E depois do evento? Um guia para “fazer render o peixe”
07-07-2017
Mas o que se passa depois é, porventura, tão importante como o evento em si. Ser esquecido não é uma opção.
O TEDx é uma autoridade mundial em eventos e faz sentido consultar a lista de coisas a fazer no pós‑evento, depois de cada uma destas conferências, determinadas por quem as criou. Passa tudo por manter o interesse entre os participantes e começa com um questionário para perceber os pontos fortes e fracos de cada um dos eventos. Depois, os organizadores são aconselhados a colocar os vídeos das participações no YouTube, com o objectivo de se tornarem virais. Colocam ainda fotos no Flickr e partilham na plataforma da TEDx. Muitas vezes o pós‑evento, em que as comunicações chegam a milhões de pessoas, acaba por ser tão ou mais importante do que o próprio evento e é repetido na Internet e redes sociais de uma forma tal que excede todas as expectativas. Mas como é que se consegue “fazer render o peixe” nestes casos?
As TED Talks perceberam bem o poder das redes sociais, do vídeo e das conferências curtas e motivacionais há muito tempo. Desde os anos 80 que estas conferências são organizadas um pouco por todo o mundo e foram pioneiras em explorar ao máximo as potencialidades do pós‑evento. Mas nem todos os eventos têm esta capacidade de mobilização. Interagir com quem participou num evento directamente é a primeira coisa a fazer e está ao alcance de qualquer organizador, que pode começar por enviar um agradecimento personalizado a cada um, ou mesmo um diploma de participação e usar as redes sociais para chegar mais longe. Ou seja, o importante é:
1 - Enviar um e‑mail ou outro tipo de agradecimento escrito a quem participou no evento. É o primeiro passo para encerrar este capítulo e avançar com o do pós‑evento. Mostrar que o evento ganhou com a participação de cada pessoa pode ser a chave para um feedback positivo.
2 - Usar as redes sociais para continuar a interagir com os participantes. Partilhar fotos e vídeos, falar com quem lá esteve, responder a questões, marcar os participantes em posts relevantes são actividades importantes para estimular o pós‑evento. Por exemplo, se for um acontecimento anual, vale a pena ir recordando ao longo de 12 meses o que aconteceu e dar conta das preparações para o evento deste ano. Uma boa dica é criar um grupo no facebook para partilhar informação e experiências do que aconteceu e do que está previsto.
3 - Organizar um pequeno evento para fazer o seguimento do anterior. Um encontro em pessoa ou mesmo feito de forma remota, para que os participantes voltem a encontrar‑se e possam fazer mais “networking”, sobretudo se estas pessoas já estiverem ligadas umas às outras em redes sociais.
4 - Dar prémios. Se o evento for sobre o lançamento de um produto é fácil prolongar o alcance do mesmo com ofertas, promoções, etc. Pode ser lançado um concurso nas redes sociais, para aumentar a interacção entre participantes e organizadores. Entregar vouchers no final do evento também funciona, para experiências ou com algum tipo de benefício.
5 - Coisas práticas. No final de tudo, é preciso analisar custos e receitas e perceber se o evento foi rentável e analisar os resultados e a “performance”. Será que foram cumpridos os objectivos? Houve problemas? Qual foi o feedback? É mais fácil realizar esta tarefa com sucesso se tiver sido definida uma lista de objectivos a cumprir, que depois seja usada, no final, para perceber se houve grandes falhas. Mas tendo sempre em conta, claro, que este é um processo evolutivo e que muitas vezes o guião original acaba por sofrer muitas alterações. Pode dizer‑se que tem que haver uma “flexibilidade planeada”.
6 - Descansar. Realizar um evento é uma actividade altamente cansativa e stressante e é preciso desligar e descansar, para depois começar a pensar no próximo. E isso não deve nunca ser descurado por quem organiza eventos.
Nem sempre o pós‑evento tem o acompanhamento que merece, mas é essencial não só para avaliar a eficácia do mesmo, mas também para perceber o que é que correu menos bem, e melhorar estes aspectos.
Voltando ao início, qualquer uma das conferências da TEDx tem um pós‑evento mais “grandioso” talvez do que o evento em si. Quanto mais tempo se falar de determinada conferência, de um orador que se destacou ou de um tema que de repente veio para a ribalta, mais o evento original ganha importância e há uma antecipação natural do que por aí está para chegar. E nem sequer é preciso ter muitos recursos para que isto funcione, apenas talento para “espremer” ao máximo aquilo que foi conseguido em dois ou três dias, localizados no tempo e espaço, e lançar este “sumo” pelo mundo fora, para que toda a gente fale nisso, comente e tenha curiosidade de assistir ao próximo.