Entrevistas

Andrea Santos: “Nunca fui pessoa de trabalhar das 9h às 18h e de acordar e saber o que me espera”

Não foi imediata a chegada aos eventos por parte de Andrea Santos, gestora de eventos no Centro de Congressos da Alfândega.

“Sempre pensei que iria trabalhar em hotelaria! Apesar de me ter formado em marketing, sempre quis estar ligada de alguma forma à área do turismo e, na altura de escolher um local de estágio, ao contrário de todos os meus colegas que optaram por agências de publicidade ou de comunicação, eu decidi estagiar no Sheraton Porto”, conta‑nos. A experiência não poderia ter sido melhor, “foram seis meses no departamento comercial onde aprendi imenso sobre o turismo no geral, mas essencialmente o turismo de negócios na cidade do Porto. Aprendi com profissionais incríveis que ainda hoje são grandes referências para mim, e que tiveram uma enorme influência nas escolhas profissionais que fiz até hoje”.

Do Sheraton, Andrea Santos mudou‑se para a Associação de Turismo do Porto – Porto Convention Bureau, onde desempenhou funções de product manager para o M&I. A função passava por promover a região em termos de turismo de negócios, um trabalho que a nossa entrevistada apelida de “incrível”. “Recebi os mais distintos players do mercado, dos quatro cantos do mundo, e organizadores dos mais variados eventos. Apresentava‑lhes as infraestruturas que existiam, os principais hotéis e as inesgotáveis opções que tinham para programas sociais na nossa região. Encaixava congressos internacionais na cidade do Porto com facilidade, e fazia dos RFPs que recebíamos pequenos puzzles. Aprendi a lidar com as capacidades dos espaços, as logísticas dos fornecedores e a definição dos programas sociais. Representava os associados nas feiras internacionais e tentava convencer os grandes PCOs e DMCs a investirem em nós”, partilha.

A ATP foi o empurrão de que precisava para decidir investir na área dos eventos e pôr as mãos na massa em termos de produção. “Já conhecia bem a Alfândega do Porto, desenvolvi um carinho muito grande pelo espaço, por ser o maior (e agora posso confirmar, o melhor) espaço para receber eventos no Porto e quando surgiu a hipótese de lá trabalhar, tive de a agarrar”. Neste espaço incontornável da cidade trabalha em eventos internacionais – a área de que mais gosta – mas também noutros eventos de variada índole.

Escritório com vista

“Tenho a sorte de ter um escritório de 36.000m2, em pleno coração da cidade mais bonita de Portugal. Motiva‑me a vista que tenho todos os dias, basta olhar pela janela e vejo o rio Douro, há melhor motivação do que esta?”, diz com um sorriso Andrea Santos. Mostrar este edifício histórico é algo que lhe dá muito prazer. “Conseguimos transformar uma visita técnica numa miniaula de história. É fantástico, sobretudo com os clientes internacionais, que ficam maravilhados por conseguirem organizar os seus eventos com toda a modernidade necessária, dentro de um edifício destes”.

Além da vista, as pessoas com quem trabalha são responsáveis pela motivação que exibe todos os dias. “Entrei na Alfândega com 24 anos, esta equipa ensinou‑me o que sei sobre eventos, viu‑me crescer. Tratamos o edifício como se fosse a nossa casa. Todos os dias há uma história para contar sobre o evento do dia anterior, há muita entreajuda e motivação para fazermos mais e melhor”.

Os eventos fazem hoje parte do ADN de Andrea Santos. “Nunca fui pessoa de trabalhar das 9h às 18h e de acordar e saber o que me espera. Trabalhar em eventos é viver no incerto…a única coisa com que podemos contar é que vai haver imprevistos!”. Desta atividade o que mais gosta é da “diversidade dos clientes com quem trabalho, adoro ouvir as ideias extraordinárias que têm, mesmo que sejam totalmente impossíveis de fazer! Adoro ver os produtores dos eventos de moda a dar asas à sua criatividade, a forrar o edifício com palha ou com película aderente. Adoro ver os PCOs alemães, com a sua organização rígida (mas incrível), com todos os minutos contados e planos A, B, C, D e E para todos os imprevistos que possam surgir. Adoro não saber como vai ser o próximo evento que vou receber”, refere Andrea Santos. E de todas as fases do evento, a que prefere são as montagens. “Adoro ver o edifício cheio de pessoas a transportar caixas, a montar truss, a colocar luzes, a fazer testes de som. Ver o que podemos fazer a partir de uma sala vazia é incrível”, confessa. Esta paixão pelos eventos não lhe permite encontrar aspetos negativos, “só se for as vezes que saímos a poucas horas de voltarmos a entrar”.


