Casos de Estudo

Caracterização do profissional Gestor de Eventos e de Protocolo

Entre Outubro e Novembro de 2017 esteve disponível nas plataformas da Event Point um inquérito de caracterização do profissional gestor de eventos e protocolo, aberto a quem exerce profissões associadas aos eventos e ao protocolo.

As respostas foram tratadas de forma anónima, sendo utilizadas para o estudo em questão, não obstante poderem vir a ser usadas para outros fins académicos ou profissionais. A participação dos respondentes, a quem muito agradecemos, foi basilar para que este trabalho pudesse ser desenvolvido.

Fundamentalmente, o objectivo visou a obtenção de dados que permitissem conhecer as especificidades do trabalho destes profissionais. Pretendeu‑se conhecer que tipo de competências são requeridas, que formação académica ou que experiência profissional detêm. Além disso conhecer em maior detalhe o sector, obtendo dados que permitam analisar, compreender e dar a conhecer quais são tanto as suas forças como as principais fraquezas.

Amostra

O questionário foi estruturado com 18 questões, tendo sido integralmente respondido via web, através da plataforma Google Forms. Das respostas obtidas ao inquérito consideraram‑se válidas 63. A população respondente é maioritariamente feminina (77,8% vs. 22,2% masculina). As idades dos participantes situam‑se entre os 21 e os 60 anos. A nacionalidade é maioritariamente portuguesa tendo havido 1 resposta estrangeira de um interveniente brasileiro.

A caracterização dos participantes indica que 87,3% se encontra, em termos de empregabilidade, no activo; que 9,5% está em situação de desemprego; que 1,6% está reformado e que 1,6% está ainda a estudar. No que respeita à formação académica através das respostas é possível aferir que: 7,9% tem estudos secundários, 38,1% tem uma licenciatura, 52,4% tem estudos pós‑graduados (pós‑graduação ou mestrado) e, por fim, 1,6% tem doutoramento. A profissão dos respondentes é bastante diversificada apesar de maioritariamente serem profissionais do sector dos eventos. A área de actividade dos inquiridos é, igualmente, variada e vai desde a Agência de publicidade à Animação Turística, passando pela comunicação e marketing, até aos DMC e instituições públicas.

Em termos de experiência profissional os dados são bastante diversificados: 50,8% dos inquiridos tem mais de 15 anos, 25,4% entre 5 e 10 anos, 23,8% menos de 5 anos.

Profissional gestor de eventos e de protocolo

A primeira questão tinha como objectivo aferir se a Gestão de Eventos é uma actividade que os participantes realizam fruto de escolha deliberada ou se surgiu como uma consequência de outras vivências profissionais. Dos resultados obtidos, os inquiridos indicam que para 41,3% é fruto de “ambas as situações”; 38,1% responde que é “fruto de escolha deliberada” e, por fim, responderam 20,6% que surgiu “como consequência de outras actividades”.

Quando questionados se a par da organização e da gestão de eventos realizam tarefas de natureza comercial (por exemplo, angariação de clientes, elaboração de propostas, etc.), as respostas são muito evidentes: 73% dos respondentes indicam nas suas respostas que “sim”, que executam estas tarefas.

No que respeita à questão número três, pretendia‑se recolher dados sobre a especificidade das funções, nomeadamente, se estes profissionais acumulam a actividade de organização e gestão de eventos com outras responsabilidades profissionais (por exemplo, no âmbito da comunicação, do marketing ou da assessoria). Assim, obtiveram‑se respostas em número suficiente evidenciando claramente (“sim”) que 79,4% têm outras responsabilidades profissionais e que, por outro lado, 20,6% indicou “não”, podendo concluir‑se que não acumulam a gestão de eventos com outras tarefas.

