Envolver os participantes dos eventos

Envolver os participantes dos eventos

Os organizadores de eventos e conferências estão sempre a tentar melhorar as estratégias de envolvimento dos participantes, e por duas razões em particular. Primeiro, para o organizador obter o melhor retorno do investimento no evento. Em segundo, para que as mensagens que incorporam no conteúdo do evento eduquem e criem a mudança de comportamento, através de memórias positivas da experiência do evento. Mas como pode a tecnologia ajudar nestes processos? É claro que os organizadores precisam de ter um plano pré, durante e pós‑evento para melhorar a experiência do participante, e a tecnologia é fundamental no design dos processos.

Planear o envolvimento pré-evento

Levar os participantes a inscrever‑se e a comprar bilhetes para um evento é crucial para o seu sucesso. O envolvimento pré‑evento é realmente sobre a comercialização do evento ou conferência, certificando‑se de que o número de participantes previsto realmente participa. Assim, como pode a tecnologia ajudar neste processo?

As plataformas para promoção de eventos podem ser muito simples e eficazes de usar. Por exemplo, Feathr é uma plataforma de marketing que permite que um organizador crie campanhas de marketing para eventos. As redes sociais são também uma ferramenta que pode ser usada para envolver os potenciais participantes. As páginas de eventos de Facebook, Twitter, Instagram e outros canais de redes sociais podem ser usados para permitir que potenciais participantes conheçam o programa, os oradores e outros conteúdos do evento que tenha planeado. As redes sociais também podem ser usadas para informar o organizador sobre que tipo de evento os participantes procuram. Co‑criar conteúdo ao envolver os potenciais participantes no planeamento do evento é uma óptima maneira de iniciar conversas, bem como de promover networking influente. Ideias simples, como colocar uma sondagem no Facebook sobre que tipo de refeição as pessoas querem para o almoço, são um aspecto da co‑criação que deixam os potenciais participantes interessados no seu evento.

No entanto, os organizadores devem investir num bom conteúdo digital que atraia a atenção dos participantes poéticos. Portanto, um plano de marketing de conteúdo precisa de fazer parte do plano de envolvimento pré‑evento e deve incluir um site do evento dedicado, ou página da web no seu website. O marketing pré‑evento também pode incluir a concepção e construção de uma aplicação do evento com todos os detalhes para download. As aplicações de eventos, tais como Crowd Compass, Guidebook ou Pickevent, podem ser usadas antes do evento para dar informações específicas sobre datas, locais, horários e também durante o dia do evento. Há também ferramentas simples de usar. Um exemplo de conteúdo digital envolvente pode ser criar pequenos arquivos de imagem dos oradores de uma conferência ‑ que incluam uma imagem do rosto, a profissão, cargo e detalhes da empresa, o tema e a hora da apresentação ‑ que podem ser usados tanto pelo organizador como pelo orador nas redes sociais para se envolver com potenciais participantes.

Envolvimento durante o evento

O planeamento também é necessário na forma de envolver os participantes mais profundamente num evento. Interacções face‑to‑face são uma forte plataforma para os participantes observarem, aprenderem e criarem memórias positivas. No entanto, o envolvimento pode ser passivo ou activo. Por exemplo, o envolvimento passivo será ouvir um orador principal. Envolvimento activo ocorre quando um participante faz uma pergunta ao orador e se segue uma conversa. Os organizadores querem uma mistura de experiências passivas e activas num evento. Existem várias ferramentas disponíveis para variar o envolvimento. O activo permitirá um maior retorno sobre o investimento ao organizador. Promover envolvimento activo, aprendizagem mais profunda e valorização das mensagens ou narrativas centrais de um evento leva a melhores experiências pelos participantes. As ferramentas de envolvimento podem ser divididas em três áreas distintas:

– Tecnologia de hardware interactivo, como por exemplo Giant iTab, Sublime dome, Twitter walls, Catch Box, Buzzmaster, MyMic, Photobooths.

– Aplicações de eventos com ferramentas de envolvimento incorporadas como caças ao tesouro, quizzes/questionários, e às vezes tecnologia de partilha de slides.

– Tecnologias de partilha de slides e de votação, como Glisser ou Slido e Play2Lead, permitem uma maior participação no conteúdo através do uso de quizzes e sondagens e partilha de apresentações.

É importante que a tecnologia seja usada para melhorar a experiência, e os organizadores precisam de se certificar de que não a estão a usar de uma forma que distraia os participantes da experiência física de olhar, ouvir, sentir, cheirar e provar os vários elementos dentro da concepção face‑to‑face do evento. A tecnologia só deve ser utilizada para amplificar esses atributos físicos e não para os substituir. Obter um equilíbrio entre o uso da tecnologia e os elementos ao vivo vai depender de quão bem se conhece o segmento participante.

Envolvimento pós-evento

Quando todos tiverem ido para casa, é importante continuar as conversas em torno do evento e do seu conteúdo para se certificar de que o retorno sobre o investimento é garantido e que as memórias positivas dos participantes são reforçadas. Muitos organizadores utilizam inquéritos pós‑evento, mas as taxas de resposta podem ser baixas. Há outras ferramentas disponíveis. As redes sociais são a principal ferramenta através da qual o conteúdo pode ser enviado aos participantes e àqueles que não puderam comparecer. Usando links para aplicações como a Glisser, em que as apresentações são colocadas no servidor, vai permitir que os participantes descarreguem conteúdo após o evento, mesmo que não tenham estado lá. Imagens criam sempre memórias positivas de um evento e distribuir imagens de Photobooths, de fotógrafos e criar um vídeo do evento são todas boas maneiras de continuar o envolvimento com os participantes. A estratégia de conteúdo pós‑evento pode durar tanto quanto quiser. Pode até voltar ao envolvimento pré‑evento para um evento semelhante no ano seguinte.

Para concluir, é importante ter um plano de envolvimento abrangente para o seu evento. Deve incluir um plano para criar o conteúdo de marketing para a fase pré‑evento, bem como o conteúdo digital para complementar o conteúdo ao vivo no próprio evento. Os organizadores também precisam de uma estratégia pós‑envolvimento para sublinhar os planos pré e durante o evento, para que os participantes registem uma imagem positiva nas suas mentes, reforçando assim um bom retorno do investimento dos organizadores. Usar a tecnologia para melhorar estes processos vai criar tanto um legado digital para o evento, como reforçar as memórias positivas criadas.  

Por James Morgan, fundador do Event Tech Lab