Cinco dicas para tornar a logística de eventos mais simples
10-04-2024
# tags: Logística , Venues , Eventos , Dicas
Garcia Newell, diretor regional de Desenvolvimento Comercial da DSV, parceiro oficial de logística do ExCeL London, deixa dicas nesta área.
A logística é uma das áreas fundamentais na organização de um evento e convém ser pensada com cuidado, já que o mínimo descuido pode causar problemas. Tendo em conta os seus anos de experiência, Garcia Newell deixou cinco dicas para uma logística de eventos mais simples.
O tempo é tudo. Pode parecer óbvio, mas é importante planear com bastante tempo as expedições, sejam elas por via rodoviária, aérea ou marítima. Os organizadores devem certificar-se que existe uma contingência para permitir tempos de trânsito, formalidades alfandegárias e atrasos inesperados. No que toca ao transporte aéreo, um transitário especializado pode aconselhar sobre o calendário mais eficaz para garantir que tudo chega a tempo para o evento, embora seja a opção menos sustentável.
Trabalhar com transitários experientes. Do seguro à documentação, o planeamento de um evento torna-se, inevitavelmente, um pouco mais difícil quando é necessário atravessar uma fronteira. Por isso, os organizadores devem trabalhar com um transitário experiente que os orientarem ao longo do processo.
Cuidado ao carregar e descarregar. O transporte de bens para um evento é um aspeto, mas não é o único, já que estes têm de ser transferidos em segurança para o veículo e, depois, para o seu lugar no evento. É necessário pensar como os artigos, especialmente se forem pesados ou frágeis, podem ser descarregados. No caso de ser necessário algum equipamento especializado, como uma empilhadora, por exemplo, a reserva deve ser feita atempadamente – os pedidos tardios podem comprometer o tempo de entrega e também ser dispendiosos.
Armazenamento do material. Se forem organizados vários eventos no mesmo local, os organizadores podem considerar a possibilidade de aí armazenarem equipamento ou materiais para poupar nos custos e na pegada ambiental. A maior parte dos venues e dos fornecedores de logística estão normalmente abertos a este tipo de pedidos, de acordo com Garcia Newell.
Pedir conselhos. Os organizadores não devem ter receio de falar com os fornecedores de logística para obter conselhos. No fim de contas, organizar um evento é um grande empreendimento, por isso, deixar a logística para os profissionais permite que os organizadores se concentrem em tirar o máximo partido do evento.
