Casos de Estudo

Convenção Lions Clubs International e os desafios de organizar um evento numa grande cidade

A convenção decorreu em Milão, organizada pelo AIM Group International.

Tudo começa com o bid. E este foi resultado do esforço conjunto da Fiera Milano Congressi, do Município de Milão, do Lions Club Italy e da AIM Group International. A convenção foi ganha, o que significou que, pela quarta vez, o evento viajou até à Europa.

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A 102ª Convenção Lions Clubs International contou com 25 mil participantes em 20 dias de eventos – 23 de junho a 14 de julho - em plena cidade de Milão. As conferências realizaram-se no MiCo Milano Convention Center, geridas pelo MiCodmc. À AIM Group coube organizar todas as actividades sociais, que incluíram nove jantares de gala, 28 espectáculos e experiências, desde aulas de cozinha, a safaris fotográficos; uma Parada das Nações, constituída por mais de 15 mil delegados que marcharam nas ruas daquela cidade italiana; o plano de transportes, o que significou tratar de mais de 85 mil transferes; e alojamento para os VIP e delegações, tendo no total sido processados mais de 20 mil pedidos de visa; pré e pós tours.

Tudo começa com o bid. E este foi resultado do esforço conjunto da Fiera Milano Congressi, do Município de Milão, do Lions Club Italy e da AIM Group International. A convenção foi ganha, o que significou que, pela quarta vez, o evento viajou até à Europa.   A 102ª Convenção Lions Clubs International contou com 25 mil participantes em 20 dias de eventos – 23 de junho a 14 de julho - em plena cidade de Milão. As conferências realizaram-se no MiCo Milano Convention Center, geridas pelo MiCodmc. À AIM Group coube organizar todas as actividades sociais, que incluíram nove jantares de gala, 28 espectáculos e experiências, desde aulas de cozinha, a safaris fotográficos; uma Parada das Nações, constituída por mais de 15 mil delegados que marcharam nas ruas daquela cidade italiana; o plano de transportes, o que significou tratar de mais de 85 mil transferes; e alojamento para os VIP e delegações, tendo no total sido processados mais de 20 mil pedidos de visa; pré e pós tours.   Os grandes desafios passaram pela necessidade de criar grandes espaços de reunião, gerir um complexo plano de transportes, bloquear quartos para mais de cinco mil pessoas e assegurá-los, e gerir toda a logística da parada no centro de uma cidade tão agitada quanto Milão. Os objetivos da equipa eram: uma organização boa e suave; criar um grande nível de customização e personalização; e estabelecer uma ligação emocional entre os participantes e o destino.   A convenção em números  25.000 participantes 20.000 pedidos de visa 56 embaixadas e consulados contactados  46 hotéis para receber VIPs e delegações  15.000 pessoas a desfilar na parada 2 km de itinerário   4 km de barreiras 28 bandas  15 carros clássicos italianos 190 voluntários e seguranças  17 dias de reuniões paralelas 9 jantares 19 actividades sociais e de entretenimento  13 tours diárias 85,000 pessoas transportadas  50 cadeiras de roda, andarilhos e scooters para pessoas com dificuldade de mobilidade  800 elementos de sinalização 250 assistentes on-site

Os grandes desafios passaram pela necessidade de criar grandes espaços de reunião, gerir um complexo plano de transportes, bloquear quartos para mais de cinco mil pessoas e assegurá-los, e gerir toda a logística da parada no centro de uma cidade tão agitada quanto Milão. Os objetivos da equipa eram: uma organização boa e suave; criar um grande nível de customização e personalização; e estabelecer uma ligação emocional entre os participantes e o destino.

A convenção em números

25.000 participantes

20.000 pedidos de visa

56 embaixadas e consulados contactados

46 hotéis para receber VIPs e delegações

15.000 pessoas a desfilar na parada

2 km de itinerário

4 km de barreiras

28 bandas

15 carros clássicos italianos

190 voluntários e seguranças

17 dias de reuniões paralelas

9 jantares

19 actividades sociais e de entretenimento

13 tours diárias

85,000 pessoas transportadas

50 cadeiras de roda, andarilhos e scooters para pessoas com dificuldade de mobilidade

800 elementos de sinalização

250 assistentes on-site 

 

Tags: Eventos, Milão, AIM Group International

06-11-2019