Nove dicas para o plano de transportes num evento
08-01-2018
A organização de um qualquer tipo evento requer a atenção de vários aspectos e os pequenos detalhes podem fazer a diferença. O planeamento do evento pode mesmo começar pela forma como se transportam os participantes para uma conferência, por exemplo. Assim, o AIM Group International deixa nove dicas, num texto da autoria de Rodolfo Miccoli, para tratar da melhor forma o plano de transportes num evento.
1. Estudar as acessibilidades do destino, a proximidade dos aeroportos e os meios de transporte (ferroviários ou rodoviários). Preparar uma análise do tráfego, testar e estudar a acessibilidade por transporte público e avaliar as opções ‘a pé’ e/ou ‘de bicicleta’. Identificar e mapear as localizações onde é preciso providenciar um serviço de transportes. Através dos dados recolhidos, os organizadores podem decidir quais os meios disponíveis para a chegada e partida, quais os locais de recolha, bem como as rotas para os participantes que vão a pé.
2. Conhecer a eficiência dos transportes públicos do destino (metro, eléctricos e autocarros). Levar em consideração que os participantes vão criar uma ‘carga’ extra na rede local de transportes, especialmente durante as horas de ponta, de manhã e ao final da tarde, altura em que os locais vão para o trabalho ou dele regressam – algumas cidades aumentam a frequência do serviço de transportes públicos durante essas horas.
3. Fazer a escolha certa para melhor aplicar o orçamento. Independentemente de ir buscar os participantes ao aeroporto, alugar um autocarro ou providenciar bilhetes gratuitos para os transportes públicos (para um ou vários dias), fazer as escolhas certas, na procura de eficiência, vai ajudar a melhor distribuir o orçamento.
4. Integrar transportes públicos e privados. Se forem necessários autocarros, pode preferir marcar pontos de encontro que sirvam mais do que um hotel ou dedicar linhas de autocarro para cada hotel. Criar centros de transporte é uma estratégia eficiente também para organizar um transporte principal para o destino final.
5. Encontrar um patrocinador. O município, a autoridade de turismo e/ou um grupo hoteleiro do destino podem estar envolvidos no patrocínio dos transportes. Grandes reuniões e conferências proporcionam grandes oportunidades de publicidade e patrocínio, devido à grande exposição que promovem. Também é possível que a ocupação dos quartos de hotel ajude a suportar os custos dos transportes, incluindo uma parte dos custos dos transportes por pessoa nas taxas hoteleiras. Os hotéis com ‘shuttles’ directos para o local do evento devem ser os escolhidos como os oficiais. É possível usar também o ‘shuttle’ como uma oportunidade de patrocínio.
6. Trabalhar com as autoridades locais. Será que a “frota” privada de autocarros vai criar impacto no tráfego? Trabalhar com as autoridades locais, como a polícia, e identificar as soluções correctas é fundamental. A cidade pode ajudar com permissões especiais (de estacionamento, do encerramento de ruas ou de mudança de direcções, se necessário). É preciso ter em mente que as reuniões com a polícia e com as autoridades locais podem ter de ser marcadas com mais de 12 meses de antecedência para serem bem sucedidas. Ter em atenção que qualquer município é muito sensível ao feedback e ao impacto que os eventos têm nos órgãos de comunicação social. Acentue o quão importante o evento vai ser e quão importante é o apoio das autoridades locais.
7. Seleccionar os fornecedores. Outra parte importante do trabalho é a selecção dos fornecedores. Deve procurar empresas com provas dadas em eventos semelhantes ao que está a realizar e procurar mais do que uma larga frota de autocarros. Planear rotas, definir áreas de recolha, selecionar empresas, contratar assistentes e coordenadores, tratar da identificação para os participantes – todos estes aspectos são uma actividade dentro da própria actividade. Quando se fala de logística, é obrigatório inspecionar o ‘venue’ com representantes da empresa de autocarros e da polícia.
8. Fazer um plano de implementação de táxis. Independentemente da existência de metro e dos seus horários perfeitos, os táxis nunca são demais durante conferências. Defina um plano de implementação de táxis e combine com uma associação de táxis a forma de prestar o melhor serviço possível.
9. Estar pronto para responder a pedidos inesperados. Durante um evento, existem sempre necessidades de última hora. Lidar com pedidos inesperados e urgentes requer um entendimento perfeito e um forte trabalho de equipa: conte com a sua equipa, pois está a trabalhar para que o projecto seja bem sucedido; priorize as tarefas e determine a importância e a ordem de conclusão; distribua recursos para obter os melhores resultados no menor tempo possível; e não se esqueça que está a decorrer um evento que requer atenção a todos os níveis.
