Como sentar entidades na mesa de presidência

Como sentar entidades na mesa de presidência

1. O que é de facto a presidência? Segundo o dicionário, presidência é o acto de presidir que, por sua vez, é ocupar o primeiro lugar ou o lugar de honra à mesa. Mas presidir é também dirigir, superintender e regular a ordem de trabalhos de uma conferência, por exemplo.

Regra geral, quem preside a um evento é quem o promove, ou seja o anfitrião ou o «dono da casa». Ele ocupa o lugar central. E é a partir desse lugar central que se ordenam as outras pessoas. Esse ordenamento tem de obedecer a critérios protocolares que sejam compreensíveis e possam ser aceites por todos os intervenientes.

Uma dúvida que pode surgir ao organizar um evento empresarial é saber quando é que o Presidente da Empresa deve ceder o seu lugar de anfitrião. Há aspectos da legislação oficial, cuja filosofia se pode adaptar ao caso das entidades privadas. Por exemplo, deve ficar assente que quem preside é quem organiza a cerimónia. Ou seja o lugar central deve ser ocupado pelo representante máximo da empresa ou instituição, colocando‑se o convidado mais importante à sua direita.

Se o evento organizado pela empresa contar com a presença de altas entidades, estas deverão ocupar lugar de relevo, seja a presidir, seja ao lado de quem preside, seja nas primeiras cadeiras dos convidados. Se coincidirem várias altas entidades deve respeitar‑se a lista de precedências estabelecidas no artº7º da Lei nº40/2006, de 25 de Agosto.

2. Em sessões solenes só se ocupa um lado da mesa de presidência, para que todos os que a compõem fiquem virados de frente para o público que assiste ao evento. Logo que se defina quem terá lugar na mesa de honra, tem de se arranjar uma mesa comprida onde caibam um mínimo de três e um máximo de 7 personalidades. Tanto a mesa como as cadeiras (a condizer) devem ser colocadas sobre um estrado que pode ser decorado (sem excesso) com arranjos de flores ou plantas ornamentais. A mesa deve estar devidamente tapada, pelo menos a parte da frente.

3. Os lugares são atribuídos de acordo com a importância ou a hierarquia das pessoas que nela tomam lugar. Regra geral, a presidência da mesa (o seu centro) cabe ao anfitrião, que coloca à sua direita e à sua esquerda, alternadamente, os restantes membros da mesa, por ordem decrescente de importância.

A mesa de honra deve ter lugares em número ímpar para que não haja dúvidas sobre quem preside. Assim, neste exemplo, sendo A o anfitrião, dá a direita o convidado mais importante (1) e a esquerda ao seguinte (2). O menos importante é evidentemente o nº 4:

Pode porém acontecer que, a convite do anfitrião, esteja na mesa uma entidade que ele queira distinguir especialmente ou a quem por lei deva ceder a presidência:

Esta é a disposição correcta da mesa sempre que esteja presente o Chefe de Estado ou o Presidente da Assembleia da República ou o Primeiro‑ministro, que segundo a lei 40/2006 devem presidir a qualquer evento “oficial ou não oficial” em que participem ocupando assim o lugar 1. O anfitrião pode optar por se sentar à esquerda do Presidente da República, dando a outro convidado que queira distinguir o lugar à direita do Presidente (2), sendo obrigado a fazê‑lo se também estiver presente o Primeiro‑ministro.

Existe ainda a possibilidade de o anfitrião ceder a presidência ao convidado de honra, mas, por entender que na mesa não tomará assento mais ninguém que queira particularmente distinguir, o anfitrião ficará sentado à direita do convidado a quem cedeu a presidência, transformando‑se por assim dizer no “primeiro convidado”:

Finalmente, existem ocasiões em que convém «diluir» a presidência, sentando um número par de pessoas na mesa de honra. Neste caso, a pessoa que preside, aquela que tem a primeira precedência (1), é a que estiver à direita de uma linha imaginária que divide a mesa ao meio e o anfitrião dá‑lhe a direita. Para o público em geral ficará a ideia de uma dupla presidência ou de uma presidência par (tilhada).