbacks partilhados pelos nossos clientes”, levando a empresa a realizar três a quatro trabalhos diários, numa altura em que não eram possíveis eventos presenciais.

E tudo isto é feito ‘in-house’. “A Team Dynamics tem a sua base no escritório e nas várias salas de trabalho. Também disponibilizamos gratuitamente a nossa plataforma Zoom Premium para os clientes e parceiros, totalmente gerida por nós, ainda que muitos clientes tenham e queiram utilizar as suas plataformas internas, o que é totalmente exequível. A única diferença é que será o cliente a gerir o link para o evento e respetivas salas, canais, etc., para as equipas”, conclui.

 

“Momentos fun precisam-se!”

Em outubro, o RTin Group enviou para todos os seus clientes um email apresentando as suas propostas para a época natalícia. O Natal ainda estava longe, outubro registava uma nova fase de agravamento da pandemia e havia pouco movimento por parte das empresas. Mesmo assim, o RTin Group arriscou e, nessa mesma semana, recebeu 15 pedidos de proposta, “algo que não acontecia desde janeiro”, conta Nuno Morte, do RTin Group.

 

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A empresa anuncia a reinvenção do Natal, mas assegura que mantém a tradição na organização deste “momento especial” com toda a segurança. E assim propõe atividades com a presença do Pai Natal, a personalização de cabazes natalícios, atividades de team-building, workshops e animação à distância. Tudo para que seja possível o convívio, o espírito de equipa e de união, e o sentimento de pertença à empresa.

No arranque do último trimestre do ano, os clientes ainda estavam à espera de ver o que ia acontecer. “Mas aproximando-se o final do ano, perceberam que 2020 está a passar e a comunicação com as equipas e os seus colaboradores tem sido muito escassa e somente a necessária no dia-a-dia. Momentos fun precisam-se!”, refere Nuno Morte, acrescentando que, nesse sentido, muitas empresas procuraram “soluções para juntar a sua equipa no digital, num momento de confraternização como costumavam fazer por época do Natal. Tivemos várias perguntas como: como podemos organizar o evento de Natal no digital? Percebemos que foi uma primeira abordagem do cliente à forma de organizar estas atividades neste novo registo.” Os cabazes de Natal foram também “uma aposta ganha”: “Ficámos com a noção de que todos os jantares de Natal que conhecíamos em dezembro foram transformados em cabazes de Natal. Uma verdadeira loucura.”

 

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Este processo de mudança dos eventos para os meios online foi um desafio. A equipa foi reforçada, como é habitual, com dois estágios profissionais e um estágio curricular – “jovens com 21 e 22 anos totalmente nativos do ambiente online” – e adaptação aconteceu, ou “começou a acontecer, pois é uma evolução que nunca acaba, todos os dias podemos melhorar processos e adaptar melhor as soluções que comercializamos”. A mudança foi feita ‘in-house’, mas também com o recurso a parceiros da área do Digital, para as atividades de equipa e eventos.

“Foi apenas mais um desafio! Desta vez não foi lançado pelo cliente, mas sim por um contexto pandémico que várias gerações vivas não conheciam. Mas, afinal de contas, estamos num setor em que a palavra de ordem dos nossos clientes era: ‘apresente-nos uma proposta de evento fora da caixa, nunca antes feito’. Estes tempos que vivemos são só mais umas soluções que desenvolvermos para responder aos clientes. É certo que nem eles pretendiam isto, mas julgo estarem a compreender que nos próximos tempos terá de ser neste registo”, sublinha Nuno Morte, para quem um evento de Natal online funciona com os seguintes ingredientes: “Um computador com acesso à net. Uma equipa com saudades de estar junta, nem que seja no digital. Uma empresa com vontade de investir na sua equipa e na criação de momentos de confraternização.”

 

Natal em forma de box ou cabaz

Num ano normal, esta seria uma época de muitos eventos e as empresas de catering não teriam mãos a medir. Mas a situação que se vive atualmente trocou as voltas às empresas. “Nesta época, sobretudo em dezembro, teríamos já realizados muitos eventos corporativos de Natal e já teríamos servidos centenas de clientes. Este ano, e porque temos as limitações impostas pela DGS e pelo Governo, não foi possível realizar nenhum evento presencial. Temos, no entanto, tido alguns pedidos para eventos com contornos diferentes dos habituais. São normalmente eventos de muito pequena dimensão no máximo até seis pessoas, muito reservados e quase sempre ao ar livre”, conta Salomé Alcântara, da Casa da Comida.

 

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“Somos seres de hábitos enraizados e, desde sempre, uma refeição à mesa com outras pessoas é um momento de partilha que dificilmente consegue obter as mesmas sensações que um evento em diferido”, considera. Mas, ainda assim, há solução para o catering em eventos online, de forma a que as equipas possam “partilhar um momento de lazer com a mesma qualidade e segurança que teriam no evento presencial”.

Adaptando-se à nova realidade, a empresa de catering apresenta diversas soluções para as empresas que pretendam realizar as suas atividades de Natal: a Box de Almoço ou Jantar de Natal, “que permite que todos os colaboradores usufruam da mesma refeição [alusiva à época] à mesma hora como se tivessem no mesmo espaço físico”; a Box de Lanche, que leva a casa chá, scones e bolo rei folhado e uma lembrança de Natal; o Cabaz Família; o Cabaz Gourmet; e o Cabaz Personalizado. Também há pratos e sobremesas para o Natal e a Passagem de Ano.

 

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As empresas “são unânimes em afirmar que nada substitui um evento presencial”. No entanto, todas se estão a tentar adaptar às restrições e estão “sensíveis a outro tipo de ofertas”. De acordo com Salomé Alcântara, este ano, por causa do teletrabalho, “as pessoas não se deslocam ao venue para o evento, o evento vai até à residência de cada um, quer seja através de uma box, um cabaz ou outra oferta de catering”.

 

Reinvenção com segurança

“Este ano, estamos de facto a viver algo muito atípico. Infelizmente, o medo é generalizado e as medidas em vigor também em nada ajudam para que se realizem jantares de Natal. Contudo, não ficámos parados. Temos vindo a trabalhar num grande leque de possibilidades e formas de reinventar aquilo que tão bem fazemos.” As palavras são da equipa do Holiday Inn Porto Gaia, que lançou uma série de ações para o Natal.

 

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No que toca ao Natal Empresas e Amigos, o hotel garante que todos os jantares são realizados em sala privada e em cumprimento com todas as normas em vigor. Mas não sendo uma opção das empresas os eventos presenciais, o hotel lançou este ano um novo produto, a Christmas Box by Holiday Inn Porto Gaia, que leva os sabores e os aromas da quadra até às empresas, num formato de caixa mistério e personalizada à imagem do cliente.

Relativamente ao Natal Famílias, que inclui a ceia e o almoço de Natal, os serviços vão decorrer em serviço de buffet assistido. Além disso, o Holiday Inn Porto Gaia lançou uma carta de takeaway, com serviço de delivery.

 

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Maria João Leite e Cláudia Coutinho de Sousa

©Imagem de abertura: Team Dynamics

 

 

Tags: Eventos, Catering, Venues, Empresas, Digital

09-12-2020