Sete tendências a não perder na Meetings Industry

Sete tendências a não perder na Meetings Industry

Existem cada vez mais formas diferentes de organizar uma pequena reunião. E convém estar atento às novidades do mercado. O International Meetings Review publicou sete tendências que os profissionais da Meetings Industry podem acompanhar, indicadas pela Meetingselect, empresa de gestão de reuniões.

1. O loft. Não se surpreenda se encontrar o gestor de marketing a apresentar os seus cálculos completamente relaxado num pufe enquanto toma um smoothie. Hotéis e locais de encontro desempenham um papel importante na criação de salas de reuniões mais agradáveis, com foco no Feng Shui e outras filosofias do Extremo Oriente. A mesa longa e a luz artificial são substituídas por mobiliário natural, com mesas de madeira altas, assentos acolhedores, áreas de estar suavemente iluminadas e negócios fechados em torno da lareira. Tal como aconteceria num loft moderno e elegante.

2. O exterior. Quem disse que as reuniões, por definição, deveriam ter lugar no interior? Qualquer local actualizado com a crescente demanda por instalações ecológicas e sustentáveis oferece aos seus clientes reuniões, ou pelo menos pausas, ao ar livre. E porque não? Uma brisa fresca, vitamina D, um almoço biológico no jardim: a garantia de aprimorar os sentidos dos seus participantes instantaneamente. O céu é literalmente o limite. E por que não levar os seus convidados para uma cabana montanhosa nos Alpes? Em Singapura, organize uma sessão matinal no terraço do telhado, ao lado da piscina, claro. Certifique-se de ter seus Mifi (routers Wifi portáteis que permitem ligar-se à internet, criando assim um ponto de acesso pessoal em qualquer lugar).

3. 'Bleisure'. Hotéis de topo e gestores de turismo em todo o mundo sabem há bastante tempo que os seus hóspedes de negócios nem sempre serão apenas hóspedes de negócios. A maioria tem um parceiro, uma família, amigos. Então, por que fazer a distinção estrita entre empresários e visitantes que querem passar umas férias relaxantes? Se mostrar o tipo de opções de lazer que tem para oferecer durante uma conferência, no próximo verão eles podem voltar com toda a família. Organizadores de reuniões sabem que não se trata apenas de uma reunião ou conferência organizada de forma eficiente, trata-se da diversão e experiências que um local ou destino tem para oferecer depois – ou mesmo durante o horário de trabalho. Ofereça sessões de ioga antes do pequeno-almoço, organize uma caminhada na cidade ou uma sessão de degustação de vinhos no bar. Misturar negócios com prazer, ou ‘bleisure’, é uma tendência a não perder, porque a linha entre trabalho e prazer está cada vez mais esbatida. É uma situação duplamente vantajosa.

4. Desligue e fique atento. Não há nada mais irritante do que entrar num brainstorming ou numa reunião enquanto a sua mente está stressada com os e-mails que ainda precisa de responder e relatórios que deve entregar no dia seguinte. Estar on-line o tempo todo diminui a eficiência, porque perde o foco e a sua criatividade e energia simplesmente não fluem como deveriam. É por isso que cada vez mais empresas adoptaram o conceito de ‘mindfulness’ na sala de reuniões. A atenção sobre o “agora”, o momento presente. O foco e a atenção são factores-chave e isso ajuda os participantes a ver as coisas com mais clareza e a tomar melhores decisões. Desligue-se! Amanhã é outro dia, o presente é agora.

5. Gaste! Como sabemos, o sector MICE sofreu um verdadeiro golpe durante a crise: os custos foram reduzidos drasticamente, os orçamentos limitados. Agora, quase dez anos depois, uma certa forma de luxo está de volta. Talvez não seja um luxo decadente e exagerado como antes da crise, mas as empresas estão novamente dispostas a pagar por qualidade e conteúdo. Cabe ao sector das reuniões facilitar isso com equipamentos de ponta, orientação profissional, experiências divertidas e hospitalidade excepcional.

6. Partilhar é importar-se. Centenas de livros foram escritos sobre a meetings industry, numerosas palestras dadas. Mas, no final, as melhores práticas da sua rede ‘peer-to-peer’ provaram ser igualmente educacionais. Os profissionais no terreno geralmente experimentam os mesmos desafios ou têm dicas brilhantes sobre aquele venue ou destino únicos. Por que não partilhar esse conhecimento? Estabeleça contactos! Isso pode ser feito de várias maneiras: através do Linkedin, durante um evento de networking, através de blogs, vlogs, aplicações e boletins informativos. Vai poupar-lhe muito tempo e dinheiro, e a energia que experimenta aprendendo com os outros não tem preço. A pessoa sentada ao seu lado numa conferência pode ser tão inspiradora quanto a que está no palco.

7. Tecnologia como necessidade básica. Por muito que tenhamos necessidade de uma desintoxicação digital de vez em quando, um local com instalações técnicas precárias não será reservado uma segunda vez. No top 5 das maiores irritações durante uma reunião ou conferência é uma ligação lenta à internet, ter que pagar pelo Wifi e equipamentos técnicos que não cumprem o prometido. Assim, um venue terá mais valor quanto mais cuidadoso for em termos de dispositivos técnicos, placas inteligentes, redes sociais, transmissões ao vivo, sistemas sensíveis ao público e capacidade de apresentação em 3D.

International Meetings Review