As respostas à quarta questão permitem conhecer especificamente o tipo de formação académica detida no âmbito da gestão de eventos pelos profissionais do sector. Os dados revelam que 41,3% dos participantes responde que tem formação e “sim, no ensino superior” face a 39,7% que não tem este tipo de formação académica; por outro lado, 19% responde positivamente indicando que além da formação académica também alargou as suas competências “sim, no ensino superior e profissional”.

Ao questionar‑se sobre a duração da experiência profissional neste sector de actividade, 38,1% dos participantes respondeu que está há “mais de 10 anos”, 31,7% que detém experiência “de 5 a 10 anos” e 30,2% respondeu estar na área “até 5 anos”.

Seguidamente procurava‑se obter dados que visem conhecer qual o tipo de relação contratual que os respondentes têm, ou seja se actuam na área como freelancer ou, se actuam colaborando através de uma organização. As respostas apresentadas permitem perceber que neste ponto 66,7% dos respondentes está na área “como colaborador de uma organização”, que 19% está a trabalhar no sector “em ambas as situações” e que 14,3% o faz “como freelancer”.

Ao questionar‑se os inquiridos sobre se consideram que a remuneração que auferem é justa face às tarefas que desenvolvem, as repostas dadas revelam que 66,7% respondeu que “não” e 33,3% indicou que “sim”, ou seja, estes últimos concordam que recebem uma retribuição justa.

Principais dificuldades da profissão

Quis‑se saber, também, qual a maior dificuldade que encontram no exercício desta função. As respostas que foram obtidas são muito diversificadas e abrangentes. A questão 8 teve 62 respostas consideradas válidas das quais se selecionaram 27 respostas e que são apresentadas seguidamente:

“Lidar com imprevistos que possam afectar a realização do evento”.
“Rápidas respostas de fornecedores”.
“Remuneração baixa”.
“A capacidade de inovar com propostas criativas num mercado muito estereotipado e fechado sobre si mesmo”.
“Apresentar propostas diferenciadoras e inovadoras com reduzidos budgets e com timings curtos”.
“Gestão de públicos”.
“A coordenação, uma vez que cada evento depende de uma série de pessoas/entidades”.
“Carga horária excessiva”.
“A extrema polivalência que temos que ter”.
“Fazer ver aos superiores o que é "protocolo" e que tem "regras"”.
“Gestão de Stress”.
“Gestão de tempo. Há muitas tarefas distintas que devem ser atendidas em simultâneo. Manter o plano e assumir que as interrupções são constantes, mas necessárias, não é tarefa fácil na gestão do nosso tempo”.
“Arranjar trabalho”.
“A falta de profissionalismo de terceiros”.
“Muitas vezes sequência hierárquica de acordo com a Lei”.
“Confirmações de presença que na hora não se encontram”.
“Restrições orçamentais e falta de sensibilidade do cliente para com as questões do protocolo”.
“A complexidade de cada evento nem sempre é reconhecida por todos, que muitas vezes desvalorizam esta actividade”.
“O envio de muitas propostas que não são adjudicadas e servem para retirar ideias”.
“Indefinição do cliente”.
“Conseguir o budget do cliente”.
“Fidelização dos clientes, e principalmente competir com o mercado existente”.
“Gestão dos recursos humanos”.
“Conseguir cumprir um cronograma e prazos dos fornecedores ou de prestadores dos serviços”.
“Angariação de Patrocínios”.
“Os timings impostos pelos clientes e, também, a gestão da relação com o cliente”.
“Atingir o target”.

A pergunta que se seguia questionava os inquiridos sobre quais são as três maiores dificuldades com que se deparam no decurso de um evento, através das cinco opções de resposta apresentadas. Estes indicaram nas suas respostas considerarem como a principal dificuldade, a definição de “objectivos e visão do cliente versus orçamentos”; segue‑se a segunda principal dificuldade que se relaciona com “falhas de fornecedores”; e, por fim, a terceira maior dificuldade está ligada a questões de “logística e tecnologia.”

