VenuesIn lança calculadora de custos com IA: uma aliada para o setor

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A VenuesIn apresentou a primeira calculadora inteligente de custos de eventos corporativos, desenvolvida com tecnologia de inteligência artificial (IA).

A plataforma especializada na procura e seleção de venues para eventos corporativos lançou esta ferramenta, que se baseia em dados reais de centenas de eventos e que promete transformar o planeamento de eventos, oferecendo uma estimativa personalizada de custos.

A solução vem “resolver os pedidos embrionários, sejam estes de clientes ou de empresas, junto de quem muitas vezes é lançado um desafio interno (por exemplo, um evento em offsite), sem que tenham qualquer ideia do custo associado”, refere Rodrigo Nené, cofundador e general manager da VenuesIn, acrescentando que, “com a utilização da nossa calculadora, com o modelo de IA e com base nas centenas de propostas realizadas pela nossa equipa, o cliente tem uma primeira visibilidade de custos”.

O lançamento coincide com a fase de preparação dos orçamentos das empresas para 2026. “Temos dito aos clientes que estão a usar as simulações para colocar em orçamento. O que nos deixa bastante orgulhosos e prova que é uma mais-valia para os utilizadores”, sublinha o responsável.

“Acreditamos que a IA vem ajudar em muito a indústria dos eventos”

Rodrigo Nené explica que o modelo de IA da VenuesIn “analisa vários padrões e variáveis de forma a obter uma estimativa de valor final para o evento”, alimentado por anos de propostas comerciais da equipa.

“Acreditamos que a IA vem ajudar em muito a indústria dos eventos. Aspeto no qual será fundamental: o desenvolvimento de tarefas mais corriqueiras e que geram pouco valor acrescentado”, afirma Rodrigo Nené, que vê a IA como “um aliado das equipas de vendas e gestores de eventos”.

E entre as tarefas que podem ser automatizadas destaca o “tratamento das centenas de e-mails que são escritos e recebidos por evento”, a “execução automática de follow-ups a parceiros”, a “gestão eficiente da comunicação das equipas operacionais”, a “gestão de faturação”, exemplifica.

Crescimento sustentável e planos de internacionalização

O modelo de venue finder da VenuesIn continua gratuito para o utilizador. “É um modelo comprovado. Cada vez mais, sentimos que é um modelo transparente, que tem alcançado um resultado visível e sustentável, depois de superarmos uma pandemia que durou dois anos e meio, entre aberturas e fechos”, explica Rodrigo Nené, segundo o qual, o que distingue a VenuesIn dos diretórios e marketplaces internacionais de venues é, sinteticamente, “a nossa capacidade de envio de propostas comerciais em 24 horas úteis”.

A rapidez de resposta, aliada a um processo sem intermediação, tem sustentado o crescimento da empresa, mesmo após a adversidade inicial. Fundada em janeiro de 2019, a VenuesIn enfrentou quase de imediato a pandemia. Rodrigo Nené recorda que, com apenas um ano e três meses de atividade, “quando começámos a receber a onda de cancelamentos para os seis meses seguintes, não possuíamos fluxo de caixa para aguentar o ‘embate’, pelo que tivemos de despedir a equipa toda nos meses seguintes”. A experiência trouxe aprendizagens, como “gerir fluxo de caixa”, “tomar decisões rápidas” ou “adaptar o produto ou serviço”.

Hoje o cenário é diferente e a empresa tem já um plano de internacionalização em curso para a Florida, nos Estados Unidos. “O venue finder é um modelo bastante conhecido no mercado norte-americano e este Estado é um destino com bastante procura para eventos corporativos, em especial conferências”, conta.

Rodrigo Nené adianta que, em Portugal, foi lançado há cerca de um ano e meio o serviço de gestão 360º, “que complementa a necessidade dos clientes em alguns eventos” – serviço este que tem um valor associado.

Principais tendências e visão de futuro

O mercado português de eventos corporativos vive, segundo a Rodrigo Nené, um “crescimento constante”, com uma “procura evolutiva pela inovação para gerar valor, tanto para o cliente interno, como o externo”. Entende que o teletrabalho “continua a ser uma ‘barreira’ na união das equipas, pelo que os clientes procuram os eventos para juntar as pessoas num formato presencial”, e que há um uso cada vez maior dos espaços próprios, como os escritórios, para a realização de eventos mais informais.

Entre as tendências internacionais com maior impacto, Rodrigo Nené destaca a IA – o “tema quente” – e ainda a saúde e bem-estar. Relativamente à IA, refere que há uma procura crescente para integrar o tema diretamente nos eventos, “seja nos conteúdos das apresentações (com a integração da IA nas atividades das empresas, com assistentes virtuais e apoio a clientes)”, seja também nas atividades de team building.

“Já tivemos de desenvolver uma narrativa mais complexa, em que a IA roubou a informação do servidor principal da empresa, pelo que é preciso recuperar o acesso. Nesse sentido, cria-se um programa em que o público-alvo é divido em vários grupos com a missão de desvendar enigmas”, explica.

No caso da saúde e bem-estar, “eventos de pequena dimensão (até 30 pessoas) para venues com uma forte componente de natureza e programas de relaxamento” estão em alta. A VenuesIn criou, para grupos maiores, o produto ‘Running Club – Empresa X’, no qual um coach desenvolve corridas, ajustadas aos diferentes níveis dos participantes. O resultado, garante Rodrigo Nené, tem sido “um sucesso”, também pela energia com que as equipas iniciam as reuniões.

Quanto ao futuro, a visão da VenuesIn é clara: “Queremos ser o venue finder n.º 1 em Portugal, continuar a ganhar quota no mercado em território nacional, continuar a captar eventos internacionais para o nosso país, e internacionalizar para os Estados Unidos”, aponta Rodrigo Nené.