Quer organizar um evento de sucesso? Há quatro pontos-chave a ter em conta!
08-11-2023
# tags: Reinvent , Eventos , Centro de Congressos do Estoril
Planear, estipular o orçamento, escolher os fornecedores e definir a estratégia de divulgação são etapas determinantes e obrigatórias para conseguir um evento de sucesso.
Eis os quatro principais aspetos que deverá ter em conta na preparação de um evento:
1. Planeamento: Um planeamento pormenorizado e criterioso é o primeiro passo para se preparar um evento. Este primeiro trabalho deve juntar a equipa de organização do evento, tentando antecipar já alguns imprevistos que normalmente costumam acontecer. Desta primeira reunião deverá resultar um documento que esquematize todo o evento, nomeadamente com informações de: objetivo do evento; público-alvo; definição da data/hora/local do evento; escolha de oradores, convidados e participantes; cronograma dos acontecimentos no evento; entre outras informações. A cada nova reunião, o documento deve ser atualizado, corrigindo eventuais problemas e/ou acrescentando novas informações.
2. Orçamento: Definir o orçamento para um evento é uma etapa tão ou mais importante do que o planeamento e a que resulta, talvez, em mais preocupações para quem está a organizar. Antes de mais, mediante o valor que está disponível para o evento se realizar, e contando já com o dinheiro de eventuais patrocínios, deverá ser detalhado o montante destinado a cada uma das partes envolvidas no evento, nomeadamente fornecedores, decoração, divulgação, catering, entre outros. A maior dificuldade desta etapa é garantir que as diferentes fases de preparação do evento não ultrapassam o orçamento, fazendo ajustes e alterações, se necessárias, para que o orçamento seja cumprido, sem comprometer a qualidade.
3. Fornecedores: Escolher os parceiros certos para organizar um evento é, desde logo, um bom ponto de partida para o sucesso. Estabelecer uma boa relação com os fornecedores e, se possível, trabalhar com fornecedores com os quais já existe uma relação é fundamental. A comunicação com os fornecedores é essencial em todas as fases de preparação e durante o evento, de forma a que todos estejam em sintonia quanto ao trabalho a desempenhar. Na prática, os fornecedores são muitas vezes o ‘rosto’ do evento, pelo que é importante que a imagem que passam seja sempre a mais profissional.
4. Estratégia de divulgação: Uma boa estratégia de divulgação do evento que se vai realizar é outro dos pontos-chave. Comunicar a realização do evento aos convidados e não só, pode ser feita através das redes sociais, recorrendo ao email marketing, enviando um comunicado à imprensa ou realizando o convite pessoalmente ou por telefone. Tudo depende do público-alvo e dos objetivos traçados no planeamento inicial. Quanto mais cedo for feita a divulgação do evento, mais visibilidade ele terá.
Após uma primeira edição em formato online realizada em março de 2021, a Event Point volta a organizar um evento exclusivo para profissionais da indústria dos eventos, com debates, palestras, área de exposição com soluções para eventos e entrega de prémios.
O REINVENT the event - endless evolution realiza-se a 20 de novembro, no Centro de Congressos do Estoril. O programa do evento está disponível em www.reinvent.pt.
