Dicas

Guia para eventos virtuais

Preparado por Miguel Neves, especialista em social media para o setor dos eventos.

Com o setor da live communication em tumulto, devido à pandemia da Covid-19, chegou a altura de pensar mais seriamente na componente virtual dos eventos. Miguel Neves, estrategista de social media preparou algumas dicas para quem se quiser aventurar por esta área.

1. Não tente replicar os eventos ao vivo

As experiências online não são comparáveis aos eventos ao vivo, por isso pense em como criar uma grande experiência online, que pode ir desde um simples livestream nas redes sociais ou conversas com múltiplos intevenientes.

2. Pense nos objetivos de toda a gente

Foque-se em criar uma experiência partilhada que vá de encontro às necessidades e desejos dos envolvidos, incluindo clientes, participantes, patrocinadores, oradores, imprensa, etc.

3. Desenhe a experiência completa

Considere todos os passos desde a promoção pré-evento, o registo, a experiência propriamente dita, e o follow up pós evento, tornando todo o processo simples e envolvente.

4. Faça parcerias com profissionais

Não tente fazer tudo sozinho, porque embora seja possível e tentador, quase nunca é a melhor solução e o seu evento virtual pode beneficiar de ter especialistas em cada área, desde desenvolvimento de conteúdo, à captação vídeo, gestão de software, audiovisuais, etc.

5. Simplicidade acima de tudo

Tente não complicar demasiado no desenho do evento e na escolha das tecnologias se o cliente já tem um sistema confiável em prática. Considere trocar de tecnologia se a experiência do evento melhorar significativamente.

6 Use só um ponto de contacto

Independentemente da escolha de tecnologia, tenha a certeza de que há só um ponto de entrada no evento, que contenha toda a informação relevante, seja num website de registo do evento, um canal de YouTube ou uma plataforma dedicada de comunidade.

7 Desenhe como o sistema deve ser usado

Decida como os participantes devem usar a plataforma do evento virtual e assegure-se de que o cenário está todo preparado. Pode ser benéfico considerar desactivar algumas opções para os participantes.

8. Ofereça orientações claras

Pode parecer óbvio para si, mas é importante orientar todos os participantes, independentemente da competência tecnológica de cada um, em como usar a solução de software escolhido, de forma a que todos se sintam confortável e que aproveitem ao máximo a experiência de evento virtual.

9. Mapeie todas as interações

Tenha uma ideia global de como os participantes interagem, de modo a poder agir de forma a mostrar quem tem que ser mostrado, dar voz a quem tem de ser ouvido.

10. Use um moderador

Os moderadores profissionais são os seus super-heróis, porque permitem manter os participantes envolvidos, os seus oradores contentes e cada sessão decorre suavemente. Pelo que tenho um moderador preparado para fazer parte do seu evento virtual.

11. Oriente os oradores

Falar em eventos virtuais é diferente de falar desde um palco. Alguns oradores, especialmente da parte corporate, têm dificuldades em comunicar com eficácia com os participantes online. Trabalhe com eles para ter a certeza que o conteúdo é transmitido da melhor maneira.

12. Certifique-se que os seus oradores soam bem

Mesmo que os oradores estejam a transmitir de casa sem nenhuma assistência, certifique-se de que o som é bom e claro, e que os slides e vídeos funcionem bem, uma vez que isto impacta a forma como os participantes percepcionam o seu evento. 

13. Ofereça apoio técnico

Assegure-se que todos os participantes experienciem o evento virtual, independentemente dos conhecimentos técnicos, pelo que prestar um apoio técnico adequado antes e durante o evento é essencial.

14. Evite distrações

Uma panóplia de distrações estão à distância de um simples clique. Evite distrações incluindo partilhar links ou documentos. Evite perder a atenção dos participantes.

15. Testar, testar, testar

Teste todos os cenários em todos os sistemas, incluindo o site, registo, conectividade, vídeo, som, slides, votações e outros recursos antes de começar o evento virtual, de modo a poder antecipar todos os potenciais problemas.

Se estiver interessado em saber mais, veja aqui o webinar sobre o assunto, moderado por Miguel Neves.

Tags: Covid-19, Eventos Virtuais, Miguel Neves

18-03-2020