Truques para tornar as reuniões da manhã mais produtivas
20-08-2018
É normal muitas empresas iniciarem o dia de trabalho com uma reunião. Mas os encontros matinais nem sempre são vistos como necessários pelos seus participantes, que às vezes consideram-nos um desperdício de tempo ou uma quebra na rotina. Sue Hatch, da MeetingsNet, reuniu alguns truques lançados pelo blogue Time Doctor para tornar as reuniões da manhã mais produtivas e com mais energia. Saiba quais são:
Início a uma hora improvável. Em vez das habituais 9 horas, comece a reunião às 8h48, por exemplo. O início a uma hora estranha ajuda os participantes a lembrarem-se dela, considerando-a surpreendente. E se a sessão estiver marcada para as 8h48 comece a essa hora, mesmo que as restantes pessoas não estejam. Defina de antemão as expectativas com a equipa para que ela saiba o que esperar.
Uma localização fora do normal. Em vez do ‘Sala de Conferências nº 5’, tente ‘Mesa de Piquenique nº 2’ atrás dos escritórios – ou então escolha um café. É incrível o que uma simples mudança de local pode fazer pela produtividade e criatividade da equipa.
Ordem de trabalhos objectiva. Definir uma ordem de trabalhos clara mostra o objectivo para a marcação do encontro, dá tempo aos participantes para se prepararem e evita que outros assuntos invadam a reunião. Prepare a ordem de trabalhos (não mais do que cinco itens) e envie-a para os participantes no dia anterior ao encontro. Os temas na agenda devem ser objectivos e limitados no tempo – por exemplo: “Estratégia para as redes sociais, 15 minutos”.
Leitura pré-reunião. Se houver notas ou relatórios que necessitem ser vistos pelos participantes, o melhor é enviá-los com antecedência para dar tempo para que o façam. De outra forma, a reunião transforma-se em ‘sessão de leitura’, o que não é um uso produtivo do tempo de ninguém.
Comece com um Pop Quiz. De preferência, que seja pertinente para o tema da reunião. Isso vai acordar os participantes e passar a mensagem de que todos precisam de estar preparados para os encontros.
“Sem Distracções”. Peça aos participantes para não usarem os telemóveis durante os encontros. Ou considere a política de que qualquer pessoa, cujo telemóvel toque, tenha de fazer um donativo a uma instituição de caridade. Mais, contenha-se de fazer apresentações. As reuniões devem ser um espaço para ‘brainstorming’ e para tomadas de decisão, não uma sessão de PowerPoint.
Reiterar a ordem de trabalhos. No início da reunião, reitere a ordem de trabalhos para ajudar os participantes a concentrarem-se. Muitos funcionários participam em reuniões consecutivas, por isso é útil repetir a ordem de trabalhos. O organizador do encontro deve ser também claro quanto às decisões que precisam de ser tomadas ou quanto ao que precisa de ser feito até ao final da reunião.
‘Brainstorming’ com balões. Uma ideia engraçada para fazer um ‘brainstorming’ ou debater problemas é fazer com que os participantes escrevam uma ideia num pedaço de papel (uma ideia por papel) – depois, dobrar os papéis, colocá-los dentro de um balão, soltá-los e baralhá-los. Cada membro da equipa apanha um balão e, um de cada vez, rebenta o seu balão e fala sobre a ideia que encontra. Utilizar a ideia de outra pessoa para construir uma solução leva a resultados criativos e produtivos.
Fazer ruído a quem sair do tema. Para manter as reuniões dentro dos temas, permita que os participantes façam um ruído sempre que alguém levante uma questão que nada tenha a ver com o encontro, seja carregando num qualquer objecto com um som ou apenas dizendo uma palavra. Esses temas podem ser apontados para futuras reuniões.
O símbolo indica a vez. Uma forma de aumentar a participação é ter um pequeno símbolo, seja uma ficha de póquer ou um bastão, que é dado aleatoriamente para que as pessoas possam falar. Depois de a pessoa partilhar a sua ideia, ela passa para outra pessoa que ainda não tenha recebido o símbolo. O facto de a passagem ser aleatória ajuda a manter a atenção dos participantes, além de que toda a gente tem a oportunidade de falar.
Fazer reuniões em pé. Para as reuniões rotineiras de actualização de Vendas ou Marketing experimente uma reunião de dez minutos em pé. Isso tende a levar mais energia para o encontro, além de que, quando as pessoas estão em pé, chegam mais rapidamente à conclusão.
Acabar a horas. Isso é importante para assegurar que as discussões não se prolongam eternamente e que as decisões são tomadas. Saber que a reunião vai terminar a uma hora específica vai melhorar o comportamento de todos os envolvidos. Anúncios rápidos no tempo que resta, em intervalos regulares, podem também ajudar a manter um ritmo adequado.