A décima questão do inquérito tinha a função de recolher informação sobre a necessidade de obtenção de conhecimentos protocolares, isto é, se os inquiridos têm falta ou não de deter este tipo de conhecimento nos eventos que organizam. As respostas apresentadas indicam maioritariamente um resultado de 66,7% que optou por indicar que “depende da tipologia do evento e do tipo de convidados”, 17,5% respondeu que “não” necessita destes conhecimentos; por outro lado, 15,9% dos respondentes indicou que “sim”, que sentia necessidade de ter conhecimentos protocolares para os eventos que levam a cabo.

O dia‑a‑dia do gestor de eventos

A pergunta seguinte tinha como propósito conhecer em particular quais são as actividades, a partir das 10 apresentadas como opção (pedia‑se a selecção de apenas três), que mais se aproximam do dia a dia do gestor de eventos. As respostas dadas pelos respondentes indicam que as tarefas estão associadas em primeiro lugar a “desenvolver, produzir e entregar projetos desde a fase da proposta até à realização do evento”, seguindo‑se a “comunicar, manter e desenvolver relacionamentos com clientes” e, por fim, a “entregar eventos a tempo, cumprir o orçamento, cumprir/exceder as expetativas”.

A questão que se seguia, solicitava aos inquiridos que escolhessem igualmente apenas três respostas, das 10 propostas, como sendo aquelas que mais ilustram as competências que consideram serem úteis para um gestor de eventos e protocolo. A informação recolhida através das respostas obtidas indica que a maioria dos participantes escolheu ter “carisma, serenidade e segurança” como a principal competência, seguindo‑se a “capacidade para liderar e motivar uma equipa” e a terceira resposta mais seleccionada considera que é ser “confiável/cumpridor de prazos e horários”.

Em resposta à pergunta efectuada sobre a dificuldade de contratação de fornecedores, os inquiridos escolheram também três respostas das 10 que foram disponibilizadas. De acordo com os dados obtidos, é possível compreender que os fornecedores mais complexos de contratar são principalmente aqueles que prestam serviços de “catering”, seguindo‑se os da área do “entretenimento/música/espectáculo” e, por fim, em terceiro lugar, os que prestam serviços no âmbito dos meios “audiovisuais e multimédia”.

No que respeita à questão sobre qual é o tipo de eventos em que mais gostam de colaborar, pedia‑se que escolhessem das sete opções sugeridas, três. As respostas dadas demonstram que os respondentes gostam fundamentalmente de colaborar em “eventos corporativos, comerciais e profissionais.”, seguindo‑se os “eventos de entretenimento” e, como terceira opção, selecionaram os “eventos privados / sociais”.

Solicitou‑se aos inquiridos que partilhassem um desafio ou uma dificuldade que tivessem vivido num evento e que descrevessem brevemente a forma como este teria sido solucionado. Das respostas obtidas (60), consideraram‑se apenas 51 válidas para a discussão em questão. Destas selecionaram‑se 28 respostas, pela diversidade de situações que retratam e que são apresentadas seguidamente:

