Manifesto para melhorarmos a produtividade em Portugal na área dos eventos
13-12-2019
Juntam-se as horas que passamos no trabalho e no trânsito, aos comprimidos que tomamos para relaxar e dormir. Ah, e as gastrites?
O problema da produtividade, impede‑nos (diz‑se) de termos aumentos salariais, melhores condições de vida. Tira‑nos motivação e desempenho. Vou focar‑me no segmento dos eventos, onde a troca de informação, velocidade, compromisso e relação cliente‑fornecedor está sempre no fio da navalha, mas esta reflexão é válida para outros negócios.
O que podemos fazer a nível pessoal?
Sermos pontuais
Demonstra respeito pelo tempo dos outros, pelo nosso tempo, e um bom planeamento conduz a uma melhoria do bem-estar. Lembra-se das reuniões com clientes e parceiros no evento? Dos tempos que está a espera ou faz que espera?
Defirnirmos períodos “offline”
O nosso trabalho merece concentração plena em muitas ocasiões. Sermos interrompidos por colegas, mensagens, lembretes, obriga‑nos a reiniciar constantemente um raciocínio, uma tarefa, podendo colocar em causa a qualidade e despendendo mais energia do que a necessária.
Definirmos urgência e prioridade
Nos eventos normalmente o que é urgente e prioritário, não e? E porque é que se torna urgente? Porque surge mesmo sem ser esperado, porque foi mal planeado (tornou‑se urgente), ou porque alguém nos pressiona para tal. O mau planeamento e o nosso excesso de confiança (ou falta de vontade) a empurrar‑nos para o que gostamos de fazer, e é rápido. Se for prioritário e deixarmos o tempo rolar, uma atividade vai tornar-se urgente. E quando isso acontece, colocamos em causa o nosso trabalho e o dos outros.
Alocar tempo para tarefas de baixa produtividade quando estamos sem energia e com pouca concentração
É bom despachar tarefas, não é? Por vezes quando começamos a trabalhar, tratamos logo de dez coisas ao mesmo tempo. Muito bom! Depende. Se o que fizermos na altura em que estamos no nosso pico de energia e concentração forem as tarefas debaixo nível (pagar contas, marcar viagens), vamos deixar para depois as mais difíceis, quando já não tivermos combustível. O que fazer? Perceber os nosso períodos de elevada energia e guardar as tarefas mais complexas para esses momentos, e relegar as tarefas básicas para aqueles momentos onde não estamos tão “para aí virados”, p.e. depois do almoço ou antes de um intervalo.
Aprender a dizer “não”
Fomos educados a não dizer ‘não’ para não sermos... mal educados. E sofremos em termos de cultura nos dois extremos. Os que nunca dizem que não e os que fervem em pouca água. É difícil face a um chefe, ou face a um cliente que acha que num evento “é só pedir, e que o fornecedor está lá para isso”. O ‘não’ é muito importante. São os ‘nãos’ que nos obrigam a pensar, mais do que os ‘sins’. Não precisamos de ser incorretos para dizer um ‘não’. Podemos explicar e pensar em alternativas. Há ‘nãos’ que salvam negócios ruinosos, há ‘nãos’ que colocam limites ao que é razoável.
Respeitar o espaço dos outros
Desaforos, fura‑filas, falar alto em público, deitar lixo para o chão, ser indecoroso, desrespeitar quem está a trabalhar, interromper, não agradecer, não chegar a tempo a reuniões, e não marcar reuniões a horas desnecessariamente tardias... Parece uma aula do primeiro ciclo, mas isso influencia a nossa produtividade. Tira‑nos concentração, energia e tempo, as três variáveis que influenciam a nossa performance.
... O que as organizações do setor dos eventos podem fazer pela produtividade:
Modelos mistos de colaboração
Porque é que temos que ir todos os dias para o escritório? Com as ferramentas de colaboração digital, a cloud, o que nos impede de trabalharmos remotamente um ou dois dias por semana? O que se ganha? Tempo e poupanças nas deslocações, menos trânsito, mais tempo disponível no horário de trabalho, menos custos para a empresa (fixos e variáveis), mais disponibilidade para a criatividade.
Fomentar reuniões à distância
Ainda há a perceção de que temos de ir falar pessoalmente, na lógica das vendas/suporte tradicional, mas uma reunião por vídeo conferência que começa as 9h30 e acaba as 10h só dura 30 minutos. E se for pessoalmente? Muitas vezes temos dezenas ou centenas de quilómetros, horas, trânsito e atrasos de parte a parte. Não estamos a falar de eliminar, mas de reduzir drasticamente.
Definição de urgência e de prioridade
Na organização é tão ou mais importante definir prioridades e urgências do que a nível pessoal. Senão, somos inundados de novas tarefas assumindo que temos “costas para carregar com tudo”. E depois de heroicamente concluídas ainda nos cobram o que “devíamos ter feito”.
Profissionalismo com clientes e fornecedores
Não conheço empresas sem problemas, sem situações que têm de ser resolvidas. Mas há formas de estar: dos fornecedores com os clientes, dando resposta aos problemas em tempos definidos, conhecidos e razoáveis... e os clientes dando resposta a fornecedores ou potenciais fornecedores. A quantidade de propostas que é feita e que depois não tem resposta é preocupante. Do outro lado podem estar horas, dias, semanas de preparação. Trata‑se de respeito e profissionalismo.
Cultura da autonomia
Micro gestão, castigo e gritaria por um erro, o que causa? Vergonha, falta de autonomia, perda de produtividade, desmotivação. Há erros graves? Sim. Consequências? Também. Mas os culpados podem não ser os operacionais, e sim a falta de processos. E mesmo sendo os operacionais, o que aconteceu? Como podemos melhorar?
Vou ficar por aqui. Falei ao de leve no planeamento, peça‑chave nesta engrenagem. Sim, somos os desenrascas que fazem o que outros não fazem, mas isso é a exceção, não a regra. Este não é um problema meu, seu, da minha organização, ou da sua. É nacional. É cultural. E todos podemos ajudar a resolvê‑lo.
Nuno Seleiro Diretor da Asserbiz
