Trabalhar com e por paixão

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Antes de mais, agradeço o convite da Event Point pela oportunidade de partilhar, neste pequeno texto, alguma da minha experiência enquanto profissional na área da organização e gestão de eventos corporativos.

Porque considero fundamental ajustar as expetativas, alerto que pretendo apenas partilhar a minha reflexão sobre uma área pela qual sou apaixonada, sem qualquer pretensão de ensinamentos, consciente da minha “sabedoria limitada e ignorância em muitas coisas”, como dizia o filósofo grego.

A paixão pelos eventos

Profissional nesta área há mais de 15 anos, não me considero “especialista de eventos”, mas garanto que sou uma apaixonada por esta atividade. Acredito que, quem trabalha no setor da organização e realização de eventos, só o poderá fazer com e por paixão. A paixão de ser desafiado a cada momento para novas abordagens e realidades. A paixão de procurar fazer mais e melhor. A entrega total em cada etapa da gestão de um evento. E sempre com o mesmo objetivo: surpreender!

Surpreender, surpreender e surpreender

E quando, depois de vários anos a trabalhar em organização de eventos, nos questionamos: o que posso fazer de novo, de diferente? Por vezes parece-nos que já não é possível inovar e que tudo o que está ao nosso alcance já foi realizado. Mas, de espírito aberto, auscultando o que se faz à nossa volta, neste mundo global, inspiramo-nos e encontramos novas opções, novos caminhos e novas formas de surpreender. Quando isso acontece sentimos que podemos continuar a crescer profissionalmente. E, quando percecionamos a satisfação da nossa plateia (virtual ou presencial), percebemos que temos a responsabilidade de continuar a procurar ir mais além.

Os desafios que se impõem atualmente

A gestão e organização de eventos sofreu, como tantos outros setores de atividade, um elevado impacto com a pandemia covid-19. Nestes últimos dois anos mudaram-se hábitos e costumes, as relações sociais não voltaram a ser as mesmas. E voltarão a ser? Adiante… Este é um tema que merecerá reflexão noutra jornada.

Voltando aos desafios no atual contexto – quando ainda se discute se vamos ou não manter as máscaras de proteção individual –, a primeira questão que se impõe é: qual o formato do evento corporativo que vou adotar: presencial? digital? híbrido? Eis a questão!!!

O que tenho sentido sobre estas opções

Das experiências vividas nestes últimos três meses, sinto que as pessoas voltam a querer participar em eventos presenciais que incorporem “experiências físicas” e com forte componente de networking, por isso, as principais feiras setoriais nacionais do país este primeiro trimestre tiveram excelentes taxas de participação. A experiência diz-me, ainda, que eventos de transmissão de conhecimento e apresentação de marca, soluções e produtos, com um cariz mais comercial ou (in)formativo, sem uma grande componente de “experiências, dinâmicas e interações”, acabam por ter maior adesão no formato digital. Como na área do (tele)trabalho, onde nada mais será como antes, sinto que a partir de agora só os eventos corporativos presenciais muito especiais e dinâmicos terão a adesão (física) do público. A exigência aos profissionais é maior!

A tecnologia ao serviço dos eventos

O mundo mudou. Todas as áreas de atividade tiveram de se adaptar e reinventar nos últimos tempos e a um ritmo vertiginoso. Os hábitos de consumo e de trabalho mudaram. Adotaram‑se tecnologias várias no suporte às atividades e aos negócios. Estudos diversos revelam que em dois anos demos um salto de gigante na digitalização de processos e adoção de tecnologia. A área da organização de eventos não foi exceção e proliferaram serviços, sistemas e plataformas que vieram melhorar os eventos. Impõe-se que sejamos capazes de acompanhar essas novidades, essas tendências, para que possamos fazer as melhores escolhas e continuar a inovar.

E fazemos as melhores escolhas?

Sabemos escolher os melhores parceiros e soluções para os nossos eventos corporativos? Acredito que este é, atualmente, um dos grandes desafios dos profissionais do setor.

A este propósito, criticava recentemente a limitação de campos disponíveis nos formulários de inscrição de uma conhecida plataforma de transmissão de eventos digitais, mas, em autoanálise, terei feito a escolha certa considerando os propósitos comerciais do meu evento quando o formulário não permite identificar o nome da empresa e ainda menos o seu NIF?! Claro que não, assumidamente o erro esteve na minha escolha.

O desafio maior

Na organização de eventos todos procuramos formatos inovadores capazes de gerar impacto na relação e identificação com a marca, criar fidelização de clientes, atrair e conquistar potenciais novos clientes e gerar retorno do investimento.

Contudo, saberemos medir objetivamente os resultados, as metas cumpridas, o Return on Investment (ROI) quando o evento termina? Este é um elemento crucial na organização de eventos comerciais, mas que muitas vezes é negligenciado.

Penso que o principal desafio é definir previamente o Key Performance Indicator (KPI) que nos permitirá medir a taxa de sucesso do nosso evento comercial.

Então, o que medir?

Será suficiente medir os resultados de um evento comercial, que visa vender serviços ou produtos, apenas pelo nível de satisfação revelado num qualquer inquérito de satisfação? Ou apenas pela taxa de participação na sessão? Ou, ainda, pelos likes e partilhas efetuados nas redes sociais? Não creio. Precisamos de mecanismos que nos permitam medir quantas leads e oportunidades de venda surgiram de uma determina sessão. E, para além disso, temos de assegurar que os dados dos participantes são integrados em CRM, para que as equipas comerciais possam, a seguir, fazer um acompanhamento cuidado com informação personalizada de atuais e potenciais clientes.

Em suma, a paixão pela área dos eventos corre nas veias. A consciência socrática de que nada sabemos e que tudo temos para aprender é a história de vida que hoje partilho nestas breves palavras. Sei que o nível de exigência continuará a elevar-se e que temos de adotar as estratégias mais criativas, apostar na máxima qualidade dos conteúdos, oradores, parceiros, etc., e, ainda, munirmo-nos das melhores tecnologias adaptadas ao formato e propósito dos nossos eventos corporativos. E depois medir, medir e medir os resultados. E, por último, aprender com as nossas falhas e erros, noutros casos, replicar experiências bem-sucedidas e exigirmo‑nos sempre a superação!