Knower: “O segredo está na antecipação”

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A Knower renovou a parceria com o Rock in Rio Lisboa e prepara uma operação com mais de 500 profissionais.

A empresa especializada em soluções de outsourcing e gestão de operações mantém-se como Parceiro Oficial de Operações do festival, prolongando uma colaboração que teve início em 2022. A equipa responsável pela coordenação e gestão das operações da Knower no Rock in Rio Lisboa – composta por Cláudia Sobral, Diana Costa e Sandra Oliveira – explica os desafios, os bastidores e a aposta na sustentabilidade, em entrevista à Event Point.

Uma parceria assente na confiança e na experiência

A equipa responsável explica que a renovação da parceria com o Rock in Rio Lisboa, pela terceira edição consecutiva, representa “a consolidação de uma relação de confiança entre a Knower e uma das maiores marcas de entretenimento do mundo”. Além disso, esta continuidade traduz também “um reconhecimento da capacidade da Knower para responder, com consistência, eficiência e qualidade, a um contexto operacional de elevada exigência”.

A longevidade desta relação, acrescenta, resulta “de um trabalho contínuo, desenvolvido edição após edição, assente em operações sólidas, gestão rigorosa de pessoas, formação adequada, capacidade de adaptação e cumprimento dos mais elevados padrões de qualidade e conformidade”. Num evento desta dimensão, sublinha, “não há margem para improviso”.

Para a Knower, esta renovação da parceria permite ainda “aprofundar a relação e capitalizar o conhecimento acumulado ao longo das várias edições”, incorporando aprendizagens operacionais que ajudam a antecipar necessidades e a reforçar a qualidade da entrega.

Os desafios de uma operação de grande escala

Sobre os desafios associados a uma operação desta dimensão, a equipa da Knower refere que o Rock in Rio Lisboa exige uma coordenação particularmente rigorosa ao nível da logística, da gestão de pessoas e do controlo operacional. Afinal, trata-se de um evento “que mobiliza centenas de profissionais, diferentes equipas, múltiplos fornecedores e uma enorme afluência de público” num curto espaço de tempo, o que implica “um planeamento extremamente rigoroso e uma execução muito bem coordenada”.

Um dos principais desafios apontados é a “compressão temporal”, já que são “quatro dias de festival, distribuídos por dois fins-de-semana, com uma janela de execução curta, mas com níveis de exigência muito elevados”. E tudo “com consistência desde o primeiro momento, sem margem para improviso ou falhas que possam comprometer a experiência do público ou o funcionamento global do evento”, frisa a equipa.

A natural imprevisibilidade de uma operação desta dimensão, marcada por fatores como as condições meteorológicas, os fluxos de público ou alterações de última hora, obriga também a uma “capacidade de resposta imediata, sem comprometer a qualidade dos serviços de base”. A Knower vai assegurar a gestão operacional de serviços de limpeza e promoção e isso “implica processos integrados, coordenação permanente e equipas ajustadas à complexidade e ao ritmo do evento”.

A gestão eficiente das equipas em contexto de elevada pressão é outro desafio, acrescenta a equipa responsável, sendo “fundamental garantir que todos os profissionais estão devidamente preparados, formados, equipados e enquadrados”, e a trabalhar em condições seguras.

A logística assume um papel importante – “desde a distribuição de materiais, utensílios e EPIs até à gestão de stocks e necessidades em tempo real” – e a qualidade é uma prioridade. “Num evento desta dimensão, não basta garantir que tudo funciona; é necessário assegurar uniformidade nos procedimentos, capacidade de adaptação, monitorização constante e melhoria contínua ao longo de toda a operação.”

Mais de 500 profissionais recrutados para o evento

Questionada sobre a preparação de uma operação que envolve o recrutamento de mais de 500 profissionais, a equipa responsável pela operação da Knower explica que todo o processo começa vários meses antes do festival e “exige uma estrutura organizacional muito rigorosa”. O recrutamento é apenas o ponto de partida, sendo essencial garantir que cada profissional é “integrado, preparado e acompanhado dentro de uma lógica operacional muito bem definida e alinhada com aquilo que o Rock in Rio Lisboa procura”.