A retoma e o empurrão da 54ª Capital do Móvel

De todos os eventos marcantes em que participou na Alfândega do Porto, Andrea Santos destaca aquele que marcou a retoma dos eventos presenciais ao centro de congressos. Na altura desta entrevista decorria a 54ª Capital do Móvel. “O processo de realizar ou não este evento foi verdadeiramente desafiante, andamos num vai‑e‑vem constante com a organização, sem saber se havíamos ou não de avançar”, descreve. A decisão acabou por ser avançar com o evento. “Desde que cumpríssemos todas as regras definidas pela DGS e primássemos sobretudo pela segurança de todos os envolvidos, a verdade é que precisávamos deste empurrão ‑ organizar uma feira numa situação destas, nunca vivida”. O evento é marcante por ser a “prova de que o nosso setor pode adaptar‑se a qualquer dificuldade que surja. Não podemos é parar!”.

Quem trabalha nos eventos tem sempre imensas histórias engraçadas para contar. Pedimos algumas a Andrea Santos. Um dos momentos mais hilariantes que viveu foi no Samsung Forum 2019. “Foram 20 dias incríveis, em que praticamente vivi na Alfândega. Passava os dias com a organização, que era coreana, e com a produtora, que era alemã. Neste tipo de eventos desenvolvemos uma relação especial com os clientes e facilmente nos tornamos amigos. Em poucos dias construíram uma zona expositiva que fazia inveja a qualquer grande loja de eletrodomésticos, e no final, quando chegou o dia da desmontagem, a sala transformou‑se num campo de guerra. Os alemães, que até então tinham sido tão regrados, com horários e tarefas tão bem definidas e sem qualquer margem de manobra para erros, neste dia, colocaram a música nas alturas, pegaram nos maiores martelos e picaretas que tinham e começaram simplesmente a partir tudo. O responsável chamou‑me, a dizer que tinha havido um problema, e quando cheguei à sala estavam à minha espera, com uns óculos de proteção e uma picareta do meu tamanho e convidaram‑me para destruir uma das peças centrais da exposição. De repente estava eu, no alto dos meus 50kg, a tentar partir paredes, com dezenas de alemães à minha volta a bater palmas. Foi hilariante”.

Outro momento caricato aconteceu também recentemente e foi numa feira de roupa infantil. “Eram tantas mães e grávidas a exigir estacionamento que eu passei as 10 horas do evento no parque a estacionar carros. Até aí, sem problema, porque na nossa função fazemos de tudo um pouco, o único problema é que eu também estava grávida de seis meses. Quando cheguei a casa vi que estava com um escaldão enorme e fiquei dois dias sem me conseguir mexer. Na altura não me ri, mas agora olho para trás e só me posso rir da minha figura, com aquela barriga enorme, a correr atrás dos carros para os conseguir estacionar”.

Como é inevitável, houve um problema

Um gestor de eventos é quase por definição um gestor de imprevistos. Às vezes há alguns muito complicados. “No Samsung Forum, correu tudo bem, os clientes estavam maravilhados com todos os fornecedores portugueses, elogiavam constantemente a nossa capacidade de trabalho e esforço. No entanto, e como é inevitável, houve um problema. Sem qualquer culpa do fornecedor responsável, o pórtico construído à entrada do edifício ficou bastante danificado com as alterações climáticas que existiram na altura. Isto aconteceu num domingo, e o evento começaria no dia seguinte, sendo que a entrada era obviamente um elemento fulcral para o sucesso do evento – era o cartão de visita, a primeira impressão, o local onde seriam tiradas as principais fotografias. O fornecedor não teve como resolver a situação no tempo disponível, e não conseguimos resolver junto de mais nenhuma empresa portuguesa. Estávamos prestes a desmontar o pórtico, quando o cliente (agência Coreana), nos comunica que tinha resolvido: mandou produzir outro pórtico no seu fornecedor habitual na Áustria, a peça chegaria de madrugada num avião privado e quem a montaria seria uma equipa já conhecida da empresa, que iria viajar de urgência de França… Foi a primeira vez que não consegui resolver um problema de um cliente. Senti‑me desiludida, mas ao mesmo tempo maravilhada com a solução. Ficamos a noite toda para garantir que o pórtico seria montado a tempo. E às 8h da manhã cá estavam, os participantes, a entrar e a tirar fotografias, sem ter a mínima noção de tudo o que tinha acontecido até então”.

 

Cláudia Coutinho de Sousa

Tags: Vida de Eventos, Histórias, Profissionais de eventos

26-11-2020