“Em pleno festival de música, um stand de 11m de altura, era preciso mexer do lugar por uma questão técnica. Apenas com o conhecimento de todas as equipas no terreno é que foi possível encontrar uma rápida solução”.
“Um visitante não querer aceitar as regras, de neste caso, o funcionamento do parque temático. Como o visitante não queria "obedecer" aos colaboradores, saindo da zona reservada a trabalhadores, foi necessário chamar a segurança do evento para o retirar de lá. No final ficou tudo resolvido”.
“Não ter chegado o material que devíamos entregar aos participantes no início do evento, termos de fazer uma viagem de vários km para o ir buscar, mas regressámos a tempo e entregámos o material já dentro das salas”.
“Perceber que o espaço alugado sofria de diversas falhas que não foram comunicadas atempadamente, ter de mudar de sala na véspera do evento, depois de todas as burocracias já tratadas, e conseguir encontrar uma solução melhor a tempo”.
“Após os diversos contactos por email com a entidade, e tudo organizado, e com o evento já anunciado, foi‑me comunicado que teríamos que pagar uma licença de ruído, para a qual não tinha sido avisada, mas também não se enquadrava naquele evento. Falei com diversas pessoas, visto que o evento se realizaria dali a 24 horas, e disse que não me tinha sido comunicado nos diversos contactos escritos, apresentei a prova, e até disse que iria cancelar o evento, apesar do mesmo já estar anunciado nas mais diversas formas. Consegui fazer prova de que para o nosso tipo de evento não era necessário a licença, e mesmo que fosse, nunca foi mencionada, e portanto, o evento decorreu no dia que estava previsto”.
“Ter uma sala de hotel com 260 pessoas e começar a chover na sala durante o coffee break. Toda a equipa do hotel teve que pegar em baldes para amparar a água que caía do tecto e quando abrandou a chuva limpar cadeiras com toalhas. Caos total mas foi possível prosseguir”.
“Um pedido de orçamento e disponibilidade de um cliente para um evento de animação turística enviado com meio ano de antecedência e do qual nunca mais se soube de nada. No suposto dia do evento de manhã recebemos uma chamada do cliente a perguntar onde estavam as nossas viaturas estacionadas. O evento ia acontecer e não sabíamos de nada. Evento esse com várias actividades envolvidas. Valeu‑nos a ajuda do nosso cliente e dos nossos colaboradores. Conseguimos operacionalizar o mesmo somente com uma hora de atraso. Faltou a peça de teatro que ia fazer a animação final. Estava tudo em frente ao palco à espera... rir é o melhor remédio. Sorte foi chamar à última um amigo de teatro revista que encarnou a personagem anunciada em cartaz. Tinha assinado um contrato de que se algo falhasse, pagava 20% de todo o evento ao cliente. Tremi!”.
“Troca de Restaurante numa passagem de ano. Disponibilidade de transporte para as pessoas se deslocarem de imediato para o local correcto e oferta de um champanhe”.
“Falha da empresa responsável pelo audiovisual. Recorremos a um freelancer cujo contacto nos foi dado por um elemento da equipa da organização. Resultado: atraso de 15 minutos no arranque do evento”.
“Gala ao ar livre e, no dia de manhã, chove. Toda a logística teve que ser alterada. de referir que foi um sucesso mas foi terrível o stress. (não estava previsto chover em pleno verão e não dava chuva para esse dia nos sites de meteorologia)”.
“Aumento em 500 pessoas no número esperado, dois dias antes do evento. Foi possível reagir positivamente e de forma rápida devido à equipa, fornecedores e parceiros que estavam envolvidos. Sem um verdadeiro trabalho de equipa e flexibilidade de todas as partes não teria sido fácil”.
“Seating cheio e convidados que não confirmaram a chegar na hora do início. Com pessoas conhecidas já sentadas, delicadamente pedir para mudar de lugar”.
“Num evento oficial, um convidado recusou sentar‑se no lugar que lhe foi indicado, por ficar ao lado de uma pessoa com quem não tem bom relacionamento (a organização não tinha conhecimento desta situação). Por sorte, isto ocorreu quando ainda muito poucos convidados tinham chegado e foi possível alterar ligeiramente o seating, senão, sinceramente, não sei como teria resolvido a situação”.
“Falha total de luz, ir procurar velas para iluminação”.
“Falta de profissionalismo numa empresa de animação/team building. Falei com o meu cliente sobre a má prestação dessa empresa e desistimos da actividade. Não paguei a actividade à empresa e o cliente, como é óbvio também não pagou”.
“Dar o nome do país errado a um Embaixador de um país nórdico vizinho. Culpei‑me e desculpei‑me com a troca na geografia”.
“Num jantar oficial alta figura da justiça estrangeira senta‑se no lugar que não pertencia e pedir para levantar, de forma célere porque o lugar pertencia à Procuradora‑geral da República de Portugal”.
“É complicado fazer a gestão dos transportes de um grande grupo, neste caso de autocarro, e num evento que realizámos deparamo‑nos com os condutores não saberem os caminhos. Tentámos passar às pessoas que acompanhavam o grupo que era importante terem GPS para garantir que todos chegavam ao destino a tempo e horas”.
“Faltou um aplicador que se devia ter apresentado em França e tive de ser eu a aprender em meia hora como se aplicava papel de parede”.
“Falhas técnicas no momento principal ‑ comunicação com manutenção permanente”.
“Na organização de um casamento, os noivos não estarem no país, e ter que tratar de tudo com a mãe do noivo cujas opiniões eram divergentes muitas das vezes dasa do noivo, mas sendo a própria da mãe responsável pelo orçamento. A forma que arranjei foi fazer um grupo no WhatsApp, em que os envolvidos e interessados podiam trocar ideias comigo de uma forma muito descontraída e prática”.
“Evento nos Açores. Faltar o Chef que iria fazer a palestra e o showcooking (e descobrir a 1h30 de começar), e acabar a fazer uma ligação via Skype com o Chef, e recrutar um Chef do hotel para estar em palco a fazer o showcooking”.
“Orador faltar em cima da hora. Arranjei alternativa pois já tinha preparado 2 opções que estavam de prevenção”.
“Pagamento da última parcela do evento, solucionei fazendo ver que o acordado foi já uma exceção e logo não iria ceder”.
“Fotógrafos que não correspondiam ao cronograma e constantemente tinha que estar a relembrar o que ficou contratado”.
“Falta do Ministro da tutela no arranque de uma sessão solene de Doutoramento Honoris Causa, na universidade. O cortejo académico foi iniciado e efetuou um percurso mais demorado até à integração do Ministro já no palco da sessão”.
“A convidada de honra desapareceu durante 1h30 e isso fez com que o jantar tivesse início mais tarde do que o previsto. Optou‑se por prolongar o cocktail e depois por sentar todos os demais convidados”.
“Atraso muito significativo de avião que levou ao adiamento de evento”.