A preparação passa por diferentes fases, desde a definição dos perfis necessários e a seleção das equipas até à formalização contratual, organização de escalas, ações de formação e briefings operacionais. “Tudo isto exige processos ágeis, comunicação eficiente entre as diferentes áreas envolvidas e um controlo permanente de cada etapa”, afirma.

A formação assume um “papel central”, não apenas ao nível técnico, mas também na transmissão dos padrões de serviço, regras de segurança e procedimentos operacionais. Paralelamente, existe uma forte componente logística para “assegurar que cada equipa tem os recursos adequados para desempenhar as suas funções, desde materiais e utensílios até equipamentos de proteção individual e informação operacional atualizada” – tudo para que, no terreno, “a execução decorra de forma fluída e sem falhas”.

A experiência acumulada nas edições anteriores do festival permite à Knower “antecipar necessidades, identificar possíveis constrangimentos, dimensionar equipas com maior precisão e reduzir o tempo de integração, sem comprometer a qualidade da operação”. No fundo, resume, “o segredo está na antecipação, na comunicação constante, na robustez dos processos e na capacidade de adaptação rápida a qualquer imprevisto”.

Os perfis mais procurados nos grandes festivais

Sobre os perfis mais procurados para trabalhar num grande festival, a equipa conta que as organizações valorizam cada vez mais profissionais “versáteis, responsáveis e capazes de trabalhar em ambientes dinâmicos, exigentes e com forte contacto com o público”. Embora a experiência continue a ser relevante, destacou que competências comportamentais como “capacidade de adaptação, proatividade, espírito de equipa, comunicação, sentido de responsabilidade e orientação para o serviço” são hoje determinantes.

“Entre os perfis mais procurados estão funções de apoio ao público, logística, controlo de acessos, assistência à produção, hospitality, promoção e ativação de marcas, coordenação de equipas, field marketing, apoio ao cliente e funções técnicas especializadas, nomeadamente na área da limpeza”, acrescenta. “Num evento desta dimensão, a componente comportamental pesa tanto quanto a técnica”, sublinha. Saber trabalhar sob pressão e ter sensibilidade para temas como sustentabilidade também é uma mais-valia.

O que acontece nos bastidores

O que acontece nos bastidores de um grande festival é uma “verdadeira operação de precisão, preparada com meses de antecedência e em funcionamento contínuo muito antes da abertura de portas ao público”. O espetáculo que o público vive resulta “do trabalho coordenado de centenas de profissionais que asseguram, em simultâneo, logística, segurança, limpeza, apoio ao público, controlo de acessos, sustentabilidade, produção e resposta a imprevistos”.

A equipa da Knower lembra que, durante o evento, tudo decorre em tempo real, com equipas no terreno, coordenadores de área, distribuição de materiais, monitorização de procedimentos e gestão de incidentes. A limpeza do recinto, exemplifica, “não acontece apenas no fim do dia; decorre em paralelo com o festival, de forma planeada e contínua”. E grande parte do sucesso do evento “depende precisamente desta estrutura invisível”, que garante que tudo funciona “de forma organizada, segura e eficiente”.

Sustentabilidade integrada na operação

A propósito da distinção atribuída à Knower em 2022 com o Prémio Rock in Rio Atitude Sustentável, na categoria Fornecedor, a equipa refere que, num festival, a sustentabilidade “não é uma dimensão meramente simbólica” e que deve estar integrada na operação “desde o planeamento até à execução no terreno”, com medidas como “a separação de resíduos, a redução de materiais descartáveis, a gestão eficiente de stocks, a otimização logística, a utilização responsável de recursos e a redução de desperdício”.

Contudo, a sustentabilidade “vai além da componente ambiental”, estando também ligada “à segurança, à valorização das equipas, à formação dos profissionais e à criação de condições de trabalho adequadas”. Para a equipa, “uma operação sustentável é uma operação mais eficiente, mais organizada e mais responsável”.

O prémio recebido pela Knower reconheceu, assim, “essa capacidade de transformar boas práticas em ação concreta no terreno”, demonstrando que é possível conciliar excelência operacional com uma experiência de festival “mais consciente, responsável e alinhada com os desafios atuais dos grandes eventos”.