Seis “regras de ouro” para eventos de negócios, segundo o JMIC
28-06-2019
O Joint Meetings Industry Council (JMIC) apresentou o relatório “Business Events Legacies: JMIC Case Study Project Report”, realizado por investigadores da Universidade de Tecnologia de Sidney, sobre o legado dos eventos de negócios. A pesquisa, baseada em nove casos de estudo em quatro continentes, deixa algumas recomendações para eventos de negócios de sucesso.
Para os autores Carmel Foley e Deborah Edwards, o relatório, que demorou três anos a concluir, mostra “uma incompatibilidade significativa na forma como os governos em todo o mundo medem e valorizam o setor dos eventos de negócios e o verdadeiro valor das conferências, dos congressos e das feiras internacionais”.
“Os eventos de negócios têm vindo há muito a ser julgados sob a suposição estreita de que o seu legado é medido melhor em termos de quartos de hotel e de chávenas de café. Os governos, em particular, têm-se concentrado no que é comummente conhecido como a contribuição turística, que ignora o significativo valor científico e de pesquisa que oferece – valor que impulsiona diretamente o desenvolvimento económico, a criatividade e a inovação. A nossa pesquisa também mostra que estes benefícios têm um efeito multiplicador”, referem os autores, acrescentando: “Em última análise, os resultados confirmam que os governos precisam de repensar a forma como medem e valorizam o setor dos eventos de negócios.”
O relatório aponta os efeitos positivos, mas identifica também as dificuldades na conquista de legados duradouros, como a negligência dos organizadores de eventos na definição de objetivos a longo prazo ou o olhar além dos objetivos internos da organização. Assim, os investigadores definiram seis “regras de ouro” para os eventos de negócios, recomendações retiradas das melhores práticas em casos de estudo, como conferências científicas, congressos da indústria ou reuniões para setores específicos.
1. Envolver as partes interessadas na definição das agendas – As partes interessadas podem incluir, por exemplo, governos, associações locais e mundiais, líderes da indústria no destino, investigadores líderes dentro do destino, organizadores de conferências, entidades e venues.
2. Pensar no legado em torno de problemas e oportunidades – Identificar os principais problemas e oportunidades da indústria e/ou da comunidade é importante para unir as partes interessadas.
3. Estabelecer objetivos legados – Os objetivos do legado precisam de ser definidos para o planeamento da sua execução. É verdade que muitas conferências vão gerar legado independentemente se isso foi planeado ou não, mas o fracasso na definição de objetivos pode significar oportunidades perdidas de fazer a diferença.
4. Executar planos legados – Uma vez definidos os objetivos, deve haver um plano para assegurar que o legado é realizado. Planear para a avaliação dos resultados é essencial.
5. Avaliar os resultados – Resultados diferentes requerem métodos de avaliação diferentes. Métodos de recolha de dados e análise estão definidos no relatório. A parceria com um especialista em pesquisa (universidade ou consultor) é uma excelente ideia.
6. Disseminar os resultados – Os resultados do legado devem ser amplamente comunicados. É importante que todas as partes interessadas compreendam o valor completo do evento de negócios. Os resultados devem ser incluídos em todos os estudos ou relatórios de avaliação do evento e depois comunicados aos governos, comunidades, indústrias e universidades, bem como a organizadores de eventos, delegados individuais e qualquer parte interessada que tenha investido no evento. Todos eles precisam de conhecer os resultados.