Protocolo: Uma ferramenta para um evento de sucesso

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Com frequência ouvimos dizer que, na organização de um evento, o protocolo é dispensável, não é uma prioridade da organização e representa um acréscimo de custos.

Mas vejamos, é imperativo que os profissionais consigam trabalhar com as pressões, as incertezas e o pensamento crítico na tomada de decisões. É aqui que surge o protocolo empresarial, a ferramenta para lidar com o imprevisto e o inesperado.

Mas então o que é o protocolo empresarial e para que serve? Por protocolo empresarial entende-se o conjunto de regras, normas e práticas que estabelecem como as empresas se devem comportar e comunicar em situações formais ou oficiais. Abrange a comunicação verbal e não verbal, as regras de etiqueta, a conduta empresarial em eventos e em situações de negociação.

O objetivo do protocolo empresarial é garantir que as empresas comuniquem uma imagem de profissionalismo, respeito e cortesia em todas as suas interações com outras empresas, organizações, autoridades, clientes, colaboradores, evitando erros de comunicação e comportamentos que possam prejudicar a sua reputação.

Sem nunca descurar a norma, o protocolo teve de se adaptar e passar a ser mais simples, criativo e flexível; mais inclusivo e culturalmente sensível, respeitando as diferentes normas e costumes locais. Temas como a tecnologia, a sustentabilidade e a responsabilidade social e ambiental passaram a fazer parte das preocupações dos consultores de protocolo.

Organizar um evento de sucesso requer um método eficaz de planeamento, coordenação e execução, com inúmeros fatores a considerar, desde a disposições dos lugares, às configurações das mesas, a ordem dos discursos, a utilização correta das bandeiras e outros detalhes que fazem a grande diferença na perceção que os convidados terão do evento.

Muitas vezes, as empresas não têm dentro de portas o conhecimento prático que lhes permita tirar partido do que o protocolo tem para oferecer. É aqui que, ao trabalhar com consultores experientes, as empresas garantem que os seus eventos são planeados e executados de forma eficiente, segura e profissional, aumentando a sua imagem e reputação. O protocolo ajuda a garantir que os participantes se sintam respeitados e valorizados, o que levará a um aumento do valor da experiência do evento; ajuda a gerir as diferenças culturais e garantir que todos os participantes se sintam incluídos e bem-vindos, o que leva a uma maior diversidade e inclusão; a adoção de regras de protocolo minimiza riscos de incidentes indesejáveis e assegura que um evento decorra de forma fluída e eficiente, o que contribui para atingir o retorno no investimento de comunicação desejado.

Neste contexto, a consultoria de protocolo em eventos desempenha um papel relevante para garantir o respetivo sucesso. Mas a questão que se prende é: a consultoria de protocolo é um custo ou um valor acrescentado?

Um evento bem-sucedido tem um impacto significativo nos resultados de uma empresa, seja através do aumento das vendas, da melhoria das relações com os parceiros ou clientes, entre outros. O apoio de um profissional de protocolo permite às empresas planear e executar com precisão um evento bem-sucedido.

Em conclusão, a consultoria de protocolo em eventos não deve ser vista como um custo, mas um valor para as empresas. Ajuda na gestão dos riscos, a melhorar a experiência dos participantes, a poupar tempo e recursos e a obter um maior retorno sobre o investimento. Ao trabalhar com um consultor de protocolo qualificado, as empresas garantem que os seus eventos são bem planeados, bem organizados e bem-sucedidos.