Casos de Estudo

Nova SBE: criatividade e profissionalismo no evento de inauguração

Foi o evento de inauguração do School of Business & Economics (SBE) da Universidade Nova de Lisboa.

A 29 de setembro de 2018, 8.200 convidados assistiram à abertura das novas instalações, num dia aberto a altas instâncias empresariais e à comunidade. O evento, organizado pela Desafio Global e pela Câmara Municipal de Cascais, é um dos finalistas nos BEA World, na categoria Public Institution Event.

A ideia foi celebrar a abertura do maior campus da Europa, atrair notoriedade nacional e internacional, e proporcionar um dia aberto à comunidade com várias atividades, como tedtalks e momentos de animação. Foram convidadas para o evento 8.200 pessoas. Foram criadas três áreas de acreditação, havia sete tipologias de convidados diferentes, divididos entre a cerimónia institucional, o campus aberto, o jantar de gala e a festa. Entre os presentes estiveram presidentes de conselhos de administração e respetivas comitivas, de bancos, seguradoras e outras empresas em Portugal, bem como estudantes e público em geral.

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Tendo em conta o número elevado de convidados, tratou-se de um evento de alta complexidade logística. Perante esse desafio, a organização optou por várias soluções criativas: o palco da cerimónia era uma reprodução cénica do campus e dos seus edifícios; foi criada uma cápsula do tempo, que vai guardar, pelos próximos 25 anos, mensagens e objetos colocados por oradores e convidados; três orquestras atuaram em vários lugares e momentos – com destaque para a Orquestra Sinfónica que tocou no palco ao longo da cerimónia institucional; e uma festa para encerrar o evento dirigida a todos os tipos de participantes.

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Objetivos cumpridos

Foram 12 meses de preparação, algumas indecisões e nove propostas diferentes. Na semana anterior ao evento, uma equipa da Desafio Global mudou-se para o campus e foram instalados cinco geradores para assegurar a eletricidade necessária. No dia da inauguração, esteve presente uma equipa composta por 14 gestores de eventos, 45 hospedeiras, 35 seguranças, 50 voluntários, 20 técnicos de audiovisuais e 30 bailarinos. Juntando os empregados de catering, o staff de ativações, equipas técnicas e o staff do campus estiveram envolvidas no evento 200 pessoas.

A expectativa era grande por parte de todos. Pela organização, a expectativa prendia-se com o funcionamento de toda a logística do evento, no que toca ao acolhimento, estacionamento, credenciação, encaminhamento de convidados e ‘sitting’ por perfil, e a própria cerimónia. No final, o balanço foi positivo, os objetivos foram cumpridos e o evento foi alvo de extensas reportagens na imprensa e nos canais de televisão. Foram publicados 287 artigos sobre o novo campus, com um valor mediático de 4,3 milhões, que gerou 37 milhões de impressões e 27.138 interações online. A mensagem chegou a 3,2 milhões de portugueses e cada cidadão foi impactado em média 11 vezes.

Pode visualizar o vídeo do evento aqui.

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Ficha técnica:

Agência Organizadora: Desafio Global & Câmara Municipal de Cascais
Cliente: Nova SBE
Público-alvo: 8.200 pessoas, entre presidentes de conselhos de administração e respetivas comitivas, de bancos, seguradoras e outras empresas em Portugal, funcionários da universidade, estudantes e público em geral.
Local: Novas instalações da Nova School of Business & Economics, Carcavelos, em Setembro de 2018
Categoria a concurso nos BEA World: Public Institution Event

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Tags: Nova SBE, Desafio Global, BEA World

13-11-2019