Casos de Estudo

Encontros da Primavera: uma experiência virtual de sucesso

A edição deste ano do congresso de Oncologia realizou-se em ambiente digital, em junho.

Apresenta-se como o maior congresso multidisciplinar da Oncologia em Portugal. Num ano normal, teria sido realizado em Évora, mas devido à pandemia os Encontros da Primavera realizaram-se, de 17 a 20 de junho, em formato digital. E virtualmente reuniu cerca de mil pessoas, um número de participantes semelhante ao dos eventos presenciais, e manteve praticamente todos os patrocinadores.

Os Encontros da Primavera 2020, produzidos pela FactorChave para a DNA Prime, realizaram-se numa plataforma adaptada à realização de congressos médicos. Os participantes puderam aceder à transmissão ‘live’ das sessões, mas também a outras áreas que habitualmente se realizam no evento presencial, como as exposições técnicas ou a área de posters. Além disso, podiam aceder à área dedicada à bolsa de investigação Margarida Damasceno, que foi atribuída pela primeira vez nesta edição.

Na plataforma, cujo acesso é reservado aos profissionais de saúde, é possível ainda assistir – até ao final de setembro – às sessões realizadas e às exposições técnicas. Embora tenham sido gravadas previamente, por uma questão de segurança, todos os oradores estiveram em direto nas sessões, o que permitiu a interação entre o painel e os participantes, que tiveram a oportunidade de colocar questões. Além disso, ainda é possível a comunicação entre os profissionais de saúde e da indústria, uma vez que o chat criado para os participantes ficou aberto.

Transformar um evento presencial, já pensado e preparado, num evento virtual traz alguns desafios. De acordo com Vasco Peres de Noronha, general manager da FactorChave, uma das principais preocupações foi tornar mais simples e funcional a plataforma, para que os participantes conseguissem aceder a todas as áreas do congresso com poucos cliques. “A partir desta definição de objetivo e com o parceiro ideal, foi uma questão de programar, testar, alterar e adaptar às necessidades dos congressistas e patrocinadores. No mês que antecedeu o congresso, alteramos várias vezes para alcançarmos o resultado melhor para todos. Foi crítica a compreensão e o apoio dos patrocinadores e o parceiro certo, a FollowHealth.”

Para Vasco Peres de Noronha, a principal diferença para a equipa na organização de um evento virtual foi a de realizar um congresso médico “nunca antes realizado e com sucesso”. Noutras edições dos Encontros da Primavera, a FactorChave conta com um lounge para a receção dos oradores e acompanhamento personalizado às sessões, sendo lá que se recebem as apresentações e são disponibilizados os meios necessários para alterações de última hora.

“A realização desta gestão totalmente à distância dos palestrantes, e com um nível semelhante de serviço e acompanhamento, a par da existência da exposição técnica virtual, e o facto de termos de desafiar os congressistas e palestrantes a visitarem-na – fazer isto sem ser ‘intrometido’ e respeitando todas as regras de publicidade do medicamento foi talvez o maior dos desafios”, explicou.

 

Feedback positivo a vários níveis

A mudança do presencial para o virtual poderia ter interferido no capítulo dos patrocínios. Mas não foi exatamente o caso. De acordo com a FactorChave, do total de patrocinadores com contratos assinados, cerca de 25, apenas dois cancelaram o seu apoio e um reduziu a sua participação. Mesmo com valores adaptados a uma edição virtual, a grande maioria dos sponsors manteve os níveis de patrocínio.

“Temos um feedback muito positivo de todos eles. As alterações que fomos fazendo ao longo do caminho foram sempre com o objetivo de os tornar mais atrativos e mais perto dos congressistas. Os patrocinadores, na sua maioria, entenderem este caminho e foram dando eles próprios sugestões, que foram sendo implementadas. Foi muito ‘win-win’”, conta o responsável.

O evento virtual contou com cerca de mil participantes, mantendo praticamente o número de congressistas presentes noutras edições do evento. Dos 1.023 inscritos, 842 eram profissionais de saúde, o que representa um aumento dos participantes desta área; os restantes (181) eram profissionais da indústria. A organização registou ainda 3.254 visualizações da exposição técnica, ao longo dos quatro dias de evento.

O nível de participação online, desde a primeira sessão, foi a grande surpresa para a organização do evento. “Sabemos que os profissionais de saúde não estão com a vida profissional simples. Esperávamos um elevado número de visitas no pós-congresso, mas não esperávamos um tão elevado número de participações online. Superou do primeiro ao último minuto todos os cenários mais positivos. Foi muito gratificante recebermos uma quantidade, como nunca antes, de reconhecimentos, agradecimentos, etc.”

Apesar de não ter havido contacto presencial entre os participantes e de faltar a “maravilhosa gastronomia” de Évora, o feedback dos participantes foi “transversalmente muito positivo”. Para melhorar a experiência do congressista, foi disponibilizado um secretariado virtual, para estar, assim que a sessão fosse iniciada, disponível para auxiliar em qualquer assunto.

“A realização dos encontros da primavera são sempre um desafio para todos. Realizar o maior congresso multidisciplinar de Oncologia sem a chancela de uma sociedade científica é algo ‘per si’ muito inovador e diferenciador em Portugal. Os Encontros da Primavera são organizados pela DNA Prime, a primeira empresa de formação médica contínua em Portugal. O ‘steering’ e ‘scientific committees’ foram incansáveis na construção de um programa científico de elevado interesse e foi uma edição que representou um enorme desafio plenamente ultrapassado para todos”, concluiu Vasco Peres de Noronha.

A edição virtual dos Encontros da Primavera foi a solução encontrada face a atual situação que o mundo vive e as expectativas foram ultrapassadas. A FactorChave acredita que, no futuro, haverá muitos congressos em formato híbrido.

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02-09-2020