Protocolo de Eventos: um trabalho ‘invisível’ que ninguém quer que falhe
02-10-2023
# tags: Protocolo
O protocolo de eventos é um trabalho invisível, feito nos bastidores, que se quer que assim permaneça. A imagem que fica de um evento - tanto para os convidados como para a opinião pública - é determinante para uma marca, uma empresa ou até para o próprio Estado e nenhum responsável pelo protocolo quer que o seu trabalho fique manchado pelos piores motivos.
Tipos de protocolo em eventos
Protocolo empresarial e protocolo de Estado unem-se no objetivo de assegurar que um evento decorre sem incidentes e que todos os intervenientes ficam satisfeitos com a forma como decorreu. A flexibilidade que é permitida a um evento corporativo é, contudo, diferente da formalidade mais vincada de um evento que envolva figuras de Estado, nacionais ou internacionais, sujeito a normas, legislação e regras publicadas em Diário da República.
O protocolo corporativo tem como finalidade instruir sobre a forma como as empresas se devem comportar e comunicar em situações formais ou oficiais, abrangendo não só a comunicação verbal e não verbal, como regras de etiqueta e conduta empresarial tidas como adequadas.
Já o protocolo de Estado está definido em Diário da República como “o conjunto das regras que devem regular o cerimonial, a etiqueta e pragmática de acordo com as práticas internacionais vigentes e as tradições e costumes do Estado Português”.
O que é o protocolo de eventos?
Na indústria dos eventos, o protocolo empresarial é predominante. Organizar um evento requer muito trabalho e muito planeamento e, mesmo assim, terá sempre de contar com imprevistos, como por exemplo a ausência de um convidado importante, mudança de venues, entre outras alterações de última hora.
A cada vez maior exposição mediática dos dias de hoje e a facilidade com que um incidente infeliz vai parar às redes sociais podem em poucos minutos comprometer a imagem de um evento que demorou semanas ou meses (e em alguns casos anos) a preparar.
Por este motivo, os empresários portugueses estão cada vez mais sensibilizados para a importância de terem o apoio de um especialista em protocolo que os oriente em questões como a disposição dos lugares, configuração das mesas, ordem dos discursos, colocação (ou não) de bandeiras e muitos outros detalhes que são determinantes para o sucesso de um evento.
Regras de protocolo a seguir em eventos
Numa cerimónia oficial, com a presença de altas individualidades do Estado, impõe-se a colocação da bandeira de Portugal, a não ser que o formato da cerimónia não o permita.
No caso de serem colocadas outras bandeiras, nomeadamente de outras nacionalidades, é imperativo que a bandeira nacional ocupe o lugar de honra e destaque.
Relativamente a eventos empresariais, a decisão de colocação de bandeiras depende da imagem que a marca/empresa pretende transmitir para o exterior.
O assentamento dos convidados é, talvez, a maior ‘dor de cabeça’ dos responsáveis pela imagem e protocolo de um evento. Os convidados devem ser ordenados pela sua precedência e os lugares da primeira fila devem ser atribuídos aos anfitriões e autoridades.
Exemplo de um protocolo de eventos em Portugal
A visita do Papa Francisco a Portugal para participar na Jornada Mundial da Juventude 2023 é um exemplo da aplicação do protocolo de Estado.
A Jornada Mundial da Juventude é um evento religioso que promove o encontro de jovens de todo o mundo com o Papa e que está por isso sob os holofotes internacionais.
No sentido de evitar falhas e quebras de protocolo que fiquem visíveis aos olhos de todo o mundo, o trabalho de preparação começou desde o momento em que foi conhecida a data da vinda do Chefe da Igreja Católica, articulando três entidades: o Vaticano, o Santuário de Fátima (como entidade anfitriã) e o Protocolo do Estado Português.
Questões como o transporte, o alojamento e a comitiva do Papa Francisco são rigorosamente definidas e em termos protocolares foi seguido o protocolo do Estado que o acolheu - o de Portugal.
