Dicas para criar um evento em arena bem-sucedido

Dicas para criar um evento em arena bem-sucedido

As ideias são de Peter Jones, managing director da Peter Jones Special Events, que conta com mais de 25 anos de experiência na indústria dos eventos. Uma arena pode acolher vários tipos de eventos, desde um jantar para vinte pessoas a um baile de caridade para mil convidados.

Para Peter Jones, é importante estar na vanguarda no mundo dos eventos e as arenas proporcionam oportunidades únicas para criar momentos inesquecíveis e de grande impacto. Aqui ficam algumas dicas do especialista sobre como fazer um evento de arena bem-sucedido.

Sonhar grande, planear grande

Quando se trata de escolher uma arena, para que o evento seja um sucesso, é preciso assegurar que consegue vislumbrar claramente o seu evento de sonho a ganhar vida no espaço à sua frente. Planear um evento em arena bem-sucedido requer o uso de todo o espaço disponível ou a melhoria inteligente de uma pequena porção do espaço com grandes ideias. Para mim, as arenas são como uma tela em branco para a criatividade e eu sou frequentemente atraído por elas, com eventos que são movidos pelo desejo de sonhar em grande e entregar um evento em grande.

Tirar o máximo proveito do orçamento

Quando temos um cliente que tem um orçamento para a escala, tamanho e visão de uma arena, a realização pode tornar-se muito estimulante. Para tirar o máximo proveito do seu orçamento, uma dica é maximizar o que já está disponível internamente, como a utilização dos bons serviços de catering ou fazer um ‘rebranding’ de estruturas ou sinalizações já existentes. Além disso, também pode perguntar à arena se eles têm opções de hospitalidade, como pacotes desportivos ou de entretenimento.

Criar o inesperado

Quando planeamos um evento, começamos sempre por pensar sobre o que os participantes estão à espera de ver. A expectativa nem sempre é algo positivo, pois muitas pessoas temem ir a eventos no setor porque já lá foram cem vezes e já viram tudo antes. As arenas oferecem algo diferente.

Em 2004, durante os Athens Summer Olympic Games, realizámos um jantar no Melbourne & Olympic Parks (M&OP). Escolhemos esse local porque tinha um velódromo e queríamos organizar um evento especial bem no meio das pistas ovais de ciclismo. Os convidados ficaram maravilhados. Foi um momento ‘wow’, completamente inesperado, e as pessoas ainda falam desse dia.

Envolver a localização

Há arenas na maioria das grandes cidades em todo o mundo e elas são os locais perfeitos para receber convidados nacionais e internacionais. Em termos nacionais, está a transformar um espaço para eventos que eles já visitaram antes, num evento desportivo ou num concerto. Internacionalmente, se estiver numa localização privilegiada, está a mostrar o melhor que a cidade tem para oferecer.

Em 2004 organizámos um evento para o Visit Victoria, no qual recebemos mais de dois mil convidados no Rod Laver Arena. Como o mote era Melbourne como a capital do evento, pensámos que seria uma boa oportunidade para organizar o nosso evento num dos quatro campos dos torneios de Grand Slam do mundo. Para os nossos convidados internacionais, ter um jantar num campo de Grand Slam foi icónico. Foi inesquecível para todos os envolvidos, eu incluído.

©Melbourne & Olympic Parks – Tayla Duyal (Eleven PR)