Questionou‑se ainda sobre as redes sociais e a sua presença nos eventos. Pretendia‑se conhecer quais são os desafios que a massificação das redes sociais trouxe para os gestores de eventos e protocolo. Solicitou‑se aos respondentes que escolhessem das 7 respostas apresentadas, as 3 que melhor ilustrassem este desafio actual. Assim, os dados indicam como principal desafio que estes profissionais encontram ser “criar/gerir conteúdos nas diferentes plataformas (exemplo site e/ou App do próprio, Facebook, Instagram, Youtube…), seguindo‑se a necessidade de “administrar as expectativas e a atenção do público” e, por fim, como terceira principal dificuldade o “controlar a informação gerada em torno do evento e a interação entre o público online”.

A penúltima questão do inquérito está relacionada com a experiência detida na organização e gestão de eventos e pretende conhecer se esta é exclusiva ao mercado nacional ou se é, também, internacional. Através dos dados colhidos nas respostas dadas, 68,3% dos inquiridos respondeu que a sua experiência é apenas nacional, ou seja, em “Portugal” face a 31,7% dos participantes que respondeu que a sua experiência é “Portugal e estrangeiro”. Ainda nesta questão, pedia‑se que indicassem, no caso de deterem experiência internacional, em que países tinham organizado eventos. As respostas apresentadas permitem indicar que a principal experiência é em países comunitários, nomeadamente Espanha, e extracomunitários.

