Pós-evento – Gestão de outputs na perspectiva da geração de inputs

Pós-evento – Gestão de outputs na perspectiva da geração de inputs

A fase pós‑evento corresponde ao início e não ao final de uma etapa relacionada com a gestão de um evento. Independentemente da tipologia que possamos considerar, torna‑se fundamental fazer um balanço racional entre os objectivos que estavam previamente definidos e os resultados entretanto obtidos. Este balanço permitirá gerar novos e importantes inputs com vista ao sucesso de eventos futuros.

Torna‑se fundamental que as tarefas inerentes à fase pós‑evento decorram logo imediatamente a seguir ao términus do evento, de forma a que todas as informações e todos os acontecimentos estejam ainda bem presentes na mente de todos os membros da equipa que o organizou. Garantindo a celeridade deste processo podemos ter um mapa mais fidedigno de dados quantitativos e um report qualitativo mais completo de tudo o que aconteceu na prática.

Esta fase não deve basear‑se apenas numa análise interna e estática de ocorrências. O sucesso ou insucesso de um evento depende também (e em larga medida) dos pressupostos e das interacções com o meio ambiente externo. Torna‑se fundamental cruzar os resultados obtidos com os pressupostos de uma análise macro ambiental e com as dinâmicas da dimensão externa transaccional, nomeadamente, comunidade, mercado, concorrência e fornecedores. A explicação para os resultados obtidos terá sempre como base as seguintes dimensões: dimensão interna, dimensão externa ou interacções entre dimensão interna e externa.

A análise com foco interno deve basear‑se numa análise objectiva e quantitativa de resultados, conciliada ou complementada através de uma metodologia qualitativa e exploratória sustentada através da auscultação da opinião dos diferentes membros da equipa que participou na organização do evento. A base exploratória pode ser alvo de operacionalização através da realização de focus group, reuniões de trabalho ou entrevistas em profundidade (a título de exemplo), sendo que o mais importante será a recolha de inputs sobre o que correu bem ou mal, bem como de ideias que possam significar sucesso em termos futuros.

Na perspectiva externa é importante considerarmos uma avaliação do impacto que teve o evento, quer ao nível dos seus impactos (económico, social, ...), quer ao nível do grau de satisfação dos seus principais públicos. A análise dos impactos deve ser essencialmente quantitativa e deve permitir uma reflexão detalhada com base na objectividade dos factos. A análise do grau de satisfação dos diversos públicos deve implicar também uma dimensão quantitativa, contudo esta só será verdadeiramente completa se for complementada por uma metodologia exploratória que permita aferir a explicação mais detalhada dos resultados obtidos e a geração de novas ideias.

Numa abordagem relacionada com o marketing e com a gestão de produto (o evento como um produto) podemos realçar a validade efectiva de uma boa gestão pós‑evento. Através de uma correcta análise interna conseguimos perceber com exactidão os pontos fortes e fracos da organização e com base na análise externa retiramos oportunidades e ameaças. Cruzando Pontos Fortes e Fracos com Oportunidades e Ameaças teremos a possibilidade de formulação estratégica e consequente definição de objectivos consistentes, quer no sentido correctivo, quer no sentido pró‑activo de implementação de novas iniciativas futuras.
 

Pedro Mendes
Director do IPAM Lisboa