Jornadas de Protocolo vencem o desafio do digital
25-11-2020
As Jornadas de Protocolo da AporEP (Associação Portuguesa de Estudos de Protocolo) realizaram-se ontem, 24 de novembro, pela primeira vez em formato online. Inicialmente o evento estava pensado para ser presencial, com menos público de forma a cumprir as normas de segurança, mas o agravamento da pandemia obrigou a reinventar as jornadas. A opção foi transferir o evento para um ambiente online. Ao tomar esta opção, o importante, segundo Isabel Amaral, presidente da associação, era “não fazer má figura”. E por isso foram ao mercado para encontrar um parceiro para este tipo de eventos. “Como a maioria dos profissionais deste setor desconhecíamos tudo sobre a organização de um evento online. Mas fizemos aquilo que qualquer empresa deve fazer quando não tem conhecimento de determinada realidade. Entramos em contacto com o Nuno Seleiro, Marketing Manager da Asserbiz, que aceitou guiar os nossos passos nesta nova realidade”, explica Isabel Amaral.
No processo de organizar as jornadas online, os desafios foram sendo ultrapassados. O primeiro foi transitar os inscritos no presencial para o online, e o acolhimento dos participantes foi bom, tendo a APorEP registado apenas 10 desistências. Os oradores também reagiram bem à mudança e rapidamente adaptaram as suas apresentações para um novo formato. A criação de um guião e de um plano B para as diversas fases do evento ajudou a criar a confiança para o dia da iniciativa propriamente dito. “No dia das Jornadas a adrenalina esteve sempre num nível elevado, mas creio que vencemos todos os desafios e que as XV Jornadas Internacionais de Protocolo ficarão muito tempo na memória de quem nelas participou”, sublinhou Isabel Amaral.
Não tendo sido a opção inicial realizar um evento online, Isabel Amaral aponta diversas mais-valias no digital. Uma delas é tem a ver com os custos. “Em primeiro lugar, como somos uma associação sem fins lucrativos, esta edição virtual teve menos custos do que umas jornadas presenciais. Por exemplo não tivemos de pagar a deslocação aos nossos oradores. Não tivémos de pagar catering - que é sempre a despesa mais elevada nas nossas jornadas-, não foi necessário organizar as pastas para participantes, nem precisámos de fotocopiar todos os documentos para colocar nessas pastas, etc...”, conta-nos. Os participantes acabaram por ter, também eles, menos custos, sobretudo os muitos participantes de fora da região de Lisboa. Além de terem podido assistir ao vivo ao evento, receberam uma gravação integral das jornadas e um certificado de presença.
O balanço é por isso, para Isabel Amaral, muito positivo, “creio que atingimos a meta que tínhamos fixado: congregar as pessoas que se interessam por estas questões num grande evento virtual, dinâmico, interactivo e didáctico. Tivemos uma excelente adesão e a maioria dos participantes permaneceu todo o dia ligada às nossas Jornadas. Confesso que não esperávamos e ficamos muito contentes”.
Adaptação à nova realidade
Os eventos online e virtuais estiveram omnipresentes por todo o programa das Jornadas. É impossível nos tempos que correm não abordar o tema, tendo em conta a aceleração deste segmento. Todo o setor, dos eventos e do protocolo, teve de se adaptar a um novo tempo, marcado por confinamentos, máscaras, distanciamento social, higienização. Também os eventos do Estado tiveram de se adaptar à nova realidade. O Embaixador Manuel Côrte-Real, e João Camilo Costa (Ministério dos Negócios Estrangeiros), analisaram os eventos do Estado desde Março, em contraponto com o que se fazia pré-pandemia. Em síntese, as cerimónias têm sido mais pequenas, com menos pessoas, mais austeras e com extrema sobriedade. Esta simplicidade pode ficar para o futuro, mesmo depois de a pandemia estar ultrapassada.
Pedro Rodrigues, da Desafio Global, analisou o setor dos eventos e de que forma este está a reagir a este período. Começou por dizer que, de facto, a pandemia afetou todo o “ecossistema dos eventos”, e que as empresas estão a lutar pela sobrevivência, mas também a reinventar-se. Para o diretor da Desafio Global, as empresas desta indústria devem ter um “startup state of mind”, por mais consagradas que sejam. Um dos maiores desafios na adaptação a este novo mundo, é lidar com todo o enquadramento legal e a incerteza. E se no início do terceiro trimestre do ano parecia que os eventos presenciais estavam aos poucos a regressar, com o estado de calamidade, e agora de emergência, estão limitados a cinco pessoas. Por isso, os esforços estão a ser concentrados no digital, até porque as marcas e as empresas continuam com necessidade de comunicar com os seus públicos internos e externos.
Este tipo de evento tem assistido a uma grande evolução nos últimos meses, exigindo grande adaptação aos organizadores de eventos, mas tem sido uma resposta à crise que assola o setor.
Foi exactamente de crise que falou o Comandante Fernando Bráz de Oliveira, da FBO Sharing, nomeadamente de comunicação de crise. Preparação, liderança, são palavras-chave. Patrick Sardinha, da Izigo, abordou as características, vantagens e potencialidades dos eventos online, bem como as plataformas disponíveis para os realizar. Jean Paul Wijers e Bengt-Arne Hulleman, do Protocolbureau, na Holanda, apresentaram a sua versão do protocolo moderno, dando exemplos práticos da Família Real Holandesa, mas também de eventos corporativos naquele país e do papel do protocolo na criação de condições para se realizem negócios. Os responsáveis acreditam que o virtual não vai desaparecer e que os eventos presenciais vão ter aura de exclusividade. A qualidade dos eventos vai ser mais importante do que a quantidade, no pós-pandemia. Estes eventos presenciais continuarão a ser importantes porque a criação de confiança é mais facilitada no presencial. O dia terminou com Ana Cecilia Prado, da associação de protocolo do Peru, que abordou o protocolo e a comunicação naquele país da América Latina.
Cláudia Coutinho de Sousa