A última questão do inquérito pretendia aferir juntos dos inquiridos que evento ainda não organizaram, e que gostariam de levar a cabo. Obtiveram‑se 61 respostas das quais se consideram válidas apenas 55. Destas seleccionaram‑se 34 respostas, pelo desafio que a organização desse evento possibilitaria e que são apresentadas no quadro seguinte:

“Evento protocolar de Estado.”
“Óscares – EUA”.
“Um certame do sector primário – agricultura, pesca, e actividade lúdica na cidade”.
“Ainda sou uma iniciante nesta área, mas sem dúvida que me daria um enorme gosto colaborar com a organização do Festival Eurovisão da Canção. 
“Rock in Rio”.
“Feira de ciência / festival de ciência”.
“Festivais de música”.
“Um evento internacional de grandes dimensões em Portugal, por exemplo Web Summit, Festival da Eurovisão ou mesmo uma final da Champions League. Também gostava de organizar um festival de verão, tipo Nos Alive ou SBSR”.
“Um evento musical.”
“O maior festival infantil”.
“Um congresso internacional”.
“Visita Papal”.
“Jogos Olímpicos”.
“Uma reunião do tipo congresso da L'Oréal”.
“Feira, congresso...”
“Um casamento”.
“Muitos, um de cariz internacional”.
“Visita de Estado”.
“Muitos, eventos religiosos, desportivos, culturais, ...”.
“Uma feira do futuro”.
“Eventos privados/sociais”.
“Inauguração‑ internacional ‑ campo de refugiados”.
“Eventos Oficiais”.
“Web Summit”.
“Volunturismo ‑ Turismo voluntário em prol dos menos favorecidos”.
“Um mega evento de entretenimento”.
“Red Bull Air Race”.
“Fórmula 1”.
“Todos os que faltam fazer! Não há Eventos Mais especiais! Há sempre um novo evento a superar as melhores expectativas”.
“Oficiais com protocolo do mais exigente possível. Um desafio”.
“Reveillon em Lisboa”.
“Concerto no Altice Arena ou Festival de Verão”.
“Um evento gastronómico”.
“Exposições interactivas na área cultural”.

Conclusões

Os resultados deste inquérito demonstram que a maioria dos respondentes são do género feminino (77,8%), se encontram profissionalmente activos (87,3%) e com uma formação académica ao nível de estudos pós‑graduados, exercendo, contudo, cargos muito diversificados mesmo que todos no âmbito da gestão de eventos e protocolo e funções conexas.

Entende‑se como igualmente relevante o facto de que uma percentagem muito elevada dos respondentes (73%) acumular a actividade de organização e gestão de eventos com uma vertente comercial ou com outras tarefas (79,4%). Cruzando este indicador com o facto de 66,7% dos respondentes desenvolverem a sua actividade profissional em organizações, conclui‑se que na maioria das situações a organização de eventos não preenche, por si só, o quotidiano destes profissionais.

Significativo, também, é o facto de ser considerado como principal dificuldade no âmbito destas tarefas a dificuldade em harmonizar objectivos dos clientes com orçamentos, aspecto ao qual imediatamente se seguem as falhas de fornecedores.

Sobre a necessidade de obtenção de conhecimentos protocolares, 66,7% dos respondentes indicam que depende da tipologia do evento e do tipo de convidados.

É relevante que os respondentes considerem que as competências mais importantes para estes profissionais se enquadrem no âmbito das designadas "soft skills": carisma, serenidade, segurança, capacidade de liderança e motivação da equipa, confiabilidade, cumprimento de prazos e horários.

Quanto aos fornecedores, os respondentes indicam que os mais difíceis de contratar são os de catering, seguidos pelos de entretenimento.

Os eventos corporativos, comerciais e profissionais são os preferidos dos respondentes em termos de organização. As partilhas de desafios e dificuldades apresentadas enriquecem o inquérito bem como a questão sobre que tipo de evento os inquiridos gostariam de organizar.

Por fim, mas não menos importante, 31,7% dos inquiridos revelam ter experiência de organização de eventos no mercado internacional.

Cristina Fernandes e Susana de Salazar Casanova  


 


 

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04-04-2018