Stela: a tecnologia ao serviço do protocolo

Stela: a tecnologia ao serviço do protocolo

Javier Carnicer, Chefe de Protocolo do Governo de Aragão (Espanha), é conhecido no universo do protocolo como exímio utilizador da tecnologia na organização de cerimónias e eventos. Juntamente com a empresa Diaple desenvolveu um software para ajudar os profissionais da área. Uma ferramenta que já é usada pelo governo espanhol.

O gosto de Javier Carnicer pela tecnologia começou desde muito novo. “Quando era pequeno desmontava os brinquedos para saber o que estava lá dentro, sempre achei interessante saber o porquê das coisas e depois gosto muito de matemática”, explica à Event Point durante as Jornadas de Protocolo da APOREP – Associação Portuguesa de Estudos de Protocolo. E por isso as tecnologias foram desde o início incorporadas no trabalho de protocolo. “ Muitas vezes os meus colegas do protocolo perguntavam-me: como explicas aos informáticos o que queres fazer? E eu respondo: explico a mim mesmo e programo eu. O que fiz foi aplicar às necessidades do meu trabalho a introdução de novas tecnologias que cumpram alguns objetivos, mas sobretudo dois: viver melhor e cometer menos erros”, refere o Chefe de Protocolo.

Uma das primeiras experiências em que usou a tecnologia ao serviço do protocolo foi um congresso mundial das Casas de Aragão, que decorreu em Saragoça. “Comecei com uma aplicação do mercado chamada filemaker e comecei a fazer desenvolvimentos para a organização de eventos. Pouco a pouco fui evoluindo e apercebi-me que devia descobrir alguma maneira de poder desenhar os eventos de uma forma mais rigorosa. Apercebi-me que as ferramentas que tínhamos já o faziam, mas não as sabíamos usar”, adianta Javier Carnicer. Começou então a criar cenários em redes isométricas (ver foto abaixo). Daí até desenvolvimentos mais complexos foi uma questão de tempo. Até porque a tecnologia permite prevenir erros. “A Stela gera um sistema de trabalho. Quando há um trabalho sistemático, qualquer coisa fora do normal chama a atenção. Portanto detectas. É o que se chama trabalhar em rotina. Quando trabalhas assim detectas os erros antes. Além disso como somos capazes de gerar cenários virtuais, também podemos ver os eventos antes, e podemos detectar falhas”. Ou seja os erros são cometidos antes de acontecerem e podem ser prevenidos e corrigidos.

Rapidamente foi incitado a criar uma plataforma que permitisse a utilização por parte de outros profissionais. “Há dois anos, com o apoio de uma entidade financeira galega, A Banca, decidimos standardizar a plataforma em conjunto com uma empresa aragonesa. Estive com eles durante dois anos a desenvolver a plataforma. Pouco a pouco vai sendo conhecida. Não fizemos nenhuma campanha de publicidade, só o boca-a-boca, e os interessados vão entrando em contacto com a Diaple, e eles vão gerindo”. Segundo Javier Carnicer já aderiram à plataforma algumas marcas fortes, como o governo de Espanha – Moncloa e o governo de Andorra.

A Stela é a união de dois mundos - tecnológico e protocolo-, oferecendo uma metodologia de trabalho, de coordenação de tarefas, contemplando a criação de modelos para facilitar o trabalho do protocolo. Precedências, convites, registo de inscrições, gestão de espaço e seating, reservas, menus, presentes, são algumas as tarefas controladas pela Stela. A plataforma ermite uma melhor comunicação com as equipas que estão na organização do evento, e a coordenação de profissionais das várias disciplinas envolvidas. A plataforma tem ainda a capacidade de salvar todos os registos relacionados com o evento: documentos, vídeos ou fotografias. Uma das mais-valias da Stela é que permite a utilização em qualquer lugar do mundo e as tarefas de cada membro da equipa são conhecidas por todos. Associado ao software, está a aplicação móvel. Neste momento ainda não está disponível em português, mas se houver interesse, será adaptada ao nosso idioma.

Seis perguntas a Javier Carnicer

Foi difícil para a sua equipa se habituar a estes novos processos?

Como a ferramenta tem partes diferenciadas, o que faço com os meus colegas é formá-los por partes, e chega a um momento em que toda a gente conhece bem a plataforma e lida muito bem com ela. É bastante intuitiva. A equipa de trabalho aprende rápido e depois habitua-se a esta forma de trabalho.

Como vê o desenvolvimento da aplicação?

Nós levamos algum tempo para que pudesse ser utilizada em qualquer sítio. Está standardizada. Porque até esta altura podia utilizar eu e os meus colegas de trabalho. Agora qualquer pessoa pode utilizar. Para conseguir que a plataforma seja útil para todos, estivemos dois anos a fazer os desenvolvimentos para que funcione de forma igual em Lisboa, Coimbra ou no Paraguai. E esta ferramenta nunca está finalizada porque há sempre coisas a melhorar.

Sentiu o apoio da entidade patronal neste projeto?

Nós temos em Aragão muita sorte, porque as pessoas que estão no protocolo das instituições têm uma boa relação. E nenhuma das pessoas que está no protocolo ligações políticas. São todos técnicos. E além disso as nossas instituições apoiam-nos. Quando comecei a pôr estas ferramentas em prática na instituição onde trabalho, tive a total liberdade de poder avançar.

Quais são neste momento os grandes desafios do protocolo?

Sermos compreendidos. O trabalho em protocolo, se as coisas são bem feitas, tem um valor muito importante. E também tem um valor muito importante se mal feito. Os efeitos positivos podem ser tão contundentes como os negativos. Somos uma parte do todo por isso um dos desafios do protocolo é que os profissionais estejam conscientes do seu papel porque estão a mostrar através da organização de eventos uma maneira de ser de um país, uma forma de atuar de uma instituição, estão a passar valores.

Acredita que as competências dos profissionais de protocolo estão a mudar?

Não só do profissional de protocolo. De quase todas as profissões. Agora a ação profissional é transversal, e está interrelacionada e é interdisciplinar. Há que tentar saber mais sobre mais coisas, mas pelo menos saber a quem perguntar. O responsável de protocolo não se ocupa só com a ordem em que nos devemos sentar numa sala, ocupa-se de muitas outras coisas. Se cada um trabalha verticalmente, trabalha mal. Estamos no momento da interrelação entre profissionais.

E de que forma as redes sociais vieram alterar a forma como trabalham?

Este trabalho tem uma debilidade. Estamos submetidos à ditadura do erro. Só chama a atenção o que falha. Se algo corre mal, toda a gente sabe. E além disso é transmitido imediatamente porque tem um conteúdo por exemplo de humor ou de tragédia, e é difundido imediatamente pelas redes sociais. A receita para isso é a reflexão, a qualidade do trabalho e controlar todos os parâmetros que podemos controlar. As redes sociais, como tudo, têm coisas boas e coisas más, mas também há que pô-las no seu devido lugar, o que se passa lá não é o mais importante que acontece. Sobretudo porque muitos desses conteúdos acabam meia hora depois de ser lidos.

Cláudia Coutinho de Sousa

Foto: Marco Espírito Santo