Opinião

Assentamento de convidados em plateia

Qual o objetivo do assentamento num evento empresarial?

Dar a cada um o lugar que lhe compete pela função que exerce para que todos os convidados sintam que foram bem tratados. Muitos organizadores de eventos portugueses desconhecem o termo assentamento e usam indistintamente as palavras inglesas “seating” ou “sitting”, sem saber que designam coisas diferentes: seating é a forma como os lugares estão distribuidos e sitting é o verbo sentar. Ou seja, sitting é o que fazemos e seating é onde o fazemos.

Pessoalmente prefiro dizer plano de assentamento, por ser o termo utilizado desde o século XV. Com efeito, no “Livro vermelho de D. Afonso V”, existe um capítulo intitulado «Determinação do conselho d’el Rei acerca da maneira que se haja de ter com os embaixadores dos reis e príncipes estrangeiros que à sua corte vierem e acerca do assentamento em sua capela como das outras cerimónias» que inclui gravuras elucidativas sobre este plano de assentamento.

Quando estou a trabalhar na consultoria protocolar de um evento, só descanso quando todas as autoridades, anfitriões e convidados já tomaram assento nos seus lugares e a cerimónia pode arrancar. Mas para que isto aconteça sem falhas, é preciso que alguém tenha feito ‑ e atualizado ao minuto ‑ o plano deste assentamento.

Este plano pode começar a ser estabelecido a partir do momento em que os organizadores já obtiveram cerca de 75% das confirmações. Através de programas informáticos (como o Excel), é possível ir trabalhando com estas listas de confirmações de forma a ordenar os participantes pela sua precedência e depois atribuir um lugar na primeira fila aos anfitriões e autoridades. A seguir distribuem‑se os outros convidados pela planta da sala.

Se houver mesa de presidência no palco, estes esquemas retirados do livro “Imagem e Sucesso‑guia de protocolo para pessoas e empresas “1 parecem‑me os mais adequados:

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No caso de o auditório ter coxia central, a divisão dos convidados começa por ser feita nas duas filas da frente, podendo colocar‑se na fila do lado esquerdo de quem entra (que fica à direita de quem preside na mesa), as outras autoridades presentes, que não tiveram lugar na mesa da presidência. Do lado direito de quem entra, sentam‑se os dirigentes da empresa com outros convidados da sociedade civil.

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Nos tempos que correm, a maioria dos organizadores de eventos prefere não ter mesa de presidência no palco, apenas um púlpito para não criar o efeito de distância entre público e oradores. As entidades são chamadas por um mestre de cerimónias para fazer a sua intervenção a partir desse púlpito. Neste caso, o esquema mais adequado é o seguinte, porque não havendo presidência no palco, a fila mais importante passa a ser à direita de quem entra na sala:

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Parece relativamente simples. No entanto, por mais preparativos e planos de assentamento que se tenham feito, é comum em Portugal, meia hora antes de o evento arrancar, quando já se está a fazer a acreditação dos primeiros convidados, começarem a chover telefonemas: «O Sr Xpto afinal não vem!!! O que fazemos?» «Acaba de chegar uma entidade que não confirmou a presença» ou «Chegou uma pessoa em representação de outra!! Onde a colocamos?».

O essencial é contar de antemão com estes imprevistos e nunca perder a calma. Como em protocolo não existem “problemas”, apenas “situações”, com muita ponderação e bom senso, os responsáveis de protocolo vão reordenando as presenças e preenchendo os lugares das primeiras filas, sem deixar lugares vagos nas outras filas, como se fosse um puzzle. Posso garantir que a tradução desta palavra para português define bem esta tarefa protocolar: é um autêntico “quebra‑cabeças”!

Se quando todas as autoridades já tiverem tomado assento, se verificar que sobrou uma cadeira vaga na coxia, o responsável pelo protocolo pode ocupar esse lugar. Daí é facilmente localizado pelos outros elementos da organização com quem pode comunicar discretamente para resolver todas as situações que surgirem até ao final da cerimónia.
 

Isabel Amaral, Presidente da Associação Portuguesa de Estudos de Protocolo

 

1. Imagem e Sucesso – Guia de Protocolo para Pessoas e Empresas”, Isabel Amaral, Casa das Letras, 2017

Tags: Assentamento, Protocolo, APOREP

12-09-2019