Projetos internacionais: entre o caos e a estrutura

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Conversámos com Mary Kirillova, CEO e fundadora do BEIC — Business Event Industry Club, para descobrir como a rede está a estruturar a colaboração internacional.

Há oito anos nascia o BEIC, pela mão de Mary Kirillova, profissional do setor. Hoje é uma das maiores plataformas dedicada aos eventos, contando com agências independentes de todo o mundo, incluindo duas portuguesas, a Desafio Global e a iMotion. Nesta entrevista, procuramos perceber como trabalha o BEIC e que desafios tem neste momento.

Trabalha a nível internacional há anos. Qual é o maior desafio que vê atualmente?

Não é que a colaboração internacional esteja a falhar. É que não está realmente organizada. Sempre que um projeto envolve mais do que um país, começa quase do zero. Novas equipas, novas formas de trabalhar, novas expectativas a alinhar. Mesmo quando as agências se conhecem, a colaboração tem de ser reconstruída de cada vez. E isso consome muita energia.

Mas as grandes agências globais já têm estruturas internacionais. Isso não resolve o problema?

Dentro de uma mesma organização, sim. E mesmo assim, nem sempre. As agências podem ter vários escritórios, mas muitas vezes operam em paralelo. No momento em que começam a trabalhar em conjunto, surgem desafios: desde modelos financeiros até à distribuição de funções. As pessoas continuam a ser pessoas. E fora de uma única estrutura, tudo se torna ainda mais complexo. Agências diferentes, culturas diferentes, modelos comerciais diferentes — e, acima de tudo, a ausência de padrões comuns. Por isso, mesmo as agências fortes, quando se juntam, não sabem automaticamente como funcionar como uma equipa única.

E é aqui que entra o BEIC?

Sim, mas não no sentido tradicional. Não somos uma agência e não estamos a tentar tornar-nos uma. O que estamos a construir é uma forma de as agências independentes trabalharem em conjunto de forma estruturada quando colaboram a nível internacional.

O que significa, na prática, "estruturado"?

Significa que a colaboração não é reinventada de cada vez. Na prática, estamos a introduzir elementos muito concretos: uma abordagem comum à elaboração do orçamento, em que as agências alinham a lógica financeira, as margens e a transparência antes de se dirigirem ao cliente. Uma definição clara de funções e responsabilidades, para que cada projeto tenha um responsável principal, uma apropriação local e nenhuma ambiguidade. Regras básicas de comunicação, como tempo de resposta, estrutura de atualizações e como as decisões são documentadas. E um princípio simples, mas importante: todos os projetos devem ter resultados mensuráveis, mesmo que o cliente não os solicite explicitamente. Não para controlar o trabalho, mas para facilitar a colaboração.

"A conexão é apenas o primeiro passo"

Então, trata-se mais de criar um sistema do que de construir uma rede?

Exatamente. As redes conectam pessoas. E nós fizemos isso; hoje, o BEIC é uma das maiores redes profissionais do nosso setor. Mas a conexão é apenas o primeiro passo. Estamos agora a concentrar-nos em estruturar a forma como as agências realmente trabalham em conjunto. Porque, na realidade, os projetos internacionais não se resumem apenas à criatividade; tratam-se de coordenação, responsabilidade e clareza.

O que estão a construir, na prática?

Uma estrutura que ajuda a criar equipas profissionais em diferentes mercados. Quando várias agências se unem num projeto, não funcionam como entidades separadas, mas sim como uma única equipa, com funções claras, uma lógica comum e expectativas alinhadas. Por exemplo, definimos qual é a agência líder, como são tomadas as decisões e como os parceiros locais contribuem, sem criar duplicações ou conflitos. Parece simples, mas, na prática, muda tudo.

Passo a passo

Isto parece bastante complexo. Como é que o fazem funcionar na prática?

Passo a passo. Estamos a lançar um sistema de orçamentação partilhada que ajuda as agências a alinhar as estruturas financeiras em diferentes mercados e moedas. Estamos a introduzir regras operacionais simples: como estruturar um projeto antes de ele começar, como comunicar durante a execução e como apresentar relatórios depois. E, igualmente importante, estamos a trabalhar numa calibração contínua. Através de programas como o GrowHub, o Creative Summit e as reuniões de CEOs, as agências alinham regularmente não só os processos, mas também as expectativas e as formas de pensar. Não se trata de uma única ferramenta. É uma combinação de estrutura e cultura.

Isto já foi feito antes no setor?

Não desta forma. Existem redes e existem agências globais. Mas um sistema em que agências independentes de diferentes mercados aprendem a operar em conjunto como uma só, com princípios e métodos de trabalho partilhados, isso ainda é bastante novo.

O que faz com que isto funcione?

A vontade de se alinhar. Não se pode forçar este tipo de sistema. As agências precisam de perceber o valor de trabalhar de uma forma mais estruturada. E precisam de estar preparadas para se adaptar, não apenas a nível criativo, mas também operacional.

Trabalho em andamento

E em que ponto deste processo se encontram agora?

A meio caminho. Já vemos uma colaboração real a acontecer: agências a trabalharem juntas em projetos, a partilharem responsabilidades, a alinharem abordagens. Ao mesmo tempo, continuamos a construir a estrutura em torno disso. É um processo contínuo.

O que seria o sucesso para si?

Não é a escala. Mas um momento em que a colaboração internacional pareça natural, não complicada. Em que as equipas não tenham de descobrir tudo do zero. E onde um grupo de agências independentes, de diferentes países, culturas e mercados, possa operar genuinamente como um só. Porque se 38 agências independentes conseguirem fazer isso, já é algo bastante poderoso. E, em última análise, é isto que mais importa: se um cliente trabalha com uma agência BEIC, deve sentir-se seguro em qualquer parte do mundo. Porque, a nível internacional, não operamos como parceiros separados, operamos como um único sistema.