Opinião

O anfitrião e as suas responsabilidades

Num pequeno ou grande evento, o papel do anfitrião é decisivo.

Características fundamentais num anfitrião

Nos cuidados indispensáveis e da responsabilidade do anfitrião/anfitriã surge, em primeiro lugar, a elaboração da lista de convidados e a apresentação atempada do convite. Por exemplo, em micro eventos, deve contactar telefonicamente as pessoas que quer reunir. Poderá, posteriormente, remeter um pró‑memória. Ao planear o acontecimento deve ter o cuidado de seleccionar pessoas com motivações e gostos comuns.

No dia do evento, quem convida deve receber com delicadeza e proporcionar a cada convidado a atenção que este merece. Todo o espaço deve estar na mais rigorosa arrumação e agradável apresentação: este detalhe impacta positivamente os participantes. À chegada, a anfitriã (ou os anfitriões, dependendo da situação) deve apresentar os convidados, se eventualmente não se conhecerem. No decurso do evento deve procurar, na medida do possível, dedicar atenção aos presentes, criando polos de interesse comum com o objectivo de estabelecer um diálogo útil. Se incluir uma refeição, o menu deve agradar ao maior número de indivíduos. O bom senso é indispensável e excluem‑se os pratos que não são, por regra, apreciados. No final do evento, agradece a presença e despede‑se dos convidados.

Opções para distribuir convidados à mesa de refeição

Entendemos que em encontros profissionais os lugares devem ser previamente definidos. Quem convida é quem conhece o grupo e, por isso, é quem dispõe de informação sobre as precedências, os interesses e os objectivos de cada um. Recorde‑se que é importante proporcionar um momento agradável e espaço para conversar.

À mesa pode organizar‑se dois tipos de presidência: à francesa (quem preside senta‑se ao centro da mesa) e à inglesa (quem preside senta‑se nos topos da mesa). É muito frequente que se opte, em encontros privados, pela presidência à inglesa, ou seja o anfitrião senta‑se no topo da mesa e à sua frente o seu cônjuge. Ambos os modelos são acertados, é uma questão de preferência dos próprios, em função dos seus objetivos. Os lugares à direita e à esquerda de quem preside são os mais importantes do ponto de vista protocolar.

Quando o encontro é informal, os anfitriões podem optar por deixar à consideração dos presentes a escolha dos respectivos lugares.

Dúvidas frequentes:

- Deve servir‑se a refeição quando os convidados chegam ou esperar algum tempo?

É aconselhável haver um período de tempo antes da refeição principiar. É um momento óptimo para os convidados se cumprimentarem, conversarem e tomarem um aperitivo.

- O que fazer no caso de um convidado estar atrasado? Quanto tempo se deve esperar?

Depende de quem é o convidado e de quem está à espera. Consideramos que quinze minutos após a hora marcada é um período de tempo de espera justo. Refira‑se, complementarmente, que os atrasos causam inúmeros transtornos, em particular na manutenção e na apresentação com qualidade dos próprios alimentos.

- Como se deve processar o serviço?

Em situações profissionais, o serviço tem início no convidado de honra ou na pessoa de maior estatuto, seguindo‑se as precedências empresariais, sendo o anfitrião a última pessoa a ser servida. Note‑se, contudo, que é fundamental escolher previamente o tipo de mesa e o tipo de presidência afim de se cumprirem os objetivos.

- Que regras se aplicam em refeições volantes?

As refeições de pé são uma solução quando se quer receber um número elevado de pessoas e não é possível sentá‑las numa mesa, ou quando há restrições orçamentais. Se o objectivo for uma menor formalidade, este modelo é, também, acertado. Este tipo de evento pode trazer algumas dificuldades aos convidados, dado ser desconfortável segurar no prato e no copo e ainda degustar a refeição, tentando manter uma conversa de forma elegante.

Detalhes importantes

O tamanho da mesa deve ser proporcional ao número de comensais.

Nunca se devem sentar treze pessoas à mesa de refeição.

Preferencialmente deve convidar‑se um número equilibrado de homens e de mulheres.

A toalha e o serviço de jantar devem ser de boa qualidade.

O guardanapo (de tecido) deve ser colocado do lado esquerdo (depois é posto, sobre o colo, antes da refeição ter início e no final fica em cima da mesa).

As flores decorativas devem ser naturais e frescas.

Ao montar o lugar coloca‑se na mesa um copo de água, um copo de vinho tinto e um copo de vinho branco. Caso se queira fazer um brinde deve acrescentar‑se o copo correspondente à bebida, por exemplo: um copo de vinho do Porto ou uma flûte de champagne.

O pão deve ser colocado num prato do lado esquerdo.

O anfitrião é a pessoa que prova e aprova o vinho.

Deve evitar‑se a selecção de alimentos difíceis de comer e que exijam utensílios específicos (crustáceos, por exemplo).

Por Cristina Fernandes e Susana de Salazar Casanova, especialistas em protocolo

Tags: Protocolo, Eventos, Anfitrião

09-10-2018