A comunicação estratégica como fator de sucesso nos eventos

# tags: Protocolo , Eventos , APOREP

Hélder Perdigão

A comunicação estratégica associada aos eventos está compreendida desde a fase inicial do planeamento a todo o processo de gestão, tendo por objetivo alcançar resultados concretos.

Os eventos só fazem sentido, e só têm o impacto desejável, se forem bem-sucedidos e se forem dados a conhecer. A comunicação, como informação pública, assume um desígnio fundamental enquanto forma de divulgar a informação/mensagem desejada (o conteúdo).

Assim, quando estamos a organizar um qualquer evento é manifestamente importante que tenhamos em consideração a política de comunicação que lhe está agregada (preferencialmente ativa), não esquecendo a comunicação interna (basilar para que os colaboradores e os stakeholders estejam informados e possuam um sentido de pertença), a comunicação externa, enquanto razão de ser da projeção da imagem do evento e da entidade que a promove mas, igualmente, a comunicação de crise, determinante e muitas vezes esquecida, contudo, capital para gerir adversidades e contratempos não expectáveis.

Cumulativamente com a política comunicacional e diretamente interligada com ela estão as relações públicas, enquanto arte e técnica de promover a aceitação social da entidade pelo público-alvo sendo, na prática, a forma de transmitir o conteúdo.

Adicional e sincronamente à comunicação e as RP, está a gestão da imagem do evento propriamente dito (marketing da marca, como alguns autores do estado-da-arte advogam) e, naturalmente, o protocolo, como conjunto de normas, regras e procedimentos formais que regem o comportamento em eventos oficiais e/ou solenes, no sentido de assegurar o bom funcionamento dos eventos e das interações institucionais.

Todas estas áreas do saber e do conhecimento são essenciais e indissociáveis na organização de eventos, devendo a sua gestão e conceção estar o mais centralizada possível num pequeno núcleo de pessoas que, deverão estar em estreita ligação com a presidência/direção/chefia da entidade organizadora/promotora do evento. Todavia, a execução e conduta do evento, pode estar descentralizada. É ainda importante não esquecer que deverá haver uma permanente supervisão e acompanhamento de todas as fases cruciais do evento.

Porque os eventos acontecem da forma como são noticiados e, neste período em que a inteligência artificial parece fazer quase tudo em todos os contextos, quando integramos eventos, em especial, nos de alta visibilidade e suscetibilidade, o fator humano continua a ser decisivo e indispensável, desde a fase de planeamento até à fase pós-execução, porque a sensibilidade aliada à emoção humana e à flexibilidade continuam a ser insubstituíveis e, neste particular, o Protocolo é um bom exemplo da sua indispensabilidade em qualquer evento.

Em suma, o sucesso de um evento resulta da conjugação de planeamento, gestão eficiente de recursos, comunicação e RP eficazes, respeito pelo protocolo e capacidade de adaptação. Porque a comunicação estratégica não é um complemento mas um fator estruturante do evento, transformando uma iniciativa num momento com impacto e valor acrescentado. Quanto maior for a preparação e coordenação entre todos os intervenientes, maior será a probabilidade de sucesso do evento.