Reportagens

De PCO a DCO?

A pandemia atropelou as empresas organizadoras de congressos (PCO) que viram muitos dos eventos agendados a migrar para o virtual. É caso para falar em organizadores de congressos digitais (DCO)?

Em março, o setor dos congressos, como todos os outros, foi confrontado com um ‘evento’ único nas nossas vidas: uma pandemia. Os congressos, de uma maneira geral, foram numa primeira fase adiados para uns meses depois, quando ainda corria uma aragem de otimismo de que a situação seria rapidamente ultrapassada, e mais tarde cancelados, adiados para 2021 ou organizados no digital. No caso da AdMedic, dois dos congressos planeados para 2020 migraram para o online e os restantes foram transformados em webinars.

Na Diventos, oito eventos mudaram para o online, e surgiram 12 novos eventos, também online. Cinco eventos marcados foram cancelados e os restantes adiados para 2021. No caso da Skyros ‑ Congressos, os eventos realizados pós‑início da pandemia foram online ou em formato híbrido. As decisões de mudança foram articuladas entre organizador e cliente.

A adaptação a novos formatos exigiram uma grande cumplicidade entre todos os envolvidos e uma aprendizagem grande.

Adelaide Mocho, da Skyros, admite que foi necessário, de modo a responder rapidamente, “estudar, aprender, remodelar e inovar”. Isso significou “adquirir mais competências, como por exemplo, trabalhar com plataformas online, interagir de forma virtual com as pessoas que vão falar, preparar tudo ao detalhe no backoffice, uma miríade de detalhes novos”, refere a diretora da Skyros. A relação com os clientes ficou mais próxima, “porque todos sabemos que estamos a entrar num mundo novo e, ou nos ajudamos todos e puxamos todos a corda para o mesmo lado, ou alguém cai e a corda rebenta”.

Miguel Basto, da Diventos, refere que no caso da relação com os clientes, alguns de longa data, a alteração mais significativa disse respeito “às reuniões preparatórias passarem a ser, também elas, virtuais. E talvez pelos custos de deslocação associados e horários desfasados de todos os intervenientes, acreditámos que tenham vindo para ficar”. Em termos de competências para eventos online, o responsável da Diventos, elenca: “O domínio das novas ferramentas digitais, bem como bons conhecimentos informáticos, e ter uma equipa super versátil, que rapidamente se adaptou a estes novos conceitos, são a chave para a concretização de um evento online. Claro que tudo depende também de fatores externos, como a confiança nos nossos parceiros que têm vindo a trabalhar em paralelo com a Diventos, e nos permitem entregar um bom produto, em qualquer que seja o modelo do evento. Este aspeto não se altera.”

eventpoint eventos revista
Paula Cordeiro, da AdMedic
 

Depois de se terem lançado nos eventos online e híbridos, Paula Cordeiro, da AdMedic, acredita que no momento já têm competências para organizar qualquer evento online. E o feedback dos clientes “tem sido bom, sendo que sentem a falta de poderem estar com colegas, falarem, darem aquele abraço”, sublinha Paula Cordeiro. Terminada a pandemia, “creio que irão continuar os eventos online, sendo que serão pontuais, com comunicação simplificada, e nunca como congresso”, acredita a responsável.

A Diventos conta à Event Point que os eventos online organizados “superaram e muito as expectativas dos nossos clientes”. Mas querem regressar rapidamente aos eventos presenciais. “Temos ainda muitos clientes que preferem não fazer nada a fazer digital. E como referi anteriormente, o que talvez venha a mudar nos próximos eventos físicos é na fase de planeamento, com reuniões virtuais, e também fruto da pandemia, a participação remota de palestrantes estrangeiros nos programas científicos venha a acontecer com mais frequência, quer pelos custos, quer pela facilidade implícita no processo.”

A vontade de se regressar aos eventos presenciais é grande, “os eventos completamente online perdem tudo o que está subjacente aos presenciais, que é o calor humano, as conversas cara a cara, os encontros e reencontros e as discussões ‘vivas’ são em tudo diferentes das discussões online. A componente científica mantém‑se, mas o relacionamento humano desaparece. Não é por acaso que uma das hashtags mais vistas e com mais partilhas é #WhyWeMissFace2Face”, refere Adelaide Mocho, da Skyros.

Paula Cordeiro, da AdMedic, lembra que “a assistência e o retorno do investimento por parte dos parceiros são uma das fragilidades deste tipo de eventos” online.

eventpoint revista eventos
Miguel Basto, Diventos
 

Miguel Basto destaca como fragilidade dos eventos online “a quebra de sponsorização, os problemas de rede com alguns speakers, fraco equipamento para vídeo e som, e também a dificuldade na escolha da plataforma de streaming mais equilibrada, tendo em conta a grande diversidade de opções que existem no mercado”. O diretor da Diventos regista ainda a impossibilidade de realização de cursos de caráter prático e o problema do RGPD.

Mas há vantagens também. Desde logo a redução de custos, lembra Paula Cordeiro. Miguel Basto concorda e aponta ainda a vantagem de poder contar com “a presença de oradores que no presencial jamais seria possível (temos o exemplo de um evento com a presença de José Mourinho)”. O responsável da Diventos ressalta também a possibilidade de aumento do número de participantes nos eventos de forma significativa, pelo facto de poderem assistir a partir de casa.

eventpoint revista eventos
Adelaide Mocho, Skyros Congressos

Em relação aos orçamentos, Adelaide Mocho refere que foram reajustados caso a caso, porque “não há uma matriz como é regra nos congressos que primam pelo ‘tailor made’. As variáveis são muitas, desde logo o tipo de estúdio que se escolhe, gravações, meios de suporte, etc. Neste novo formato, a parte dos serviços de catering praticamente desapareceu, tal como alojamentos, viagens entre outros.” Paula Cordeiro é peremptória: os orçamentos desceram. Miguel Basto refere que os orçamentos “desceram claramente, em alguns casos temos reduções de 60% nos custos. Depende muito, como referi atrás, da plataforma utilizada. Também a receita desceu em todos os casos mais de 50%”.

E no primeiro semestre de 2021, como está o calendário de eventos destas empresas? “Para o primeiro semestre a nossa programação passa essencialmente pelo digital. No entanto, temos em agenda alguns híbridos”, refere a responsável da AdMedic.

“Antes de tudo, o panorama é mau e não há que o esconder. A Diventos costuma organizar mais de 50 congressos por ano, sendo que a nossa perspetiva para 2021, é um primeiro semestre provavelmente apenas com virtuais. No entanto, prevemos uma saturação por parte das pessoas para consumirem este novo modelo de formação que resultou deste ‘novo normal’, e por isso, temos receio de uma quebra no número de eventos virtuais.” Miguel Basto mantém a esperança de melhores tempos, assente no facto de alguns clientes já estarem a planear eventos presenciais depois de agosto. Adelaide Mocho acredita que o híbrido “veio para ficar”, e não só no primeiro semestre. Será uma opção de futuro.

“O mundo MI não mais vai ser igual e temos de ter isso presente nas empresas, ou nos adaptamos ou rapidamente somos ultrapassados.”

Cláudia Coutinho de Sousa

Tags: PCO, DCO, Congressos

01-04-2021