ARQUIVO

Desenhar melhores reuniões

O futuro é radiante! Os próximos 12 meses vão ver um aumento na actividade de reuniões por toda a Europa, segundo uma das principais empresas do sector a nível mundial. Em Novembro, a American Express Meetings & Events publicou o relatório anual de previsões para 2016. Os resultados têm leituras interessantes para toda a cadeia de valor. À medida que a maioria das economias europeias se torna mais forte, os gastos em eventos corporate e o número de delegados previsivelmente vão gozar de um modesto crescimento. Aos inquiridos foi-lhes perguntado sobre os planos para o próximo ano, para as vendas, marketing, formação e eventos internos, reuniões de executivos, lançamento de produtos, conferências e incentivos. Se todas estas categorias vão assistir a um crescimento, a formação e os eventos internos vão crescer mais rapidamente.

O relatório mostra que as questões do orçamento ainda são preponderantes quando se trata de escolher um destino. O acesso a aeroportos e a proximidade das instalações onde decorre o evento também são factores relevantes. Mas de uma forma geral a indústria prepara-se para um ano em cheio. Haverá então alguma altura mais apropriada do que esta para reavaliar a forma como as reuniões são desenhadas e conduzidas? Nestes tempos austeros, as empresas são obrigadas a gastar tempo e dinheiro de forma sensata. Com programas bem desenhados, há grandes poupanças de dinheiro e ganhos de produtividade.

Escolher o foco

A arte das reuniões é muitas vezes mal compreendida. Como os jornais, telefones, sites e brochuras, é um meio de comunicação que só funciona se for bem usad. Podem ser três pessoas numa sala pequena do escritório; pode ser uma sessão educacional para 500 colaboradores num salão de hotel. O tamanho não interessa. O princípio é o mesmo: o conteúdo e o design têm de ser criados especificamente para a audiência e para os objectivos do promotor. A preparação é fundamental. Isto pode parecer óbvio, mas muitas reuniões são realizadas apenas por hábito. Outras são preparadas por pessoas cujo foco é a logística e a operação, sem talvez saberem o porquê. Muitas delas têm subjacente uma boa razão para reunir as pessoas, mas não articulam bem aquilo que querem atingir. O maior desafio é que grande parte dos promotores formula objectivos vagos. E não sabem que há formas alternativas de conduzir reuniões, então usam formatos e processos já existentes. Há uma miríade de exemplos, mas o que me vem à cabeça é este: sentar os delegados em anfiteatro em salas escuras não funciona quando se quer interactividade. Isto pode parecer senso-comum, mas na verdade acontece muitas vezes.

Um outro desafio com que confronta qualquer reunião é manter o delegado envolvido. O défice de atenção não é somente característica dos Millennials. É muito fácil para as pessoas se distraírem com os smartphones e tablets quando deviam estar atentas aos oradores e às apresentações. Mas podemos culpá-las se o conteúdo é aborrecido ou irrelevante? É por isso que a preparação é tão importante. Se houver uma falha em atingir a nota certa com os participantes pode desmotivar o staff e desperdiçar dinheiro da empresa. O formato, a experiência e o tom suportam o conteúdo e o objectivo geral das reuniões.

Fazer o trabalho de casa

Para começar o promotor do evento tem que ter claro quais são os objectivos para depois poder formular um bom programa. Depois, em conjunto com o meeting designer tem de perder tempo a entender o perfil dos delegados ou da audiência. Se estes passos não são dados a reunião está destinada a falhar. Faça uma análise do perfil do delegado e certifique-se que eles vão ter o que precisam e de forma envolvente.

Há determinadas características das reuniões que devem ser tidas em conta. A presença física, por exemplo, é muito importante. Não se trata de uma conference call. As pessoas estão no mesmo espaço e juntas. A forma como se sentem é muito importante. Por definição, uma reunião é fora daquilo que é a “nossa realidade”. Uma reunião é quase uma suspensão no tempo onde as ideias são discutidas e desenvolvidas com muito mais liberdade do que no “mundo real”. Depois o que resulta das reuniões deve ser implementado no “mundo real”. O promotor, como mencionado anteriormente, pode ter uma ideia da direcção que a reunião pode tomar. Mas se os objectivos não estiverem bem articulados com o meeting design não vai ser fácil chegar ao resultado esperado. Ajuda, em quase todas as instâncias, o promotor desenhar um mapa (em papel) com o caminho que os conteúdos devem seguir. São blocos que vão criar as fundações de um a reunião de sucesso. Sem algum deles, o projecto pode falhar.

Storytelling

O espaço do evento é importante. E também o transporte que os delegados utilizam para lá chegar. Boa comida e bebida fazem parte da experiência. Mas estes aspectos são periféricos em relação ao conteúdo. Não há conteúdo, não há reunião. Em teoria, a reunião podia ter lugar sem os periféricos. Acertar com os objectivos de conteúdo não é fácil; podemos dizer que o objectivo é ser uma plataforma de networking ou um espaço de troca de ideias. Mas tem de ser mais específico: se, por exemplo, o promotor quer que cada delegado tenha pelo menos 10 conversas que conduzam a um follow-up proveitoso. Com isto, o designer tem mais com que trabalhar. Se o objectivo é que cada participante diga pelo menos uma frase a cada uma das outras pessoas naquele espaço, isso requere um tipo específico de interacção. Esse nível de detalhe na formulação de objectivos é essencial para desenhar a reunião.

A distribuição do conteúdo é decisiva. Conte histórias verdadeiras e autênticas. Torne o conteúdo “peganhento” ao relacioná-lo com instintos humanos como o amor, a luxúria, o medo, o prazer. Faça conexões com as vidas das pessoas; os delegados reagem melhor a conteúdo com que tenham algo a ver. É a chave para a inspiração. E a forma mais eficaz de gerar interacção. Ou, talvez, até criar conflito. Poderá haver uma escolha moral a ser feita no final de uma discussão? As pessoas vão ter histórias, opiniões e experiências para partilhar. Isso deve ser tido em conta para o benefício da reunião.

Medir o sucesso e olhar para a frente

Há resultados qualitativos e quantitativos em cada reunião. Os quantitativos devem ser medidos para determinar o ROI. Os qualitativos requerem avaliação com base em critérios subjectivos, mas fornece indicadores chave quanto à eficácia de cada projecto. Certifique-se que estes resultados são avaliados.

O mundo das reuniões e eventos está em grande desenvolvimento. Há cada vez mais conhecimento sobre o comportamentos das pessoas e como as influenciar. As reuniões de sucesso podem trazer grandes mais-valias aos negócios, seja em poupanças, aumento da produtividade, motivação das pessoas ou desenvolvimento de negócio. Mas para maximizar essas oportunidades, os promotores e os organizadores têm de começar a pensar de forma diferente. A inércia não pode estar no caminho do desenvolvimento do design de reuniões.

Esta opinião foi baseada em entrevistas e artigos de Mike Van Der Vijver, fundador do MindMeeting, e elaborada pela Connections Meetings, evento que vai decorrer em Lisboa e no Algarve de 9 a 11 de Dezembro de 2016.