Uma abordagem inteligente para o sucesso em feiras comerciais

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Participar numa feira como a IBTM World é uma oportunidade única para aumentar a notoriedade da marca, gerar leads, estabelecer contactos com pessoas que partilham os mesmos interesses e impulsionar o desenvolvimento da carreira.

No entanto, os custos associados à participação podem aumentar rapidamente. Neste artigo, exploramos como se pode preparar para o evento, maximizando a participação, ajudando-o a aproveitar ao máximo cada momento.

Definir o sucesso

Identificar o que significa sucesso em feiras comerciais para o negócio é um primeiro passo crucial, que molda tanto o planeamento pré-evento como as atividades a que dá prioridade durante o próprio evento. Definir objetivos claros e medir o retorno do investimento (ROI) permite tomar decisões claras e informadas sobre a participação futura em feiras comerciais, ajudando a otimizar o orçamento de marketing ao concentrar-se nos eventos que geram os maiores retornos.

Para os expositores, o ROI pode ser calculado comparando a receita gerada ou o valor obtido com o evento aos custos investidos na participação. As métricas a ter em consideração incluem:

- Geração de leads: número de leads qualificados recolhidos durante o evento;

- Vendas: vendas diretas efetuadas durante ou imediatamente após o evento;

- Exposição da marca: o grau em que a visibilidade e o reconhecimento da marca aumentaram, geralmente medido através do envolvimento nas redes sociais, da cobertura da imprensa e do tráfego no stand;

- Envolvimento do cliente: o nível de interação com os potenciais clientes, incluindo conversas significativas, demonstrações e reuniões de acompanhamento;

- Oportunidades de networking: quaisquer novas parcerias, relações e ligações da indústria que tenha formado durante o evento.

Promover a presença

Participar numa feira comercial é uma oportunidade de ouro para maximizar a exposição da marca, destacar os membros da equipa e lançar novos produtos e serviços para o público-alvo. Esta atividade pode começar várias semanas antes do evento. O primeiro passo é contactar a assessoria de imprensa do evento e perguntar quais as oportunidades de promoção disponíveis para os expositores.

Desde dicas sobre conteúdos que possam interessar aos meios de comunicação presentes até à distribuição de comunicados de imprensa, existem diversas opções para aumentar a visibilidade de uma marca no evento, dependendo dos objetivos. A melhor abordagem depende das prioridades e dos objetivos da empresa ao participar no evento, por isso, contacte a equipa de RP e veja o que sugerem.

Certifique-se de que preenche o seu perfil no portal de expositores do evento para ajudar os potenciais contactos a encontrá-lo e a compreender melhor a sua empresa. Utilize as hashtags do evento ao publicar conteúdo sobre a sua participação. Se tiver alguma novidade para anunciar, elabore um breve comunicado de imprensa para distribuir pelos órgãos de comunicação social presentes e, caso a notícia seja particularmente relevante, considere realizar uma conferência de imprensa ou um evento no stand.

Fazer pesquisa

Fazer parte de um programa que combina fornecedores e buyers, como o programa Hosted Buyer da IBTM World, poupa tempo e complicações antes do evento e pode levar a oportunidades de negócio interessantes que não seriam consideradas de outra forma. A avançada tecnologia de matchmaking da IBTM dá aos expositores acesso a organizadores de eventos avaliados e adequados ao seu negócio, que procuram soluções ativamente e que estão prontos para fazer negócios.

Vai receber a sua agenda de reuniões antes do evento, o que dá muito tempo para pesquisar os buyers com quem se vai reunir e compreender as suas necessidades. Esta preparação prévia pode ajudar a tornar cada conversa mais produtiva, permitindo-lhe adaptar a abordagem, antecipar possíveis questões e fornecer as informações necessárias para que os compradores tomem decisões bem fundamentadas.

Aprimorar o discurso de apresentação

Envolver os participantes de forma eficaz é essencial para maximizar o seu ROI. Seja para encontrar contactos no pavilhão da feira, no stand da empresa ou em qualquer um dos muitos eventos de networking presenciais, estar preparado com um discurso de elevador bem elaborado pode ser muito útil. A descrição da empresa, em duas ou três frases, deve ser simples, fácil de compreender e memorável. Evite jargões e termos demasiado técnicos e lembre-se de se manter focado nos factos, em vez de exagerar na promoção.

Construir ligações sólidas aumenta a probabilidade de gerar um impacto duradouro e incentivar o envolvimento contínuo com a sua marca. Certifique-se de que a sua equipa está bem treinada e preparada para interagir com os visitantes com confiança e conhecimento, respondendo a perguntas e fornecendo informações de forma amigável e profissional.

Além disso, incorpore exposições interativas, demonstrações ao vivo e brindes promocionais com a marca que os participantes possam levar para casa. Estas estratégias podem ter um grande impacto no engagement e ajudar os participantes a lembrarem-se da sua marca.

‘Show time’

Toda a preparação culmina em alguns dias intensos e inspiradores no pavilhão da feira – e que passam num ápice. Com tanta coisa a acontecer, pode ser difícil dar conta de tudo. Esta é a oportunidade de colocar o planeamento em prática: construir novas ligações valiosas, gerar leads, fechar vendas, explorar potenciais parcerias e obter insights sobre as últimas tendências do setor. Aproveite cada momento para tirar o máximo partido do seu tempo na feira.

Capturar informações dos visitantes de forma eficiente e recolher leads é essencial para o acompanhamento pós-evento e para aumentar o potencial de ROI. Tire o máximo partido do IBTM World Exhibitor Dashboard e da Lead Manager App para monitorizar as impressões e o envolvimento do perfil, captar e qualificar leads durante o evento e analisar o desempenho dos leads por origem.

Não se esqueça de dosear o ritmo. Poderá estar em reuniões e negociações consecutivas, por isso, reserve algum tempo todos os dias para se desligar e fazer uma pausa nas conversas. Na IBTM World, existem zonas de silêncio dedicadas onde pode relaxar e recarregar energias, o que deve ser aproveitado para que se mantenha energizado e descansado durante o resto do evento.

Depois do evento – follow up

Mantenha o ritmo após o evento! Faça o acompanhamento em poucos dias, enquanto a marca ainda está fresca na memória dos participantes. Personalize os seus e-mails para refletir as suas conversas e os interesses de cada lead, e ligue para os potenciais clientes com maior potencial para transformar ligações promissoras em relações comerciais duradouras.

Por fim, dê um passo atrás e avalie o seu sucesso. Compare os resultados com os objetivos iniciais, desde os leads gerados e as vendas concretizadas até ao aumento da notoriedade da marca. Compreender o ROI vai ajudá-lo a melhorar o que funcionou, a tomar decisões mais inteligentes e a tornar cada feira comercial futura ainda mais bem-sucedida.