A IA, o protocolo e a organização de eventos

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Gerardo Correas | ©Escuela Internacional de Protocolo y Eventos

Nas Jornadas Internacionais do Protocolo, Gerardo Correas vai abordar a inteligência artificial (IA) no contexto do protocolo e dos eventos.

‘O Protocolo e a Organização de Eventos no âmbito da Inteligência Artificial’ é o tema da conferência de Gerardo Correas, da Escola Internacional de Protocolo e Eventos, de Espanha. À Event Point explica como a IA está a transformar o papel do protocolo na organização de eventos e deixa dicas de ferramentas e boas práticas.

As XX Jornadas Internacionais de Protocolo, da APorEP (Associação Portuguesa de Estudos de Protocolo), decorrem a 26 e 27 de novembro, no Grande Auditório Jerónimo Martins, na Nova SBE – Campus de Carcavelos.

Como é que a IA está a transformar o papel do protocolo na organização de eventos?

A IA está a transferir parte do trabalho operacional e analítico do protocolo (logística, atribuição de espaços, gestão de participantes, análise pós-evento) para sistemas que automatizam decisões e personalizam a experiência, enquanto o papel humano se desloca para a supervisão estratégica, a interpretação ética e o cuidado com os detalhes simbólicos — ou seja, menos tarefas repetitivas e mais decisões com critério protocolar. Isso vê-se hoje em plataformas que usam IA para personalizar agendas e networking e para otimizar marketing e capacidade.

Que ferramentas de IA são já utilizadas no planeamento de eventos protocolares?

Ferramentas e utilizações concretas que já estão em prática:
- plataformas de gestão/bilhética com IA para segmentação, previsão de afluência e análise de ROI (por exemplo, Eventbrite, Bizzabo, Cvent);
- aplicações de networking e personalização (Swapcard, Grip) que combinam perfis e recomendações automáticas de contactos/sessões;
- modelos de linguagem (ChatGPT, Copilot) para redigir comunicados, discursos, guiões de protocolo, e-mails e guiões de atendimento ao convidado;
- sistemas de vídeo/visão artificial e IoT para monitorizar lotações, detetar aglomerações e alertar a segurança em tempo real.

Como é que a IA pode ajudar a prever imprevistos ou gerir crises durante um evento?

Usos práticos e comprovados:
- monitorização em tempo real: análise de câmaras + sensores para detetar aumentos de densidade, quedas ou comportamentos anormais e avisar antecipadamente a equipa de segurança;
- previsão com dados históricos: modelos que calculam a probabilidade de congestionamentos por hora, clima, entradas/saídas e, assim, permitem ajustar portas, pessoal e horários;
- comunicação automática multilingue (chatbots) para orientar os participantes, corrigir fluxos e reduzir o pânico em situações de confusão;
- simulações e “what-if”: executar cenários (falha de som, corte de energia, evacuação parcial) para preparar protocolos alternativos e tempos de resposta.

Como se pode garantir que a IA não compromete a sensibilidade cultural e o toque humano do protocolo?

Boas práticas concretas:
- supervisão humana obrigatória: as decisões sensíveis (distribuição de lugares de honra, compromissos protocolares, mensagens às delegações) devem ter um selo humano — a IA sugere, o humano valida (princípio “human-in-the-loop”);
- transparência e explicação: usar modelos/serviços que permitam auditar por que recomendam determinadas aplicações (evitar caixas negras em decisões que afetam a dignidade ou a representação);
- revisão cultural: rever os resultados da IA por equipas multiculturais e com especialistas em protocolo para evitar erros de etiqueta, tradução ou imagens inadequadas;
- privacidade e consentimento: quando a IA usa o reconhecimento facial ou dados pessoais, é preciso certificar o cumprimento das leis e comunicar isso claramente aos participantes. As diretrizes europeias de IA e privacidade oferecem estruturas úteis para isso.

Que novas competências é que os profissionais de protocolo devem desenvolver?

Lista prática (prioritária):
- alfabetização em dados e IA: compreender o que um modelo faz, limitações e métricas básicas (precisão/recall, bias);
- governança e ética da IA: regulamentação aplicável, privacidade, consentimento e transparência;
- interoperabilidade técnica básica: saber integrar APIs, gerir fornecedores SaaS e ler painéis operacionais;
- competências híbridas: negociação e comunicação digital (gestão de chatbots, gestão de crises comunicativas nas redes);
- conceção de experiências: como traduzir critérios protocolares (hierarquia, precedência, simbologia) em regras que a IA possa aplicar sem perder o toque humano.

Formação recomendada: cursos de curta duração sobre IA aplicada a eventos, workshops de simulações de crise com ferramentas de IA e exercícios de revisão de resultados multiculturais.