Make It Happen: Um evento da Galp para ‘alinhar’ agulhas

Os encontros anuais de quadros das empresas são momentos por excelência de comunicação e de fortalecimento das mensagens da marca. Quando uma marca está presente em 11 geografias os desafios na organização do evento aumentam. Na Altice Arena, a 30 de Janeiro, a Galp fez acontecer.

Anualmente, a Galp reúne os quadros da empresa para alinhar estratégias. “A nossa actividade compreende soluções e serviços em praticamente todo o mix energético – desde a pesquisa e produção de petróleo e gás, passando pela refinação e distribuição, até à comercialização de gás natural e eletricidade – daí a importância destes eventos para ‘alinhar’ agulhas”, adianta Joana Garoupa, directora de Marketing e Comunicação da Galp. Estes eventos começam a ser preparados com alguma antecedência. Em Outubro de 2017 lançaram o concurso, que abriram a seis agências, tendo a Desafio Global saído vitoriosa. O concurso plasmava já “uma perspectiva bastante trabalhada dos objectivos estratégicos do evento”, refere a responsável, sendo que no briefing se destacava o foco dado “aos temas transversais e essenciais para o sucesso da Empresa ‑ #Place Customer first, #Make Digital work, #Innovation as a mindset, #Lead by example, #Agility also means speed. O evento tinha de ajudar a tangibilizar estas temáticas”, esclarece Joana Garoupa. Outro desafio proposto pela marca foi a presença de um orador, neste caso Tim Leberecht, um autor germano‑americano e reputado comunicador nas áreas da liderança, tecnologia e cultura. O convidado “falou sobre a necessidade de tornar as organizações mais humanas numa época em que a inteligência artificial e a execução mecânica têm um papel cada vez maior no desenvolvimento das actividades das empresas – a sua abordagem business romance ‑ superou todas as expectativas”, sublinha a directora de Marketing.

Outra das novidades deste encontro foi o lançamento dos Galp Awards, um formato para continuar no futuro. Bem como a aposta grande na componente digital. “A integração da componente digital de forma mais forte através de um broadcast live em video streaming, feito for uma equipa dedicada, possibilitou que muitas pessoas vissem os momentos mais importantes do encontro e sentissem a reacção dos participantes através de várias entrevistas, mesmo não estando presentes no local”, realça a responsável. Isto permitiu “uma audiência recorde nas 11 geografias onde a Galp está presente”. Os mais de 60 vídeos produzidos no evento foram disponibilizados na intranet da empresa. Assim, participaram no evento 700 pessoas no local e mais de 1200 via streaming. E “com a realização de um bom cascade pela organização asseguramos que as principais mensagens do encontro cheguem a todos”.

Para um evento desta dimensão o principal desafio, segundo Joana Garoupa, foi mesmo o de “gerir todas as partes envolvidas, garantindo que no dia tudo acontecia como planeado”.

Duas perguntas a Joana Garoupa

De que forma o evento conseguiu passar aqueles que são os valores da marca?

Os valores da Galp foram integrados na génese do evento. Vejamos: o desenvolvimento da app interactiva de suporte ao encontro bem como a disponibilização de um broadcast live em video streaming suportaram o valor da inovação. A contabilização e mitigação da pegada de carbono do evento, através de uma plataforma em que os participantes caminhavam, reforçou a importância do valor da sustentabilidade. Em termos de agilidade, a decisão, tomada duas semanas antes do evento, de montar um ecrã semi‑circular com 540 m2 de projecção evidenciou o quanto este valor é intrínseco à nossa forma de trabalhar. A selecção e preparação de colaboradores internos para desempenharem o papel de apresentadores, moderadores de debate e jornalistas que fizeram a reportagem e as entrevistas para o live streaming demonstra o valor da confiança ‑ confiança no nosso talento. Finalmente, a relação de parceria que temos com a Desafio Global permitiu ultrapassar os desafios e imprevistos que foram surgindo, permitindo que o evento corresse com muito sucesso e superando os objectivos a que nos propusemos.

Que feedback tiveram dos participantes no evento?

A avaliação de todos os participantes foi muito positiva – 4,52 numa escala de 5 valores.

Tecnologia e personalização

Para a Desafio Global este foi um evento bastante desafiante que exigiu, por exemplo, 17 salas de evento e nove de produção. Foi necessário construir ainda três auditórios em tenda, e corredores de circulação, igualmente em tenda. O Hub, um espaço de partilha e de convívio, foi desdobrado em cinco áreas de experiência, de activação, relativos aos cinco eixos de comunicação que a marca delineou. O evento, que pressupôs 540m2 de projecção, contou com um ecrã de 80mx60m, suspenso e imersivo. A criação de um anfiteatro ajudou ao engagement, permitindo uma grande proximidade entre audiência e oradores. Este e outros ecrãs exigiram conteúdos vídeo costumizados. A agência destaca ainda a componente tecnológica usada no evento, desde o video‑mapping, a realidade aumentada, edge blending, ecrã croma, votação em tempo real, leituras em qr code, chat entre participantes, ferramentas de interacção com oradores, entre outras.

Alguns números do evento

. Mais de 70 pessoas da Galp envolvidas na preparação

. 164 pessoas no backoffice

. 23 convidados externos

. 1100 garrafas de água consumidas

. 650kg de comida servida durante o encontro

. 540m2 de projecção (todos em baixo consumo LED)

. 250m2 de telas impressas

. 4500m2 de alcatifa (aproximadamente)

. 19 Km de cabos

. 75 plasmas

. 50 computadores de suporte

. 80 microfones

. 23 projectores de vídeo

Cláudia Coutinho de Sousa